Kratki vodnik za postopke s pogajanji – oddaja prvotnih ponudb

(postopki s pogajanji in konkurenčni postopek s pogajanji brez objave)

Kako začeti

Dobrodošli v sistemu eSubmission!

eSubmission gospodarskim subjektom omogoča, da se elektronsko odzivajo na postopke javnega naročanja EU tako, da strukturirano in varno pripravijo predložitve (tj. ponudbe in revidirane ponudbe) v elektronski obliki ter jih elektronsko tudi oddajo.

Te smernice se uporabljajo za oddajo prvotnih ponudb v postopkih s pogajanji in konkurenčnem postopku s pogajanji brez objave. V teh postopkih lahko samo povabljeni kandidati oddajo prvotnih ponudbo, za katero lahko javni naročnik zahteva, da se v naslednjem krogu pogajanj revidira. Za več informacij o naslednjih krogih pogajanj glej smernice za drugi krog / nadaljnje kroge.

Kot gospodarski subjekt lahko:

• sestavite svoj odgovor na postopek, ki ga objavi institucija ali organ EU,
• ponudbo varno predložite,
• prikažete shranjeni osnutek ali nadaljujete delo na njem,
• izbrišete osnutek predložitve,
• prejmete dokazilo o predložitvi (Submission Receipt),
• umaknete predložitev pred rokom za prejem predložitev,
• prejmete potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Obvezno preberite Sistemske zahteve.

Najdete jih na prvi strani sistema eSubmission in v razdelku Priloge na strani s podatki o strankah.

Kako do tehnične pomoči

Če potrebujete pomoč, se lahko obrnete na našo podporno ekipo, in sicer od 8:00 do 20:00 po srednjeevropskem času oz. srednjeevropskem poletnem času.

   ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

 +32 (0) 22971063

 Podporna ekipa nudi pomoč samo v angleščini.

Kako do sistema eSubmission

Do eSubmission boste vedno dostopali v okviru postopka javnega naročanja. Objavljeni postopki javnega naročanja so na voljo na portalu za financiranje in razpise.

Kaj potrebujem za uporabo sistema eSubmission

Za uporabo sistema eSubmission in odziv na javni razpis, objavljen na portalu za financiranje in razpise, morate biti registrirani v storitvi Evropske komisije za avtentikacijo uporabnikov (EU Login). Da lahko najdete svojo organizacijo v elektronski predložitvi, mora biti vpisana v register organizacij Komisije (register udeležencev) in imeti kodo PIC (identifikacijska koda udeleženca). Več informacij o PIC je na voljo tukaj. Registracija je odprta za vse organizacije in je brezplačna.

Račun EU Login

Račun EU Login nudi dostop do različnih storitev in/ali sistemov Evropske komisije. Če ga še nimate, si ga lahko ustvarite.

Več informacij je na voljo v zavihku Pomoč za ustvarjanje računa EU Login.

Portal za financiranje in razpise

Portal za financiranje in razpise je enotna vstopna točka (enotno območje elektronske izmenjave podatkov) za udeležence in strokovnjake v programih financiranja in javnih razpisih, ki jih upravljajo Evropska komisija ter druge institucije, organi in agencije EU.

Na portalu za financiranje in razpise imajo udeleženci možnost, da:

• iščejo priložnosti za sodelovanje v programih financiranja EU ali postopkih javnega naročanja,

• se naročijo na obvestila o javnih razpisih,
• preverijo dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila,
• ustvarijo in predložijo vprašanje, 

• se prijavijo v register udeležencev, 

• dostopajo do sistema eSubmission,

• dostopajo do potrdil o predložitvi (Submission Receipts),

• prikažejo, uredijo ali izbrišejo osnutke predložitev,

• umaknejo predložitve in dostopajo do potrdila o umiku (Withdrawal Receipt),

• upravljajo vloge.

Register udeležencev

Komisija je vzpostavila spletni register organizacij, ki sodelujejo v razpisih ali predlogih EU, da bi uporabila načelo „samo enkrat“: podatke, povezane z organizacijo udeleženca, je treba predložiti le enkrat.  Po registraciji vsaka organizacija pridobi edinstveno identifikacijsko kodo udeleženca (PIC). Več o pridobitvi PIC v registru udeležencev lahko izveste na tej strani.

V postopkih s pogajanji ali konkurenčnih postopkih s pogajanji brez objave lahko ponudbo predložijo samo povabljeni kandidati.

Če boste povabljeni k predložitvi ponudbe, boste prejeli:

• vabilo po elektronski pošti in
• obvestilo na portalu za financiranje in razpise.
  

V vabilu po elektronski pošti boste prejeli povezavo do razdelka Moja vabila (My Invitation(s)) na portalu za financiranje in razpise. Za dostop se morate prijaviti s svojim računom EU Login.

