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European Commission européenne
Direction générale des partenariats internationaux
Manuel INTPA des procédures financières et contractuelles applicables aux actions extérieures financées par le budget général de l’Union européenne et par le 11e FED |
Directorate-General for International Partnerships
INTPA Companion to financial and contractual procedures applicable to external actions financed from the general budget of the EU and from the 11th EDF |
Table of ContentsTable des matières
21. Exécution des marchés de travaux – Guide de l’utilisateur The implementation of works contracts – A users’ guideAnchor #_Tocref21. #_Tocref21.
21.1. IntroductionAnchor #_Tocref21.1. #_Tocref21.1.
21.2. Rôle du maître d’œuvre Role of the supervisorAnchor #_Tocref21.2. #_Tocref21.2.
21.3. Programme de mise en œuvre des tâches Program of the implementation of tasksAnchor #_Tocref21.3. #_Tocref21.3.
21.4. Sous-traitance (après l’attribution du marchéSubcontracting (post award)Anchor #_Tocref21.4. #_Tocref21.4.
21.5. Obligations du contractant of the contractorAnchor #_Tocref21.5. #_Tocref21.5.
21.6. Cession AssignmentAnchor #_Tocref21.6. #_Tocref21.6.
21.7. Code de conduite – tolérance zéro of conduct — zero toleranceAnchor #_Tocref21.7. #_Tocref21.7.
21.8. ModificationsAnchor #_Tocref21.8. #_Tocref21.8.
21.8.1. Absence de No contract modification du marchéAnchor #_Tocref21.8.1. #_Tocref21.8.1.
21.8.2. Ordre de service Administrative orderAnchor #_Tocref21.8.2. #_Tocref21.8.2.
21.8.3. Avenant AddendumAnchor #_Tocref21.8.3. #_Tocref21.8.3.
21.9. Contrôle, réception et entretien Testing, acceptance and maintenanceAnchor #_Tocref21.9. #_Tocref21.9.
21.9.1. IntroductionAnchor #_Tocref21.9.1. #_Tocref21.9.1.
21.9.2. Réception technique préliminaire: surveillance et contrôle des matériaux et ouvraisons Preliminary technical acceptance: inspection and testing of materials and workmanshipAnchor #_Tocref21.9.2. #_Tocref21.9.2.
21.9.3. Réception provisoire partielle Partial provisional acceptanceAnchor #_Tocref21.9.3. #_Tocref21.9.3.
21.9.4. Réception provisoire Provisional acceptanceAnchor #_Tocref21.9.4. #_Tocref21.9.4.
21.9.5. Période de garantie et obligations au titre de la garantie Defects liability period and obligationsAnchor #_Tocref21.9.5. #_Tocref21.9.5.
21.9.6. Réception définitive Final acceptanceAnchor #_Tocref21.9.6. #_Tocref21.9.6.
21.10. Propriété des installations et des matériaux Property in plant and materialsAnchor #_Tocref21.10. #_Tocref21.10.
21.11. Régime fiscal et douanier Tax and customs arrangementsAnchor #_Tocref21.11. #_Tocref21.11.
21.12. Révision des prix Revision of pricesAnchor #_Tocref21.12. #_Tocref21.12.
21.13. Paiements PaymentsAnchor #_Tocref21.13. #_Tocref21.13.
21.13.1. Principes généraux GeneralAnchor #_Tocref21.13.1. #_Tocref21.13.1.
21.13.2. Préfinancement Pre-financingAnchor #_Tocref21.13.2. #_Tocref21.13.2.
21.13.3. Paiements intermédiaires Interim paymentsAnchor #_Tocref21.13.3. #_Tocref21.13.3.
21.13.4. Évaluation des travaux MeasurementAnchor #_Tocref21.13.4. #_Tocref21.13.4.
21.13.5. Retenues de garantie Retention sumAnchor #_Tocref21.13.5. #_Tocref21.13.5.
21.13.6. Décompte définitif Final statement of accountAnchor #_Tocref21.13.6. #_Tocref21.13.6.
21.13.7. Retards de paiement Delayed paymentsAnchor #_Tocref21.13.7. #_Tocref21.13.7.
21.13.8. Demandes de paiement supplémentaire Claims for additional paymentAnchor #_Tocref21.13.8. #_Tocref21.13.8.
21.13.9. Paiements au profit de tiers Payments to third partiesAnchor #_Tocref21.13.9. #_Tocref21.13.9.
21.14. SuspensionAnchor #_Tocref21.14. #_Tocref21.14.
21.14.1. Suspension sur ordre de service du maître d’œuvre by administrative order of the supervisorAnchor #_Tocref21.14.1. #_Tocref21.14.1.
21.14.2. Suspension sur préavis du contractant on notice of the contractorAnchor #_Tocref21.14.2. #_Tocref21.14.2.
21.14.3. Suspension en cas d’erreurs substantielles, d’irrégularités ou de fraude présumées for presumed substantial errors, irregularity or fraudAnchor #_Tocref21.14.3. #_Tocref21.14.3.
21.15. Défaut d’exécution et résiliation Breach of contract and terminationAnchor #_Tocref21.15. #_Tocref21.15.
21.15.1. Défaut d’exécution Breach of contractAnchor #_Tocref21.15.1. #_Tocref21.15.1.
21.15.2. Résiliation par le maître d’ouvrage Termination by the contracting authorityAnchor #_Tocref21.15.2. #_Tocref21.15.2.
21.15.3. Résiliation par le contractant Termination by the contractorAnchor #_Tocref21.15.3. #_Tocref21.15.3.
21.15.4. Force majeureAnchor #_Tocref21.15.4. #_Tocref21.15.4.
21.16. Procédures de règlement des différends Dispute settlement proceduresAnchor #_Tocref21.16. #_Tocref21.16.
21.16.1. Règlement à l’amiable Amicable settlementAnchor #_Tocref21.16.1. #_Tocref21.16.1.
21.16.2. Procédure juridictionnelle LitigationAnchor #_Tocref21.16.2. #_Tocref21.16.2.
21.16.3. ConciliationAnchor #_Tocref21.16.3. #_Tocref21.16.3. Anchor #_
Tocref21.17. #_
21.Tocref21.17.
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Le présent guide de l’utilisateur est destiné à aider le personnel de la Commission européenne dans l’exécution des marchés publics dans le cadre des actions extérieures. Il ne constitue pas une interprétation officielle des documents contractuels, pas plus qu’il ne crée de droits ou d’obligations. Il est spécialement conçu pour le personnel de la Commission et requiert des connaissances et de l’expérience en matière de procédures internes. Il n’a pas pour objet de fournir des orientations aux contractants ou au public. |
Les conditions générales contiennent les articles de base qui régissent la phase postérieure à l’attribution des marchés de travaux.
Elles sont susceptibles d’être modifiées par les conditions particulières, qui font partie du marché et complètent également si besoin est les conditions générales. Les ajouts et modifications énoncés dans les conditions particulières permettent de tenir compte de la nature spécifique du marché ainsi que du contexte particulier du projet auquel le marché se rapporte.
Le présent guide n’aborde pas chaque article des conditions générales des marchés de travaux, mais uniquement ceux jugés essentiels ou suffisamment complexes pour nécessiter des précisions. Par ailleurs, les documents types d’appel d’offres et les marchés types comportent plusieurs indications, références et propositions pour modifier ou compléter les conditions générales au moyen des conditions particulières.
Le maître d’œuvre est employé/engagé dans le cadre d’un contrat par le maître d’ouvrage pour contrôler l’avancement et l’exécution des travaux.
