Stručný návod k jednacím řízením – 2. kolo / následné kolo (následná kola)

(jednací řízení a soutěžní řízení s jednáním bez uveřejnění)

P řejděte do  prvního kola řízení s pokyny, jak předložit předběžnou nabídku.

Začínáme

Stávající pokyny se vztahují na všechna následná kola jednacích řízení a soutěžních řízení s jednáním bez uveřejnění, v nichž vás veřejný zadavatel požádal o předložení upravené nabídky prostřednictvím aplikace eSubmission (upozorňujeme, že veřejný zadavatel se může rozhodnout, že po vás nebude požadovat úpravu nabídky, nebo bude požadovat, aby byla vaše upravená nabídka podána mimo aplikaci eSubmission). Více informací o podávání předběžných nabídek v jednacích řízeních naleznete v sekci týkající se prvního kola jednacích řízení.

Jako hospodářský subjekt můžete:

• reagovat na řízení vyhlášené orgánem nebo institucí EU,
• podat nabídku zabezpečeným způsobem,
• zobrazit si uložený koncept podání nebo pokračovat v jeho úpravách,
• smazat koncept podání,
• obdržet potvrzení o podání (Submission Receipt),
• stáhnout předloženou nabídku před uplynutím lhůty pro její doručení,
• obdržet potvrzení o stažení podání (Withdrawal Receipt).

Doporučujeme vám se seznámit s požadavky na systém.

Najdete je na úvodní straně aplikace eSubmission a jako  přílohu v sekci Strany (Parties).

Jak získat technickou podporu?

Potřebujete-li poradit s technickými aspekty aplikace, obraťte se na náš tým podpory (k dispozici od 8:00 do 20:00 SEČ/SELČ).

   ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 229 71063

 Tým podpory komunikuje pouze v angličtině.

Pokud se veřejný zadavatel rozhodne, že vás vyzve k podání upravené nabídky, obdržíte:

• e-mail s výzvou,
• oznámení na portálu pro financování a nabídková řízení.

E-mail s výzvou a oznámení  bude zasláno na:

• e-mailovou adresu kontaktní osoby uvedené v posledním podávání nabídek (hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo)),

• e-mailové adresy všech osob, které v době zaslání výzvy zastávají funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo), tj. získaly funkci koordinátora CoCo jedním z níže uvedených způsobů a tato funkce jim nebyla mezitím odstraněna prostřednictvím tlačítka „Správa funkcí“ (Manage roles):
  • jakákoli kontaktní osoba uvedená v předchozím podávání nabídek, nikoli však poslední,
  • jakákoli kontaktní osoba, jejíž účet u služby EU Login byl použit k podání předběžné nabídky, jakož i kterékoli upravené nabídky,
  • jakákoli kontaktní osoba přidaná pomocí tlačítka Správa funkcí (Manage roles).

K oznámením se lze dostat přes My notifications portál pro financování a nabídková řízení.

Zobrazení výzev

V e-mailu s výzvou obdržíte odkaz na sekci Moje výzvy (My invitation(s)) na portálu pro financování a nabídková řízení – musíte se přihlásit pomocí služby EU Login. Pokud účet u služby EU Login dosud nemáte, portál pro financování a nabídková řízení jej pro vás automaticky vytvoří.   Viz podrobné vysvětlení zde.

Z navigační nabídky vlevo najdete výzvy v sekci Moje výzvy (My Invitation(s)). Vpravo nahoře nad seznamem výzev je také k dispozici pole pro vyhledávání.

  Výzva k podání upravené nabídky pro následné kolo (následná kola) bude samostatnou výzvou v sekci Moje výzvy (My Invitation(s). Nebude součástí výzvy zaslané k prvnímu kolu ani k případnému následnému kolu (následným kolům) řízení. Tato výzva bude obsahovat případné vlastní údaje a dokumenty, jakož i nový odkaz na podání nabídky v rámci možností v nabídce Provést (Action). Dokumenty z předchozích výzev nejsou v nové výzvě obsaženy – v předchozích výzvách jsou však nadále k dispozici.

V sekci Moje výzvy (My Invitation(s)) se vám zobrazí podrobnosti o výzvě a dokumenty.

 Klikněte na odkaz Viz podrobnosti (See details). 

• Zobrazení podrobností o řízení (View the procedure details)
  V sekci Obecné informace (General information) si můžete zobrazit informace týkající se řízení.

• Přístup k omezené zadávací dokumentaci (Access the restricted procurement documents)
  V sekci Dokumenty s omezeným přístupem (Restricted documents) si můžete zobrazit dokumenty týkající se řízení. 

Pokud existuje několik verzí dokumentu, na obrazovce se zobrazí nejnovější verze. Chcete-li zobrazit starší verzi, klikněte na rozbalovací nabídku a vyberte danou verzi. Můžete si rovněž prohlédnout dostupné překlady (pokud existují).

• Přístup k sekci Omezený prostor pro otázky a odpovědi (Access the Restricted Questions & answers (Q&A)). 
  Z této sekce můžete položit otázku týkající se řízení.