Če še nimate računa EU Login, ki bi bil povezan z elektronskim naslovom, ki ga je javni naročnik uporabil za povabilo, bo portal za financiranje in razpise račun za vas samodejno ustvaril. Podrobna razlaga je na voljo tukaj.

Prikaz vabil

Za prikaz vabil v meniju za navigacijo na levi strani izberite razdelek Moja vabila (My invitation(s)). Na desni strani je nad seznamom vabil na voljo tudi iskalno polje.

Za prejeto povabilo kliknite na gumb Dejanje (Action) in nato Izberi organizacijo (Select Organisation) – izbrati morate organizacijo, ki je v vabilu navedena kot „udeleženec“ (Participant).

 Odprlo se bo pojavno okno, v katerem boste imeli dve možnosti:

• • Moje organizacije (My organisations)– izberete lahko organizacijo, za katero imate dodeljeno vlogo: vlogo za organizacijo (npr. samoregistracija, LEAR, LSIGN) ali za projekt (predložitev/vabilo/naročilo/nepovratna sredstva). Če vaša organizacija še ni registrirana, jo morate najprej registrirati v registru udeležencev, da pridobite kodo PIC (identifikacijska koda udeleženca). Več si lahko preberete tukaj. Ko je vaša organizacija registrirana, lahko izberete novo ustvarjeno kodo PIC.

• • Druga organizacija (Other organisation)– poiščite organizacijo, registrirano na portalu za financiranje in razpise, z vnosom imena organizacije ali številke PIC.

Šele ko boste izbrali svojo organizacijo, boste lahko videli podrobnosti vabila in dokumente.

S klikom na Podrobnosti (See details): 

• • prikažete podrobne informacije o postopku,
    V razdelku Splošne informacije (General information) najdete informacije v zvezi s postopkom.
    
    
    
  • dostopate do zaupnih dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila,
    V razdelku Zaupni dokumenti (Restricted documents) najdete dokumente v zvezi s postopkom.  
     
    
    Če obstaja več različic dokumenta, boste na zaslonu videli najnovejšo različico. Za ogled starejših različic kliknite spustni meni in izberite želeno različico. Najdete lahko tudi morebitne prevode.
    
  • 
    
    
  • Dostop do razdelka Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Questions & responses).  
    V tem razdelku lahko postavite vprašanje v zvezi s postopkom.
     
    Če javni naročnik odgovori zasebno, se odgovor pojavi v razdelku Moja vprašanja in odgovori (My Q&A). Če je odgovor namenjen vsem kandidatom, povabljenim k postopku, se pojavi v razdelku Zaupna vprašanja in odgovori (Restricted Q&A). Več informacij je na voljo v razdelku Kako ustvariti in predložiti vprašanje na portalu za financiranje in razpise .

Predložitev se lahko opravi samo v razdelku „Moja vabila“ (My Invitation(s)). Ponudbe ni mogoče predložiti s strani s podrobnostmi o postopku.

Moja vabila

Za vsako vabilo lahko vidite referenčno številko postopka, status vabila (prejeto, potrjen prejem), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka, vrsto postopka in korak.

Meni Dejanje (Action) vabila/predložitve omogoča izvajanje različnih dejanj glede na status vabila/predložitve.

Za vabila s statusom Prejeto (Received):  

• Potrdi prejem (Acknowledge Receipt): tukaj kliknite za potrditev, da ste prejeli vabilo k predložitvi ponudbe. Odprl se bo portal eSubmission, kjer lahko oddate ponudbo.
• Upravljanje vlog (Manage Roles):  tukaj lahko prikažete dostop do svojih vabil in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako dostopale do vabila in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom (glej zgoraj).

Vabila s statusom Potrjeno (Acknowledged): 

• Začni novo predložitev (Start New Submission): kliknite za oddajo nove ponudbe.
• Upravljanje vlog (Manage Roles): tukaj lahko prikažete dostop do svojih vabil in ga urejate (tj. dodate ali odstranite osebe, ki bodo lahko prav tako prikazale vabilo in predložile ponudbo).
• Podrobnosti (See Details): tukaj lahko vidite podrobnosti v zvezi s postopkom (glej zgoraj).
  
  

Če ste začeli pripravljati predložitev ali ste jo že oddali, boste videli povezavo Predložitve (Submission(s)).

Meni Dejanje (Action) na desni strani posamezne predložitve vam omogoča izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom Osnutek (Draft):

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom Oddano (Submitted):

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se potrdilo o predložitvi (Submission Receipt).
• Umakni (Withdraw)(na voljo samo pred rokom za predložitev):  navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom Umaknjeno (Withdrawn):

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se potrdilo o umiku (Withdrawal Receipt).