Le maître d’œuvre n’est pas partie au marché et ne peut dès lors délier le contractant d’aucune de ses obligations, sauf stipulation expresse du marché.
En fonction du type du marché et de la pratique dans le pays partenaire, le maître d’œuvre recruté peut être issu des milieux suivants:
le milieu institutionnel, par exemple un ministère, un service ou une agence de l’État ou du maître d’ouvrage; ou
une société, une entreprise ou une personne physique engagée dans le cadre d’un marché de services distinct pour superviser les travaux.
Le maître d’œuvre est en grande partie responsable de la supervision technique quotidienne du marché. À ce titre, la possibilité lui est donnée d’exercer son jugement professionnel en toute indépendance.
Les tâches et les compétences du maître d’œuvre sont décrites dans plusieurs articles des conditions générales. Il est chargé de tenir un journal faisant état de l’avancement des travaux (article 39 des conditions générales) et de surveiller et contrôler les composants et les matériaux avant leur incorporation aux ouvrages (article 41 des conditions générales). Il accorde ou refuse la demande de prolongation de la période de mise en œuvre des tâches formulée par le contractant (article 35 des conditions générales), il peut ordonner une modification des ouvrages (article 37 des conditions générales) et décider de suspendre les travaux (article 38 des conditions générales).
Le maître d’œuvre est tenu de consulter le maître d’ouvrage avant de statuer sur certaines questions spécifiques ayant des incidences financières, comme par exemple la prolongation de la période de mise en œuvre des tâches, les modifications et les demandes de paiement supplémentaire.
Le maître d’œuvre, tout en demeurant responsable en dernier ressort de la supervision des travaux, peut désigner un représentant et lui déléguer les responsabilités qu’il juge nécessaires.
Les tâches, les compétences et l’identité du représentant du maître d’œuvre sont déterminées par un ordre de service, qui doit être émis en même temps que l’ordre de commencer l’exécution des travaux. Le représentant du maître d’œuvre a pour mission de surveiller et de contrôler les travaux et de tester et d’examiner les matériaux mis en œuvre ainsi que la qualité d’exécution des ouvrages. Le représentant du maître d’œuvre n’aura, en aucun cas, le pouvoir de relever le contractant de ses obligations découlant du marché, ni - sauf en cas d’instruction expresse indiquée dans le marché - de commander tous travaux entraînant une prolongation de la période de mise en œuvre des tâches ou des coûts supplémentaires à payer par le maître d’ouvrage, ni d’introduire des modifications dans la nature ou l’importance des travaux (article 5.2 des conditions générales).
Sans rien enlever à la responsabilité du maître d’œuvre quant à la supervision adéquate des travaux, la désignation de son représentant est subordonnée à l’approbation du maître d’ouvrage. Celui-ci est également habilité à demander la révocation/le remplacement du représentant du maître d’œuvre s’il s’avère qu’il ne convient pas à la tâche. Ces compétences du maître d’ouvrage ne sont pas mentionnées dans les conditions générales puisqu’elles sont décidées dans le cadre de la relation entre le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre (par exemple, dans le cadre d’un marché de services) et non dans le cadre de la relation entre le maître d’ouvrage et le contractant.
Pour donner effet à la désignation de son représentant, le maître d’œuvre est tenu de la notifier au contractant (article 5.2 des conditions générales). Il doit également la notifier au maître d’ouvrage, même si cette obligation n’est pas non plus mentionnée dans le marché de travaux. Le maître d’œuvre doit également informer le contractant des responsabilités qu’il a déléguées à son représentant et, si nécessaire, de toute modification ultérieure des pouvoirs délégués.
Dans la limite des pouvoirs ainsi délégués, toutes les mesures prises par le représentant du maître d’œuvre sont considérées comme étant celles du maître d’œuvre et produisent les mêmes effets. Toutefois, le maître d’œuvre étant responsable en dernier ressort, il peut à tout moment annuler ou modifier les instructions données ou les mesures prises par son représentant [article 5.3, point b), des conditions générales]. Lorsque le maître d’œuvre annule ou modifie des ordres émanant de son représentant alors que le contractant a déjà pris, sur la base de ces ordres, des mesures ayant entraîné des frais (par exemple, une commande de matériaux), le contractant est normalement en droit de se faire rembourser ces frais. Le maître d’œuvre peut également intervenir si son représentant omet de prendre les mesures nécessaires. Cela arrive parfois lorsque des travaux mal exécutés ou présentant des vices échappent à l’attention du représentant du maître d’œuvre. Dans ce cas, cette omission du représentant du maître d’œuvre n’empêche pas le maître d’œuvre de refuser l’ouvrage à une date ultérieure. Le contractant ne peut alors pas prétendre au remboursement de ses frais puisqu’il est responsable des vices constatés.
Les instructions et ordres émanant du maître d’œuvre ou de son représentant doivent être adressés par écrit au contractant sous la forme d’un ordre de service. Toutefois, les conditions générales prévoient que lorsque la situation l’exige, les instructions concernant des modifications (article 37.2 des conditions générales) puissent, dans un premier temps, être données par oral (article 37.3 des conditions générales). C’est généralement ce qui se produit dans les situations d’urgence, lorsqu’il est important que le contractant reçoive les instructions nécessaires le plus tôt possible. Les instructions orales doivent être confirmées sans délai par un ordre de service.
Les ordres de service émanant du maître d’œuvre ou de son représentant sont adressés au contractant et non au représentant du contractant sur le chantier. Toutefois, afin de faciliter l’avancement des travaux, il convient d’en remettre une copie au représentant du contractant (article 5.4 des conditions générales), qui a tout pouvoir pour recevoir et exécuter un ordre de service émanant du maître d’œuvre.
Il est normalement demandé au soumissionnaire de joindre à son offre un programme de travail initial, comportant une liste des principaux équipements qu’il propose d’apporter sur le chantier, les prévisions relatives à la main-d’œuvre et au personnel et un état prévisionnel des dépenses, dans plusieurs monnaies (le cas échéant), qui seront engagées pendant la durée du marché.
Ces informations sont nécessaires à l’évaluation des offres, en particulier pour faire en sorte que les soumissionnaires soient bien conscients des activités nécessaires pour garantir l’achèvement des travaux dans les délais prévus. Elles permettent également d’établir quelle est l’incidence de l’échelonnement des opérations sur d’autres marchés et activités du maître d’ouvrage sur le chantier. Toutefois, lors de l’attribution du marché, ces informations ne sont généralement pas intégrées au contrat.
En plus du programme de travail adressé dans le cadre de la soumission, le contractant est tenu de fournir au maître d’œuvre un programme de mise en œuvre des tâches détaillé par activité et par mois. Ce programme doit au moins comprendre l’ordre dans lequel le contractant propose d’exécuter les travaux; les délais pour la présentation et l’approbation des plans; un organigramme du personnel dirigeant du chantier avec l’indication du nom des divers agents et de leurs qualifications et curriculum vitæ; une description générale des méthodes, incluant l’ordre dans lequel le contractant propose d’exécuter les travaux par mois et par nature; un projet d’installation et d’organisation du chantier; et tous autres détails et renseignements que le maître d’œuvre peut raisonnablement demander (article 17.1 des conditions générales).