Pokud veřejný zadavatel poskytne odpověď soukromě, objeví se v sekci „Můj prostor pro otázky a odpovědi“ (My Q&A). Pokud je odpověď poskytnuta všem uchazečům vyzvaným k účasti v řízení, zobrazí se v sekci Omezený prostor pro otázky a odpovědi (Restricted Q&A). Další informace najdete na stránce Jak vytvořit a zaslat otázku na portálu pro financování a nabídková řízení (How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal).

Podání lze provést pouze ze sekce Moje výzvy (My invitation(s)). Nabídku (nabídky) nelze podat ze stránky s podrobnostmi o řízení.

Sekce Moje výzvy (My Invitation(s))

U každé výzvy se zobrazuje referenční číslo řízení, status výzvy (obdrženo, potvrzeno), lhůta, část řízení (v příslušných případech), název řízení, druh řízení a fáze.

Pomocí nabídky Provést (Action) u výzvy/podání můžete vykonat různé úkony v závislosti na statusu výzvy/podání.

U výzev se statusem Obdrženo (Received): 

• Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt): kliknutím na toto tlačítko potvrdíte, že jste obdrželi výzvu k podání nabídky. Budete přesměrováni na portál eSubmission, kde můžete podat nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles): v této části si můžete zobrazit přístup k vaší výzvě a spravovat ji (přidat/smazat osoby, jimž se může zobrazit výzva a kteří jsou oprávněni podat nabídku).
• Viz podrobnosti (See Details): budete si moci zobrazit podrobnosti týkající se řízení (viz výše).

U výzev se statusem Potvrzeno (Acknowledged): 

• Zahájit nové podání (Start new submission): po kliknutí na toto tlačítko můžete podat novou nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles): v této části si můžete zobrazit přístup k vaší výzvě a spravovat ji (přidat/smazat osoby, jimž se může zobrazit výzva a kteří jsou oprávněni podat nabídku).
• Viz podrobnosti (See Details): budete si moci zobrazit podrobnosti týkající se řízení (viz výše).

Pokud jste začali připravovat nabídku nebo jste ji již podali, zobrazí se odkaz Submission(s) (Podání).

Pomocí nabídky Provést (Action) v pravé části okna s podáním můžete provádět různé úkony v závislosti na stavu podání.

U podání se statusem Koncept (Draft):

• Upravit (Edit): aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete své podání upravovat.
• Zobrazit (View): aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, nabídku nelze upravovat. 
• Smazat (Delete): koncept podání bude z portálu pro financování a nabídková řízení smazán.

U podání se statusem Podáno (Submitted):

• Zobrazit potvrzení (View Receipt): zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání.
• Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání):  uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):

• Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení podání.

U podání se statusem Smazáno (Deleted):

• Pro nabídky se statusem Smazáno (Deleted) není nabídka s příkazem Provést (Action) k dispozici. Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět. 

Aby mohl hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo upravenou nabídku pro následné kolo předložit, musí nejdříve potvrdit obdržení výzvy:

• Příslušné řízení vyhledejte v sekci Moje výzvy (My Invitation(s)) na portálu pro financování a nabídková řízení.
• V nabídce Provést (Action) vztahující se k danému řízení, klikněte na Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt), čímž potvrdíte, že jste výzvu obdrželi. Status výzvy se změní na Potvrzeno (Acknowledged).

Po tomto kroku budete automaticky přesměrováni do aplikace eSubmission, kde můžete zahájit podávání nabídky kliknutím na Nová nabídka (New submission).

Pokud se chcete věnovat podání nabídky později:

• Přihlaste se na portál pro financování a nabídková řízení.
  

• Přejděte do sekce Moje výzvy (My invitation(s)) a vyhledejte příslušné řízení.

• V nabídce Provést (Action) vztahující se k danému řízení, klikněte na Zahájit nové podání (Start new submission). Poté budete přesměrováni do aplikace eSubmission.

Chcete-li podat novou nabídku, klikněte v aplikaci eSubmission na Nová nabídka (New submission). Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu (Resume draft). 

Navigace v aplikaci eSubmission 

Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.

Potřebujete-li se během sestavování nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky (Submission documents) v levé části obrazovky.

Veřejný zadavatel vaše podání obdrží až poté, co kliknete na tlačítko Odeslat (Submit).

Strany

V tomto kroku lze upravovat pouze sekci Kontaktní osoba (Contact person).

Uživatel, který zahájí podání nabídky, může uvést jako kontaktní osobu sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo jinou osobu. Pokud tato osoba nemá zřízen účet u služby EU Login, automaticky se na základě e-mailové adresy této kontaktní osoby vytvoří účet dočasný. Daná osoba pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace v systému EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.

Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora PCoCo a uživatel podávající nabídku (pokud nejde u tutéž osobu) pak funkci koordinátora CoCo. 

Klikněte na Další (Next) a přejděte k dalšímu kroku.

Údaje o nabídce

V této sekci je třeba uvést cenovou nabídku (pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů nebo nejnižší nabídkové ceny; částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrďte, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.

Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.

Po kliknutí na tlačítko Uložit (Save) můžete nahrát finanční nabídku, a požaduje-li to veřejný zadavatel ve specifikaci pro nabídku, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů. 