Za predložitve s statusom Izbrisano (Deleted):

• za ponudbe s statusom Izbrisano (Deleted) meni Dejanje (Action) ni na voljo. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti. 

Če želite predložiti ponudbo, morate najprej potrditi prejem vabila k predložitvi ponudb:

• Poiščite postopek v razdelku Moja vabila (My Invitations) na portalu za financiranje in razpise.

• Pri postopku v meniju Dejanje (Action) kliknite Potrdi prejem (Acknowledge Receipt), da potrdite prejem vabila. Status vašega vabila bo nato Potrjeno (Acknowledged).

Po potrditvi prejema vabila boste samodejno preusmerjeni v sistem eSubmission, kjer lahko začnete predložitev ponudbe s klikom na Nova predložitev. 

Za poznejšo predložitev:

• Prijavite se na portal za financiranje in razpise.
  

• Pojdite na Moja vabila (My Invitations) in poiščite postopek.

• Pri postopku v meniju Dejanje (Action) kliknite Začni novo predložitev (Start New Submission). Preusmerjeni boste v sistem eSubmission.

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev za začetek nove predložitve ali Obnovi osnutek, da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. 

Navigacija v sistemu eSubmission 

Ko začnete svojo predložitev, se bo na vrhu zaslona prikazala vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Preverite lahko tudi, pri katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente, in sicer tako, da kliknete gumb Dokumenti za oddajo na levi strani zaslona.

Javnemu naročniku ni poslano nič, dokler na koncu postopka oddaje ne kliknete gumba Oddaj.

Načini predložitve

Ko začnete novo predložitev, morate navesti:

• kako boste oddali ponudbo: posamična predložitev ali skupna predložitev,
• ali bo predložitev vključevala oddajo naročil podizvajalcem,
• jezik, v katerem bo predložitev pripravljena.

Ko izberete ustrezno možnost, kliknite gumb Naprej na dnu strani.

Stranke

V tem razdelku morate navesti organizacije, ki sodelujejo pri predložitvi (udeleženci). Kliknite Nova stranka in izberite vrsto udeleženca: glavni udeleženec (v primeru posamične predložitve), vodja skupine ali član skupine (v primeru skupne predložitve) in podizvajalec (če je ustrezno).

Vsi udeleženci, razen podizvajalcev, morajo biti označeni s kodo PIC – identifikacijsko kodo udeleženca. Da bi preverili, ali subjekt že ima PIC (tj. ali je že vpisan v register udeležencev), uporabite gumb Išči. Iščete lahko po PIC, številki za DDV, nacionalni registrski številki in državi. Če želite iskati po številki za DDV ali nacionalni matični številki, morate izbrati tudi državo.

Če iskanje ne prinese rezultatov, se mora organizacija registrirati, da pridobi kodo PIC. Ko pridobite PIC, pojdite nazaj v sistem eSubmission, iščite po kodi PIC in izberite prikazano organizacijo.

Podatki v registru udeležencev, povezani s kodo PIC, se prikažejo na zaslonu in navesti morate naslednje obvezne podatke/dokumente:

• za glavnega udeleženca ali vodjo skupine:
• kontaktno osebo (ime in elektronski naslov),
• IBAN/št. bančnega računa;
• za vse udeležence: častno izjavo (pravilno izpolnjeno in podpisano) v razdelku Priloge.

Preverite razpisne zahteve, da ugotovite, katere dokumente potrebujete za predložitev.

Uporabnik lahko kot kontaktno osebo za ponudbo v razdelku Kontaktna oseba navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Kontaktni osebi je dodeljena vloga glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) na portalu za financiranje in razpise, uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo). 

Če glavni kontaktni koordinator nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, naj dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

V razdelku Priloge posameznega udeleženca lahko naložite njegove dokumente v zvezi z merili za izključitev in izbor. Preverite razpisne zahteve, da ugotovite, kateri dokumenti morajo biti za določenega udeleženca vključeni v predložitev.

Ko ste pripravljeni, kliknite Končano. 

Po opravljenem koraku „Načini predložitve“ ni več mogoče spremeniti strukture iz skupne predložitve v posamično ali obratno. Če želite spremeniti strukturo svoje predložitve ali spremeniti vodjo skupine, morate ustvariti novo predložitev, s katero prepišete svoj osnutek predložitve (vsi predhodno vneseni podatki in naloženi dokumenti bodo izbrisani).

Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.

Sklopi

V postopku z več sklopi izberite sklope, za katere želite oddati ponudbo in nato kliknite gumb Naprej.  

Določitev udeležencev se nanaša na predložitev kot celoto. Če se sestava konzorcija po sklopih razlikuje, boste morali zato za vsak sklop predložiti ločeno predložitev.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov ali najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentov v zvezi z oddajo javnega naročila ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali
neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani, lahko naložite finančno ponudbo, in, če tako zahteva javni naročnik v razpisnih pogojih, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko. 