Dans un délai de 30 jours à compter de la signature du contrat, le contractant doit envoyer le programme au maître d’œuvre, qui l’approuve dans un délai de 10 jours à compter de sa réception (sauf si le maître d’œuvre notifie au contractant, dans ce délai de 10 jours, sa volonté de tenir une réunion afin de discuter des éléments soumis). En l’absence d’approbation ou d’observation notifiée par le maître d’œuvre au contractant dans les 10 jours, le programme est réputé approuvé (article 17.3 des conditions générales). Le programme a des répercussions contractuelles en ce qui concerne les mesures prises par le contractant, le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage. Il permet au maître d’œuvre d’intervenir en temps utile dans le cadre du contrôle de l’avancement des travaux et au maître d’ouvrage de prendre les dispositions nécessaires pour la libération du chantier, la fourniture des plans et des instructions et la coordination avec d’autres contractants associés au projet.
Les conditions particulières doivent donner des informations complémentaires ou des précisions quant à la façon de présenter le programme. Elles peuvent préciser la structure du programme.
Si le maître d’œuvre constate que la mise en œuvre des travaux s’écarte de façon significative du programme approuvé, il peut charger le contractant de réviser le programme dans un délai imparti et de la manière jugée appropriée par le maître d’œuvre (article 17.5 des conditions générales). La révision du programme vise à montrer de quelle manière le contractant entend combler l’éventuel retard afin d’achever les travaux restants dans le temps dont il dispose. La bonne gestion du contrat repose largement sur un programme réaliste qui rend compte de l’avancement réel des travaux.
The implementation of works contracts – A users’ guide
[The content of this chapter is under the responsibility of Unit INTPA.R.4. The latest update was made in June 2022.]
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The user’s guide is designed to support staff of the European Commission when implementing procurement contracts in the context of external actions. It is neither an official interpretation of the contract documents, nor does it create any rights or obligations. It is tailor-made for Commission staff and requires knowledge of and experience in internal procedures. It is not intended to provide guidance to contractors or the public. |
The general conditions contain the basic articles governing the post-contract-award phase for works contracts.
They may be subject to modification by the special conditions that are part of the contract and that also include the necessary additions to the general conditions. Through these additions and modifications, the special conditions take into account the specific subject matter of the contract as well as the specific circumstances of the project to which the contract relates.
This guide does not deal with every article of the general conditions for works contracts but only with those articles that are considered essential or complex such as to require some further explanations. Furthermore, the standard tender documents and contracts contain several indications, references and proposals for modifying and completing the general conditions through the special conditions.
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The supervisor is employed/contracted by the contracting authority for controlling the progress and execution of the works.
The supervisor is not a party to the contract, and therefore cannot relieve the contractor of any of his obligations except as expressly provided for in the contract.
Depending on the type of contract and the practice in the partner country, the supervisor may be recruited from one of the following sources:
institutional, e.g., a ministry, department or agency of the government or contracting authority; or
a professional company, firm or natural person engaged under a separate service contract for supervising the works.
The supervisor is largely responsible for the day-to-day technical supervision of the contract. In this capacity, she/he is given the opportunity to exercise his independent professional judgment.
The duties and powers of the supervisor are described in several articles of the general conditions. She/he is responsible for keeping a works register of the progress of the works (Article 39 of the general conditions), and for inspecting and testing components and materials before incorporation in the works (Article 41 of the general conditions). She/he grants or refuses the contractor’s request for extensions of the period of implementation of tasks (Article 35 of the general conditions), she/he can order modifications to the works (Article 37 of the general conditions) and decide on suspension of the works (Article 38 of the general conditions).
The supervisor is required to consult with the contracting authority before reaching conclusions on certain specific matters having financial implications as, for example, extension of the period of implementation of tasks, modifications and claims for additional payment.
The supervisor, while retaining the ultimate responsibility for supervising the works, may appoint a representative and delegate responsibilities to her/him, as she/he considers necessary.
The duties, authority and identity of the supervisor’s representative are determined in an administrative order that must be issued at the moment of the commencement order. The role of the supervisor’s representative must be to supervise and inspect works and to test and examine the materials employed and the quality of workmanship. Under no circumstances will the supervisor’s representative be empowered to relieve the contractor of its obligations under the contract or, save where express instructions to that effect are given in the contract, order works resulting in an extension of the period of implementation of tasks or additional costs to be paid by the contracting authority or introduce variants in the nature or scale of the works (Article 5(2) of the general conditions).
Without in any way diminishing the responsibility of the supervisor for the proper supervision of the works, the appointment of his representative should be subject to the approval of the contracting authority. The contracting authority should also have the power to request the removal/replacement of the supervisor’s representative, should she/he prove unsuitable for the task. These powers of the contracting authority are not mentioned in the general conditions as they are a matter to be decided in the relation between the contracting authority and the supervisor (for example, in the context of a service contract) and not in that between the contracting authority and the contractor.
In order to give effect to the appointment of the supervisor’s representative, the supervisor is required to notify the contractor (Article 5(2) of the general conditions). She/he should also be required to notify the contracting authority, although again this is not mentioned in the works contract. The supervisor must also inform the contractor of the responsibilities that she/he has delegated to the supervisor’s representative and, where necessary, of any later modifications to these delegated powers.
Within the scope of the delegated powers, all actions taken by the supervisor’s representative are regarded as actions of the supervisor and will have the same effect. However, because she/he carries ultimate responsibility, the supervisor may reverse or vary at any time instructions given or actions taken by his representative (Article 5(3)(b) of the general conditions). Where the Supervisor reverses or varies orders issued by his representative, and the contractor has already taken some action on the order incurring some expense (for example, ordering materials), the contractor should normally be entitled to reimbursement of his costs. The supervisor may also rectify any failure on the part of his representative to take necessary actions. This sometimes happens when the supervisor’s representative does not notice work that has been done incorrectly or work that contains defects. In such cases this failure of the supervisor’s representative does not prevent the supervisor from rejecting the work at a later date. This should not entitle the contractor to reimbursement of costs, since she/he is responsible for the defect.
All instructions and orders issued by the supervisor or the supervisor’s representative to the contractor must be in writing in the form of an administrative order. However, the general conditions provide that, where the situation demands, instructions concerning modifications (Article 37(2) of the general conditions) may, in the first instance, be issued orally (Article 37(3) of the general conditions). Such situations usually arise in cases of urgency where it is important that the contractor be instructed as soon as possible. Oral instructions must be confirmed promptly by administrative order.
Administrative orders issued by the supervisor or his representative should be addressed to the contractor and not to the contractor’s site representative. However, in order to facilitate the progress of the works, a copy should be delivered to the contractor’s representative (Article 5(4) of the general conditions) who should have full authority to receive and carry out any administrative order issued by the supervisor.
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A tenderer will normally have been required to submit with his tender a preliminary work program with a list of the major items of the equipment that she/he proposes to bring to the site, a forecast of labour and staff and a forecast of expenditure in various currencies (if applicable) during the contract period.
This information is required for evaluating the tenders and particularly for establishing that tenderers have correctly appreciated the activities required to ensure completion of the works within the specified timeframe. It is also required in order to ascertain how the phasing of operations affects other contracts and activities of the contracting authority on the site. However, on award, this information is usually not made part of the contract.
In addition to the work program given as part of the offer, the contractor is required to submit to the supervisor a detailed program of implementation of tasks, broken down by activity and by month. The programme should contain, at least, the order in which the contractor proposes to carry out the works, the time limits within which submission and approval of drawings are required, an organisation chart containing the names, qualifications and curricula vitae of the staff responsible for the site, a general description of the method including the sequence, by month and by nature, proposed by the contractor to carry out the works, a plan for the setting out and organisation of the site and any additional details that the supervisor may reasonably require (Article 17(1) of the general conditions).