Jakmile usoudíte, že je nabídka správná a úplná, klikněte na tlačítko Další (Next). Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.

V této fázi je vaše nabídka, včetně všech dokumentů, stále konceptem, a není ještě podána.

Zpráva o podání

Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.

Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.

Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další (Next).

Zpráva není dokladem o podání nabídky. Nabídku jste doposud nepodali. Přejděte k dalšímu kroku a chcete-li podání dokončit, klikněte na tlačítko Odeslat (Submit).

Odeslání nabídky

Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Odeslat (Submit). Systém zobrazí potvrzující zprávu.

Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano (Yes): podání již nebude možné měnit.

Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.

Na e-mailovou adresu spojenou s účtem EU Login hlavního koordinátora kontaktního místa (PCoCo) a na e-mailové adresy všech koordinátorů kontaktního místa (CoCo), kteří byli pro účely této nabídky jmenováni, bude odesláno oznámení. Toto elektronické oznámení bude obsahovat odkaz na portál pro financování a nabídková řízení, kde najdete potvrzení o podání nabídky. 

Potvrzení o podání slouží jako důkaz o dodržení lhůty pro podání nabídky.

Účet u služby EU Login, který je spojen s e-mailovou adresou, na kterou byla odeslána výzva, obdrží k dané výzvě funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo).

Prostřednictvím tlačítka Správa funkcí (Manage Roles) (viz níže) může hlavní koordinátor PCoCo přidat k výzvě další osoby ze své organizace jako koordinátory kontaktního místa (Coordinator Contact(s) neboli CoCo).

Kontaktní osoba uvedená v upravené nabídce v aplikaci eSubmission obdrží funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) pro podání nabídky a výzvu k účasti v následném kole (následných kolech). Uživatel podávající nabídku (pokud se liší od kontaktní osoby uvedené v podání) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání a výzvu k účasti v následném kole (následných kolech), pokud již tuto funkci neodstranil hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo) / jiný koordinátor kontaktního místa (CoCo) pro podání v období mezi tím, kdy zadavatel otevřel nabídku, a obdržením výzvy k účasti v následném kole (následných kolech).

Všechny výše popsané úkony (viz sekce Mé výzvy (My Invitations) ) může provést hlavní koordinátor PCoCo nebo koordinátoři CoCo příslušné položky (výzva nebo podání). Upozorňujeme, že k jedné výzvě nebo podání může být pouze jeden hlavní koordinátor PCoCo.

Chcete-li přidat/odstranit funkce u podání, postupujte podle níže uvedených kroků:

1.	V rozbalovací nabídce Provést (Action) vpravo od podání předběžné nabídky klikněte na možnost Správa funkcí (Manage roles).
2.	Klikněte na tlačítko Upravit funkce (Edit roles).
3.	Chcete-li přidat nového koordinátora CoCo, klikněte na tlačítko Přidat funkce (Add Roles).
4.	Chcete-li smazat stávajícího koordinátora CoCo, klikněte na ikonu koše vedle jeho jména.

  Koordinátor CoCo přidaný podle výše uvedeného postupu až poté, co veřejný zadavatel odeslal výzvu pro následné kolo jednání, nebude moci v daném kole podat nabídku. Nabídku mohou podat pouze hlavní koordinátor PCoCo nebo koordinátoři CoCo, kterým byla výzva adresována, nebo koordinátoři CoCo, kteří byli přidáni pomocí tlačítka Správa funkcí (Manage roles) ve výzvě.

Sekce Moje oznámení (My notifications)

Pokud se chce hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo dostat na tuto stránku, musí se nejprve přihlásit na portálu pro financování a nabídková řízení. Poté musí kliknout na ikonu zvonku v pravém horním rohu obrazovky.

Na stránce najde hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo tato oznámení:

• výzva k podání (upravené) nabídky,
• připomenutí blížící se lhůty pro podání žádosti v rámci řízení,
• použití čísla PIC organizace pro podání,
• potvrzení o podání (Submission Receipt) (důkaz, že byla nabídka podána),
• potvrzení o stažení (Withdrawal Receipt) (důkaz, že byla nabídka stažena),
  
• dokumenty pro účely řízení byly aktualizovány,
• otázky a odpovědi s omezeným přístupem byly zveřejněny,
• veřejný zadavatel zveřejnil určité oznámení,
• podrobnosti o řízení byly aktualizovány (lhůta nabídkového řízení, název, popis atd.).

V záložce Preference (Preferences) v sekci Spravovat veškerá oznámení (Manage all notifications) ve spodní části seznamu oznámení může hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo nastavit četnost zasílání elektronických oznámení z portálu pro financování a nabídková řízení. Nezávisle na vaší volbě jsou všechna oznámení vždy k dispozici v sekci Moje oznámení (My notifications).

Sekce Moje formální oznámení (My Formal Notification(s)) 

Tato sekce, která se nachází v levé části navigační nabídky, se v současné době pro zadávací řízení nepoužívá.

  Stručný návod k jednacím řízením a dalším zadávacím řízením ve všech úředních jazycích EU naleznete v sekci Stručné návody k aplikaci eSubmission.