Ko menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo deloval le, če so bili zagotovljeni vsi obvezni podatki in dokumenti.

V tej fazi osnutek vaše ponudbe, vključno z vsemi dokumenti, še ni oddan.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Poročilo o predložitvi ni dokazilo o predložitvi. Predložitve še niste oddali. Nadaljujte z naslednjim korakom in kliknite Oddaj, da zaključite predložitev.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite gumb Oddaj. Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če želite potrditi: te predložitve ne boste več mogli spreminjati.

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po poteku roka za prejem predložitev.

Na elektronski naslov glavnega kontaktnega koordinatorja/kontaktnega koordinatorja bo poslano elektronsko sporočilo. To elektronsko sporočilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde potrdilo o predložitvi (Submission Receipt). Opozarjamo, da bodo lastniki identifikacijske kode udeleženca (PIC), uporabljene v predložitvi, o tem obveščeni.

Potrdilo o predložitvi (Submission Receipt) velja kot dokazilo o upoštevanju roka za prejem predložitev.

Imetnik računa EU Login, povezanega z elektronskim naslovom, na katerega je bilo poslano vabilo, dobi vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja (PCoCo) za vabilo.

Glavni kontaktni koordinator lahko prek gumba „Upravljanje vlog“ (Manage Roles; glej spodaj) doda druge osebe iz svoje organizacije kot kontaktne koordinatorje (CoCo) za vabilo.

Kontaktna oseba, navedena v oddaji ponudbe, prejme vlogo glavnega kontaktnega koordinatorja za predložitev in vabilo k naslednjim krogom. Uporabniku, ki odda ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe v predložitvi), je dodeljena vloga kontaktnega koordinatorja (CoCo) za predložitev in vabilo k naslednjim krogom, razen če mu je glavni kontaktni koordinator ali drug kontaktni koordinator za predložitev to vlogo odvzel v času med odprtjem razpisa s strani javnega naročnika in prejemom vabila za naslednji krog.

Vsa zgoraj opisana dejanja (glej razdelek Moja vabila (<i>My Invitations</i>))  lahko opravijo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji za zadevno vabilo ali predložitev. Upoštevajte, da je možen samo en glavni kontaktni koordinator na vabilo oz. predložitev.

Za dodajanje oz. odvzem vlog za oddajo sledite naslednjim korakom:

  Kontaktni koordinatorji, ki so bili po zgoraj opisanem postopku dodani po tem, ko je javni naročnik prek portala ponudniku poslal vabilo k oddaji revidirane ponudbe, te ne bodo mogli oddati. Revidirano ponudbo bodo lahko oddali samo glavni kontaktni koordinator ali kontaktni koordinatorji, ki so prejeli vabilo, ali kontaktni koordinatorji, ki so bili dodani z gumbom dejanja „Upravljanje vlog“ (Manage Roles) na vabilu (glej kratki vodnik za drugi krog/naslednje kroge).

Moja obvestila (My notifications)

Do te strani lahko (glavni) kontaktni koordinator dostopa s klikom na ikono zvončka v zgornjem desnem kotu zaslona, potem ko se prijavi na portalu za financiranje in razpise.

Na tej strani lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator najde obvestila o:

• povabilu k predložitvi (revidirane) ponudbe,
• opomniku o bližnjem roku za predložitev za postopek,
• uporabi kode PIC organizacije za predložitev,
• potrdilu o predložitvi ponudbe (Submission Receipt),
• potrdilu o umiku ponudbe (Withdrawal Receipt),
  
• posodobitvi dokumentov za postopek,
• objavi zaupnih vprašanj in odgovorov,
• objavi obvestila javnega naročnika,
• posodobljenih podrobnostih postopka (rok za oddajo ponudb, naslov, opis itd.).

V zavihku Prednostne nastavitve (Preferences) pod Upravljanje vseh obvestil (Manage all notifications)(na dnu seznama obvestil) lahko glavni kontaktni koordinator/kontaktni koordinator izbere pogostost elektronskih obvestil portala za financiranje in razpise. Ne glede na vašo izbiro so vsa vaša obvestila vedno na voljo v razdelku Moja obvestila (My notifications).

Moja uradna obvestila (My Formal Notification(s)) 

Ta razdelek v meniju za navigacijo na levi strani se trenutno ne uporablja za postopke javnega naročanja.

                                                                                                  Pojdite na drugi krog postopka za kratki vodnik o predložitvi revidirane ponudbe.

  Kratki vodnik za postopke s pogajanji in druge postopke javnega naročanja v vseh uradnih jezikih EU je na voljo v razdelku s hitrimi vodniki eSubmission.