The programme must be sent by the contractor to the supervisor within 30 days of the signature of the contract and will be subject to the approval of the supervisor within 10 days of receipt (save where the supervisor, within these 10 days notifies the contractor of his wish for a meeting in order to discuss the documents submitted). If the supervisor fails to notify its decision or remark within this time limit, the program is deemed approved (Article 17(3) of the general conditions). The programme has contractual significance for the actions taken by the contractor, the supervisor and the contracting authority. The program will enable the supervisor to take timely action in monitoring the progress of the works and to enable the contracting authority to make arrangements for the release of the site, the provision of drawings and instructions, and the coordination with other contractors engaged in the project.
The special conditions should give any additional information or specification about the manner in which the program should be presented. The special conditions may specify the format for the program.
The supervisor, on observing that the implementation of the works has departed materially from the approved programme, may instruct the contractor to revise the programme within a given time and in the manner that the supervisor considers appropriate (Article 17(5) of the general conditions). The purpose of having a revised programme is to show how the contractor intends to make up for any delay, so as to complete the remaining work within the time available. Proper management of the contract strongly relies on a realistic programme that reflects the actual progress already made.
Where the contractor is proceeding with the works in accordance with or in advance of the programme, it should not be necessary for the supervisor to order such a revision. On the other hand, the contractor is not permitted to modify the programme of implementation of tasks without the approval of the supervisorSi le contractant exécute les travaux conformément au programme ou en avance sur celui-ci, il n’est pas nécessaire que le maître d’œuvre ordonne une révision. Par ailleurs, le contractant n’est pas autorisé à modifier le programme de mise en œuvre des tâches sans l’approbation du maître d’œuvre.
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Subcontracting (post award)
Sub-contracting should be distinguished from cases where the contracting authority enters into a separate direct contract with another contractor for work that is not part of the contract, but is part of the same project. Where a project is divided into a number of separate contracts, the supervisor will need to coordinate them, on behalf of the contracting authority. Whilst a contractor is fully responsible for his subcontractors, she/he is not responsible for other contractors working on the project but she/he may be responsible for liaising with them if she/he is required to do so in his contract.
The contractor remains fully responsible for implementing and completing the works in accordance with the contract (Article 7(5) of the general conditions). The work to be subcontracted and the names of the subcontractors must be notified to the contracting authority. The contracting authority then notifies the contractor of its decision authorising or refusing to authorise the proposed subcontract within 30 days or notifies the contractor that it needs a maximum of 15 additional days to study the request. Where the contracting authority refuses authorisation, the reason for the refusal should be stated (Article 7(2) of the general conditions). If the contracting authority fails to notify its decision within this time limit (with or without 15 days extra), the work to be subcontracted and/or the subcontractors are deemed to be approved at the end of the time limit. Subcontracting without the approval of the contracting authority can result in termination of the contract (Article 7(7) of the general conditions and 64(2)(d) of the general conditions).
Before approving a subcontract, the contracting authority must examine the contractor’s evidence that the subcontractor she/he suggests satisfies the same eligibility criteria as those applicable for the award of the contract and is not in one of the exclusion situation mentioned in the tender dossier. Also, the contractor must ensure that the subcontractor is not subject to EU restrictive measures. For European Development Fund (EDF) financed contracts, where subcontracting is envisaged, preference must be given by the contractor to subcontractors of African, Caribbean and Pacific (ACP) States capable of implementing the tasks required on similar terms (Article 7(3) of the special conditions).
If, at any time after the expiration of the defects liability period, there is still some unexpired guarantee or other obligation from a subcontractor to the contractor, the latter must transfer this right to the contracting authority if so requested (Article 7(6) of the general conditions). The contractor should always include a provision in his contract with the subcontractor so that she/he can fulfil his contractual obligations in this respect
Il convient de distinguer la sous-traitance des cas où le maître d’ouvrage conclut un marché distinct directement avec un autre contractant pour des travaux qui ne font pas partie du marché, mais qui relèvent du même projet. Lorsqu’un projet est divisé en plusieurs marchés distincts, le maître d’œuvre doit les coordonner pour le compte du maître d’ouvrage. Si le contractant assume l’entière responsabilité de ses sous-traitants, il n’est pas responsable des autres contractants qui travaillent sur le projet, mais peut être chargé d’assurer la liaison avec eux si son marché le prévoit.
Le contractant demeure pleinement responsable de l’exécution et de l’achèvement des travaux conformément au marché (article 7.5 des conditions générales). Les travaux à sous-traiter ainsi que le nom des sous-traitants doivent être notifiés au maître d’ouvrage. Le maître d’ouvrage notifie ensuite au contractant, dans un délai de 30 jours, sa décision d’autoriser ou de refuser le contrat de sous-traitance proposé ou l’informe qu’il a besoin de 15 jours supplémentaires maximum pour étudier la demande. En cas de refus d’autorisation, le maître d’ouvrage doit motiver sa décision (article 7.2 des conditions générales). En l’absence de décision notifiée par le maître d’ouvrage dans le délai imparti (avec ou sans les 15 jours supplémentaires), les travaux à sous-traiter et/ou les sous-traitants sont réputés approuvés à la fin du délai. Le recours à la sous-traitance sans l’approbation du maître d’ouvrage peut donner lieu à la résiliation du marché [articles 7.7 et 64.2, point d), des conditions générales].
Avant d’approuver un contrat de sous-traitance, le maître d’ouvrage doit examiner les éléments fournis par le contractant établissant que le sous-traitant qu’il propose satisfait aux mêmes critères d’éligibilité que ceux applicables à la passation du marché et ne se trouve dans aucune des situations d’exclusion indiquées dans le dossier d’appel d’offres. Le contractant doit également veiller à ce que le sous-traitant ne soit pas soumis à des mesures restrictives de l’Union. Pour les marchés financés par le Fonds européen de développement (FED), lorsqu’on envisage de faire appel à des sous-traitants, le contractant doit accorder la préférence aux sous-traitants des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ACP) capables de mettre en œuvre les tâches dans les mêmes conditions (article 7.3 des conditions particulières).
Si à tout moment après l’expiration de la période de garantie, il subsiste à l’égard du contractant une garantie ou autre obligation non échue de la part d’un sous-traitant, le contractant doit transférer ce droit au maître d’ouvrage si celui-ci lui en fait la demande (article 7.6 des conditions générales). Le contractant doit toujours prévoir dans le contrat qu’il conclut avec le sous-traitant une clause lui permettant de remplir ses obligations contractuelles à cet égard.
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of the contractor
Save where the European Commission requests or agrees otherwise, the contractor shall take all relevant measures to ensure the highest visibility to the financial contribution of the European Union. Additional communication activities required by the European Commission are described in the special conditions. All visibility and, if applicable, communication activities must comply with the latest Communication and Visibility Requirements for EU-funded external action, laid down and published by the European Commission at the following address
Sauf demande ou accord contraire de la Commission européenne, le contractant prend toutes les mesures appropriées pour assurer la plus grande visibilité possible à la contribution financière de l’Union européenne. Les activités de communication supplémentaires requises par la Commission européenne sont décrites dans les conditions particulières. Toutes les activités de visibilité et, le cas échéant, de communication doivent être conformes aux exigences les plus récentes en matière de communication et de visibilité applicables aux actions extérieures financées par l’UE, définies et publiées par la Commission européenne à l’adresse suivante: Communication and Visibility Requirements for EU External Actions | International Partnerships (europa.eu).Les parties se consultent immédiatement et s’efforcent de remédier à toute lacune constatée dans la mise en œuvre des exigences en matière de visibilité et, le cas échéant, de communication énoncées dans le présent article et dans les conditions particulières. Le non-respect des exigences en matière de visibilité et de communication peut constituer une violation du contrat et entraîner, entre autres, une suspension du paiement et/ou une réduction du paiement final proportionnellement à la gravité de la violation
The Parties will consult immediately and endeavour to remedy any detected shortcomings in implementing the visibility and, if applicable, communication requirements set out in this Article and in the special conditions. Failure to perform the visibility and communication requirements can constitute a breach of contract and can lead – inter alia – to suspension of payment and/or reduction of the final payment in proportion to the seriousness of the breach.
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Moyennant une cession, les droits et obligations du contractant au titre du marché peuvent être transférés à un tiers, le cessionnaire, qui devient alors le nouveau contractant de tout ou partie du marché. À titre d’exemple, la cession peut devenir nécessaire à la suite d’un changement d’organisation interne du groupe dont le contractant fait partie.
D’une part, la cession par laquelle le cessionnaire reprend l’exécution du marché nécessite le consentement écrit préalable du maître d’ouvrage sous forme d’avenant au marché. Étant donné que le contractant initial, le cédant, s’est vu attribuer le marché au moyen d’une procédure de passation de marché public, le maître d’ouvrage doit veiller, lorsqu’il donne son consentement, à ce que la cession ne soit pas une manière de contourner la procédure d’attribution. C’est la raison pour laquelle la cession doit, par exemple, satisfaire de la même manière aux critères d’éligibilité et d’exclusion ainsi qu’aux critères de sélection retenus pour la passation du marché. Pour cette même raison, la cession ne peut pas modifier les prix unitaires ni les conditions contractuelles du marché initial. Dès lors, l’avenant qui officialise le transfert du marché doit se limiter à une simple modification de l’identité et des coordonnées bancaires du contractant. Si l’avenant est signé par le maître d’ouvrage, il est courant que le cédant et le cessionnaire fixent les modalités de leur relation dans un accord à part entière, auquel le maître d’ouvrage n’est pas partie.
Avant de donner son consentement écrit préalable à la proposition de cession, le maître d’ouvrage doit disposer d’un rapport sur les travaux exécutés au moment du transfert du marché et d’un inventaire des structures temporaires, matériaux, installations et équipements, ainsi que d’un aperçu des paiements intermédiaires exécutés et des versements de préfinancement reçus. Il est recommandé que le maître d’œuvre, le cédant et le cessionnaire effectuent ensemble l’inventaire et le métré dans la mesure où ces rapports devront également être acceptés par ces trois parties.
De même, avant de donner son consentement écrit, le maître d’ouvrage doit obtenir les garanties bancaires nécessaires de la part du cessionnaire; par exemple, le cessionnaire doit obtenir une garantie de bonne exécution complète du marché. En outre, l’article 6.3 des conditions générales prévoit que la cession ne délie pas le cessionnaire de ses obligations pour la partie du marché déjà exécutée ou pour la partie qui n’a pas été cédée. Après la cession, plus aucun paiement n’est effectué en faveur du cédant pour tout ou partie du marché cédé: la garantie pour préfinancement et la garantie de rétention doivent donc être intégralement remplacées par de nouvelles garanties obtenues par le cessionnaire.
Toute cession du marché, par laquelle le cessionnaire reprend et poursuit l’exécution du marché, effectuée sans l’autorisation du maître d’ouvrage constitue une raison valable de résiliation du marché par le maître d’ouvrage conformément à l’article 64.2, point d), des conditions générales. L’article 6.4 des conditions générales confirme par ailleurs que si le contractant a cédé le marché sans autorisation, le maître d’ouvrage peut, sans mise en demeure, appliquer les sanctions pour défaut d’exécution.
D’autre part, le contractant doit parfois céder des droits prévus par le marché au bénéfice de ses créanciers ou assureurs. Par exemple, lorsque le contractant s’assure pour un préjudice éventuel, le contrat d’assurance prévoit souvent qu’il transfère à l’assureur son droit d’obtenir réparation par toute personne responsable, de manière à ce que l’assureur puisse à son tour récupérer les dommages auprès de cette personne. De même, lorsqu’elle accorde un crédit, la banque du contractant peut exiger de celui-ci que les paiements qu’il reçoit au titre du marché de travaux soient directement versés à la banque. Bien entendu, ce type de cession au bénéfice des créanciers ou assureurs du contractant ne signifie pas que les banques ou compagnies d’assurances concernées reprendront et poursuivront l’exécution du marché. Par conséquent, en vertu de l’article 6.2 des conditions générales, dans les cas visés aux points a) et b) du même article, le consentement écrit préalable du maître d’ouvrage n’est pas nécessaire.
Assignment
Through an assignment, the contractor’s rights and obligations under the contract can be transferred to a third party, the assignee, who then in his turn becomes the new contractor for the contract or part thereof. An assignment could become necessary, for instance, following an internal organisational modification in the group of which the contractor forms part.
On the one hand, such an assignment whereby the assignee takes over the implementation of the contract requires the prior written consent of the contracting authority, formalised through an addendum of the contract. As the initial contractor, the assignor, obtained the contract through a public procurement procedure, the contracting authority, when giving its consent, has to ensure that the assignment is not a way to circumvent that award procedure. For this reason, the assignment must, for instance, equally satisfy the eligibility and exclusion criteria as well as the selection criteria applicable for the award of the contract. For the same reason, the assignment cannot alter the unit prices and contract conditions of the initial contract. As a result, the addendum formalising the transfer of the contract should be limited to a mere modification of the contractor’s identity and bank account details. While such an addendum is to be signed by the contracting authority, the assignor and the assignee will often lay down the arrangements between them in a separate deed to which the contracting authority is not be a party.
Before giving its prior written consent to the proposed assignment, the contracting authority should dispose of a report of the works performed at the moment of the contract transfer, as well as an inventory of the temporary structures, materials, plant and equipment and an overview of the interim payments executed and pre-financings received. It is recommended that the inventory and the survey be carried out jointly by the supervisor, assignor and assignee as these reports should also be accepted by all three.
Likewise, before giving its written consent, the contracting authority should receive the necessary bank guarantees from the assignee, e.g. the assignee will have to mobilise a full performance guarantee. In addition, Article 6(3) of the general conditions stipulates that the assignment does not relieve the assignor of his obligations for the part of the contract already performed or the part not assigned. After the assignment, no more payments will be made to the assignor for the assigned contract or part thereof: their pre-financing guarantee and retention guarantee should therefore also be fully replaced by new guarantees from the assignee’s side.
Assigning the contract whereby the assignee takes over the further implementation of the contract, without the authorisation of the contracting authority, constitutes a valid reason for the contracting authority to terminate the contract under Article 64(2)(d) of the general conditions. Article 6(4) of the general conditions further confirms that if the contractor has assigned the contract without authorisation, the contracting authority may, without giving formal notice, apply the sanctions for breach of contract.
On the other hand, contractors are sometimes required to assign rights under the contract for the benefit of their creditors or insurers. For instance, when the contractor insures itself for possible losses, the insurance contract will often require the contractor to transfer to the insurer his right to obtain relief against the person liable, so that the insurer can in his turn recover the damages from that person. Likewise, when granting credit, the contractor’s bank can demand from the contractor that the payments that the contractor receives under the works contract are directly paid to the bank. Such assignments for the benefit of the contractor’s creditors or insurers, of course, do not imply that these bank or insurance companies will take over the further implementation of the contract. Consequently, Article 6(2) of the general conditions stipulates that for the cases under points (a) and (b) of that article, the prior written consent of the contracting authority is not required.
Still, even for those cases, the contractor will have the responsibility to notify the assignment to the contracting authority, as reflected in articles 54(1) and 54(2) of the general conditionsPour autant, même dans ces cas, il incombe au contractant de notifier la cession au maître d’ouvrage, comme indiqué aux articles 54.1 et 54.2 des conditions générales.
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of conduct — zero tolerance
The European Commission applies a zero tolerance policy regarding all forms of misconduct including sexual exploitation, abuse and harassment by its staff and those of partner organisations receiving EU funds.
In this respect, Article 12a(1) covers any form of physical, sexual and psychological conduct as well as any form of verbal and no-verbal abuse and intimidation, including harassment and sexual harassment.
Contractors must immediately report to the contracting authority any allegation of misconduct involving sexual exploitation, abuse and harassment. If the contracting authority is an EU delegation, it must also inform the relevant finance and contracts unit as well as the central contact point in Headquarters (DG INTPA Director R. Security Coordinator). As a minimum this notification should include the following information about the report/allegation e.g. misconduct category, type and short description. It is for the contracting authority to assess the gravity of the misconduct, taking into account possible remedial measures taken.
These remedial measures may include for instance:
the active collaboration with the investigating authorities;
the implementation of safeguarding procedures to prevent, respond and manage the harassment/sexual harassment and sexual exploitation and abuse situations, such as: creating internal procedures to address the risk of sexual exploitation and abuse in the contractor staff programme, developing a code of conduct with standards that include the sexual exploitation and abuse principles, developing complaints procedures for the staff and other personnel to report incidents, developing internal investigation procedures, ensuring disciplinary actions and sanctions, establishing and implementing a victim assistance mechanism;
the evidence of appropriate staff reorganisation measures following the misconduct, such as the dismissal of the employee responsible of the infringement.
Investigations should be completed within an acceptable time frame and the contracting authority should update DG INTPA Directorate R and the appropriate geographical directorate on outcomes and actions taken.
If the contracting authority considers the remedial measures to be not sufficient, it must inform the contractor.
These procedures should take into consideration all relevant data protection and confidentiality related requirements. The contracting authorities must treat the related information as ‘special categories of personal data’ and in doing so ensure appropriate confidential storage and handling. To this end, the contracting authorities must have in place appropriate safeguards for the rights of the data subjects concerned, in particular adequate technical and organisational measures to ensure the security and confidentiality of such categories of data, to prevent accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to personal data transmitted stored or otherwise processed. Where the contracting authority is a EU delegation the measures may, among other, take the form of secure transmission of data via Secure Electronic Mail (SECEM), definition of access rights strictly on a need to know basis, secure storage of paper files in locked cupboards, restricted access to relevant Ares files, secured electronic documents stored in common drives.
The respect of the code of conduct set out in Article 12a constitutes a contractual obligation. Failure to comply with the code of conduct is always deemed to be a breach of the contract under Article 63 of the general conditions. In addition, failure to comply with the provision set out in the present Article can be qualified as grave professional misconduct that may lead either to suspension or termination of the contract, without prejudice to the application of administrative sanctions, including exclusion from participation in future contract award procedures.
The grave professional misconduct covers not only the misconduct related to offensive behaviours as defined in the ‘zero tolerance’ clause (Article 12a(1)), but also any wrongful conduct that has an impact on the professional credibility of the contractor and denoting a wrongful intent or gross negligence. In practical terms, the contracting authority may invoke the grave professional misconduct for all wrongful conduct that implies a breach of the obligations stated in the code of conduct/ethical obligations by contractors that the contracting authority can demonstrate with any means. In this respect, the grave professional misconduct may lead to suspension or termination of the contract, without prejudice to the application of administrative sanctions, including exclusion from participation in future contract award procedures. Article 136(1)(c) of the Financial Regulation
La Commission européenne applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toutes les fautes, y compris l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels, commises par son personnel et celui d’organisations partenaires bénéficiant de financements de l’Union.
À cet égard, l’article 12 bis.1 des conditions générales couvre tous les comportements de nature physique, sexuelle et psychologique ainsi que toute forme verbale ou non verbale d’abus et d’intimidations, y compris le harcèlement et le harcèlement sexuel.
Les contractants doivent signaler immédiatement au maître d’ouvrage toute allégation de faute ayant trait à l’exploitation, aux abus et au harcèlement sexuels. Si le maître d’ouvrage est une délégation de l’Union, il doit également informer l’unité «Finances et contrats» compétente ainsi que le point de contact central au siège (coordinateur de la sécurité à la DG INTPA, direction R). Cette notification doit inclure au minimum les informations suivantes concernant le signalement/l’allégation: la catégorie et le type de faute, ainsi qu’une brève description de celle-ci. Il incombe au maître d’ouvrage d’évaluer la gravité de la faute, en tenant compte des éventuelles mesures correctrices prises.
Ces mesures correctrices peuvent comprendre par exemple:
la collaboration active avec les autorités chargées de l’enquête;
la mise en œuvre de procédures de sauvegarde pour prévenir, traiter et gérer les situations de harcèlement (sexuel) et d’exploitation et d’abus sexuels, telles que: la création de procédures internes pour faire face aux risques d’exploitation et d’abus sexuels dans le programme du personnel du contractant, l’élaboration d’un code de conduite qui comprenne des normes incluant les principes relatifs à l’exploitation et aux abus sexuels, la préparation de procédures de plainte pour permettre au personnel de signaler les incidents, l’élaboration de procédures d’enquête interne, l’application de mesures et de sanctions disciplinaires, ainsi que la création et mise en œuvre d’un mécanisme d’assistance aux victimes;
la preuve que des mesures de réorganisation du personnel appropriées ont été prises à la suite de la faute, comme le licenciement de l’employé responsable de l’infraction.
Les enquêtes doivent être réalisées dans un délai acceptable, et le maître d’ouvrage doit tenir la direction R de la DG INTPA et la direction géographique appropriée au courant des réalisations et des mesures prises.
Si le maître d’ouvrage estime que les mesures correctrices ne sont pas suffisantes, il doit en informer le contractant.
Ces procédures doivent tenir compte de toutes les exigences applicables en matière de protection des données et de confidentialité. Les maîtres d’ouvrage doivent traiter les informations concernées comme des «catégories particulières de données à caractère personnel» et, ce faisant, veiller à ce qu’elles soient stockées et traitées de manière confidentielle et appropriée. À cette fin, les maîtres d’ouvrage doivent mettre en place des garanties appropriées relatives aux droits des personnes concernées, notamment des mesures techniques et organisationnelles adéquates visant à garantir la sécurité et la confidentialité de ces catégories de données, et à prévenir la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou la consultation non autorisées de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière. Si le maître d’ouvrage est une délégation de l’Union, ces mesures peuvent, entre autres, prendre la forme d’une transmission sécurisée des données au moyen du système de courrier électronique sécurisé (SECEM), d’une définition des droits d’accès reposant strictement sur le principe du «besoin d’en connaître», du stockage sécurisé des dossiers papier dans des placards fermés à clé, d’un accès limité aux dossiers ARES nécessaires, de documents électroniques sécurisés stockés sur des disques partagés.
Le respect du code de conduite énoncé à l’article 12 bis des conditions générales constitue une obligation contractuelle. Tout manquement au code de conduite est réputé constituer un manquement au contrat au sens de l’article 63 des conditions générales. En outre, le non-respect d’une disposition établie dans le présent article peut être qualifié de faute professionnelle grave susceptible d’entraîner la suspension ou la résiliation du contrat, sans préjudice de l’application de sanctions administratives, y compris l’exclusion de la participation à de futures procédures d’attribution de marchés.
La faute professionnelle grave couvre non seulement les fautes ayant trait aux comportements fautifs définis dans la clause de «tolérance zéro» (article 12 bis.1 des conditions générales), mais aussi tout comportement fautif qui a une incidence sur la crédibilité professionnelle du contractant et qui dénote une intention fautive ou une négligence grave. Dans la pratique, le maître d’ouvrage peut invoquer la faute professionnelle grave pour tout comportement fautif impliquant un manquement aux obligations définies dans le code de conduite/aux obligations éthiques de la part du contractant que le maître d’ouvrage peut démontrer par tout moyen. À cet égard, la faute professionnelle grave est susceptible d’entraîner la suspension ou la résiliation du marché, sans préjudice de l’application de sanctions administratives, y compris l’exclusion de la participation à de futures procédures d’attribution de marchés. L’article 136, paragraphe 1, point c), du règlement financier
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fraudulently or negligently misrepresenting information required for the verification of absence of grounds for exclusion or the fulfilment of eligibility or selection criteria or in the implementation of the legal commitment;
entering into agreement with other persons or entities with the aim of distorting competition;
violating intellectual property rights;
attempting to influence the decision-making of the authorising officer responsible during the award procedure;
attempting to obtain confidential information that may confer upon it undue advantages in the award procedure
la présentation frauduleuse ou par négligence de fausse déclaration en fournissant les informations exigées pour la vérification de l’absence de motifs d’exclusion ou le respect des critères d’éligibilité ou de sélection ou dans l’exécution de l’engagement juridique;
la conclusion d’un accord avec d’autres personnes ou d’autres entités en vue de fausser la concurrence;
la violation de droits de propriété intellectuelle;
la tentative d’influer sur le processus décisionnel de l’ordonnateur compétent lors de la procédure d’attribution;
la tentative d’obtenir des informations confidentielles susceptibles de lui conférer un avantage indu lors de la procédure d’attribution.
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Il convient de distinguer trois situationsThree situations are to be distinguished:
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No contract modification
du marchéDans la vaste majorité des cas, le marché prévoit que le paiement s’effectue sur la base de métrés: dans ce cas, les quantités indiquées dans le détail estimatif de même que le prix initial du marché qui en résulte sont estimés.
Lorsqu’une demande de paiement est présentée, le maître d’œuvre mesure, pour les différents éléments, la masse réelle des travaux exécutés et certifie, par application des prix unitaires, le montant dû. Si le montant initial du marché augmente du seul fait que la masse réelle mesurée est supérieure au détail estimatif ou au bordereau de prix, il ne s’agit pas d’une modification du marché et aucun ordre de service pour modification ni avenant n’est requis.
De même, il peut arriver que l’application de la clause de révision des prix du marché ait le même effet. Là encore, dans la mesure où la formule de révision des prix a déjà fait l’objet d’un accord entre les parties contractantes dans le marché initial, il n’est pas nécessaire de modifier le marché pour que les augmentations par rapport au montant initial du marché puissent produire leurs effets.
In the overall majority of cases, the contract provides that it is paid by measurement: in such a case, the quantities indicated in the bill of quantities are estimates, as is the initial contract price derived from these estimated quantities.
Whenever an application for payment is submitted, the supervisor measures, for the respective items, the actual quantities of the works executed and certifies, by applying the unit rates, the amount due. Increases vis-à-vis the initial contract price, which are the sole result of the measured actual quantity exceeding the stated bill of quantities or price schedule, do not represent a change of the contract and do not require an administrative order for modification nor a contract addendum.
Likewise, it can occur that the application of the price revision clause of the contract will have the same effect. Again, since the price revision formula is already agreed upon by the contracting parties in the initial contract, no modification of the contract is required to allow increases vis-à-vis the initial contract price to deal with their effect.
Also, when changes regarding the contact persons, addresses and other contact details are needed, the contracting authority may simply notify those changes to the contractor in writing by any means of communication that provide assurance it was deliveredEn outre, lorsque des changements sont nécessaires en ce qui concerne les personnes de contact, les adresses et les autres coordonnées, le maître d’ouvrage peut se contenter de notifier ces changements au contractant par écrit, par tout moyen de communication fournissant l’assurance que les informations ont été transmises.
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Le maître d’œuvre peut ordonner toute modification à une partie quelconque des ouvrages nécessaires au bon achèvement ou au bon fonctionnement des travaux, pour autant que la modification ne porte pas sur l’objet du marché. Les articles 37.2 à 37.8 des conditions générales définissent ces modifications ainsi que les procédures et critères pour les effectuer, les traiter et en arrêter le prix. Ces procédures reposent sur deux principes fondamentaux, à savoir, premièrement, que seul le maître d’œuvre et non le maître d’ouvrage peut ordonner des modifications et, deuxièmement, que les modifications sont ordonnées sous la forme d’un ordre de service.
Certaines situations d’urgence nécessitent de donner des instructions orales au contractant. Dans ce cas, il y a lieu de confirmer sans délai les instructions orales par un ordre de service. Le contractant peut également confirmer par écrit auprès du maître d’œuvre une instruction orale donnée par ce dernier, qui est alors réputée constituer un ordre de service sauf si la confirmation est aussitôt réfutée par écrit par le maître d’œuvre (article 37.3 des conditions générales).
Sauf en cas d’urgence, lorsqu’une instruction orale est donnée, la procédure suivante s’applique aux ordres de modification:
Bien que le maître d’œuvre ne soit pas obligé de demander l’autorisation du maître d’ouvrage avant d’inviter le contractant à lui soumettre des propositions, il est néanmoins souhaitable qu’il consulte le maître d’ouvrage pour s’assurer que ce dernier ne s’y oppose pas. Cette précaution est particulièrement importante en cas de conséquences financières supportées par le maître d’ouvrage.
Le maître d’œuvre notifie au contractant son intention d’ordonner la modification et précise la nature et la forme de celle-ci. Le contractant soumet alors au maître d’œuvre, dès que possible, une proposition écrite relative:
à la description des tâches à effectuer ou des mesures à prendre et un programme d’exécution;
aux modifications nécessaires au programme de mise en œuvre des tâches ou à l’une des quelconques obligations du contractant résultant de ce marché; et
à l’adaptation du prix du marché conformément aux règles énoncées à l’article 37 des conditions générales.
S’il est satisfait de la proposition du contractant, et après avoir dûment consulté le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre émet un ordre de service pour la modification où figurent les détails techniques des travaux à entreprendre, les modifications apportées au prix du marché, tout changement du programme de mise en œuvre et, s’il y a lieu, la manière dont les travaux doivent être exécutés.
S’il n’est pas satisfait de la proposition du contractant ou si cette dernière n’est pas autorisée par le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre peut:
consulter à nouveau le maître d’ouvrage et le contractant; ou
émettre l’ordre de service sur la base de sa consultation précédente avec le maître d’ouvrage, en indiquant comment il convient de l’évaluer conformément à l’article 37.6 des conditions générales.
e contractant n’est pas d’accord avec les modifications apportées au prix du marché qui figurent dans l’ordre de service, il peut faire une demande de paiement supplémentaire au titre de l’article 55 des conditions générales. S’il estime que les exigences d’un ordre de service excèdent les compétences du maître d’œuvre ou l’objet du marché, le contractant doit adresser une notification motivée au maître d’œuvre (article 12.4 des conditions générales). S’il estime qu’il a droit à une prolongation de la période de mise en œuvre supérieure à celle qui lui a été accordée, il peut en faire la demande au titre de l’article 35 des conditions générales. En tout état de cause, le contractant est tenu de procéder à la modification sans attendre l’issue de sa demande.
Comme indiqué auparavant, la procédure est différente dans les situations d’urgence qui imposent de donner des instructions orales. Si dans ces situations, l’estimation des coûts ou les détails de la modification n’ont pas pu être fournis dans leur intégralité avant l’ordre, le contractant doit établir un relevé des frais résultant de la modification et du temps consacré à son exécution. Ce relevé doit pouvoir être examiné par le maître d’œuvre à tout moment jugé raisonnable (article 37.7 des conditions générales).
Le prix de toutes les modifications est établi conformément aux règles énoncées à l’article 37.6 des conditions générales. Chaque fois que cela est possible, les taux et prix appropriés indiqués dans le détail estimatif ou le bordereau de prix doivent être utilisés, du moins comme base. Ce n’est que lorsqu’aucun taux ou prix approprié ne peut être appliqué qu’un taux estimé «raisonnable et approprié» est fixé. Il se compose d’une estimation des coûts réels ainsi que des frais généraux et des bénéfices.
Une modification est parfois rendue nécessaire par un manquement du contractant ou par un défaut technique d’exécution du marché qui lui est imputable. Dans ce cas, tous les coûts supplémentaires entraînés par cette modification doivent être à la charge du contractant.
Administrative order
The supervisor can order any modification to any part of the works that are necessary for the proper completion or functioning of the works, provided that such modification does not alter the subject matter of the contract. Articles 37(2) to 37(8) of the general conditions define these changes and the procedures and criteria for making, processing and pricing them. These procedures are based on two basic principles: firstly, that only the supervisor, and not the contracting authority, can order modifications and, secondly, that modifications are ordered in the form of administrative orders.
There may be urgent situations where it is necessary to issue oral instructions to the contractor. In such cases, the oral instructions should be promptly confirmed by issuing an administrative order. Alternatively, the contractor may confirm in writing to the supervisor an oral order that has been given by the supervisor. This is deemed to be an administrative order unless immediately contradicted by the supervisor in writing (Article 37(3) of the general conditions).
Except in the case of an emergency when oral instructions are issued, the following procedure applies to orders for modifications:
Although the supervisor is not obliged to seek the contracting authority’s authorisation before asking proposals from the contractor, it is advisable for her/him to consult with the contracting authority in order to make sure that the latter does not disagree. This is particularly important in the event of financial consequences to be borne by the contracting authority.
The supervisor notifies the contractor of his intention to order the modification and gives details of its nature and form. The contractor must then, without delay, submit to the supervisor a written proposal containing:
a description of the tasks to be implemented or the measures to be taken and a programme for execution;
any necessary amendments to the programme of implementation of tasks or to any of the contractor’s obligations resulting from this contract; and
any adjustment to the contract price in accordance with the rules set out in Article 37 general conditions.
If the supervisor is satisfied with the contractor’s proposal and after due consultation with the contracting authority, the supervisor issues the administrative order for the modification that will state the technical details of the works to be undertaken, changes to the contract price, any changes to the programme of implementation and, if necessary, the manner in which the works are to be implemented.
If the supervisor is not satisfied with the contractor’s proposal or it falls outside the authorisation given by the contracting authority, the supervisor may either:
consult further with the contracting authority and the contractor; or
issue the administrative order on the basis of his previous consultation with the contracting authority, stating how it is to be valued in accordance with Article 37(6) of the general conditions.
If the contractor disagrees with the changes to the contract price stated in the administrative order, she/he may claim for additional payment under Article 55 of the general conditions. If the contractor considers that the requirements of an administrative order go beyond the authority of the supervisor or of the scope of the contract, it must give notice, with reasons, to the supervisor (Article 12(4) of the general conditions). If the contractor considers that she/he is entitled to an extension to the period of implementation greater than any she/he may have been granted, she/he may submit a request under Article 35 of the general conditions. In any event, the contractor is required to carry out the variation without waiting for the outcome of his claim or request.
As mentioned, the procedure is different in urgent situations where oral instructions have to be issued. If in those situations, the cost estimate or the details of the modification could not be fully specified before the order, the contractor must keep records of the costs of undertaking the variation and of time spent on it. These records must be open to inspection by the supervisor at all reasonable times (Article 37(7) of the general conditions).
All variations are priced in accordance with the rules set out in Article 37(6) of the general conditions. Wherever possible, appropriate rates and prices in the bill of quantities or price schedule are to be used, at least as a basis. Only when there are no appropriate rate and prices that are applicable, should a ‘reasonable and proper’ rate be fixed. This consists of an estimate of actual cost together with overheads and profit.
Sometimes a modification is required by a default or a technical breach of contract by the contractor. In such a case, any additional cost attributable to that modification must be borne by the contractor.
The cumulative value of the modifications ordered by the supervisor through administrative orders as well as any modification concluded by addendum in accordance with indent c) of Section 21.7.3 of the present guide must remain below the following thresholds: EUR 5 000 000 and 15% of the initial contract valueLa valeur cumulée des modifications ordonnées par le maître d’œuvre au moyen d’ordres de service ainsi que de toute modification conclue par avenant conformément au point c) de la section 21.7.3 du présent guide doit rester inférieure aux seuils suivants: 5 000 000 EUR et 15 % du montant du marché initial.
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Addendum
Les parties au contrat peuvent également décider de conclure des modifications au moyen d’un avenant (article 37.1 des conditions générales).
À cet égard, un marché de travaux peut être modifié au moyen d’un simple avenant, sans qu'il soit nécessaire de recourir à une procédure négociée (voir le PRAG pour plus de détails sur la modification des marchés de travaux au moyen d’une procédure négociée) dans les cas suivants, pour autant que la modification ne porte pas sur l’objet du marché:
travaux supplémentaires du contractant principal qui sont devenus nécessaires, si les conditions cumulées suivantes sont réunies:
ils ne figuraient pas dans le marché initial (autrement dit, ils sont différents de ceux qui étaient prévus dans le marché initial);
un changement de contractant est impossible pour des raisons techniques (par exemple, la compatibilité avec les équipements, services ou installations existants);
un changement de contractant entraînerait une augmentation substantielle des coûts pour le maître d’ouvrage;
l’augmentation de prix éventuelle, compte tenu de la valeur cumulée nette des modifications successives, n’est pas supérieure à 50 % du montant du marché initial;
modifications rendues nécessaires par des circonstances qu’un maître d’ouvrage diligent ne pouvait pas prévoir, pour autant que l’augmentation de prix éventuelle ne soit pas supérieure à 50 % du montant du marché initial;
lorsque la valeur de la modification est inférieure aux seuils suivants: 5 000 000 EUR et 15 % du montant du marché initial pour les marchés de travaux (la valeur cumulée nette de plusieurs modifications successives, y compris les modifications ordonnées par le maître d’œuvre au moyen d’ordres de service, doit rester inférieure à ces seuils);
toutes les autres modifications ne modifiant pas les exigences minimales de la procédure de passation de marché initiale, mais dont la valeur respecte les limites fixées au point c) ci-dessus, à moins que cette modification de la valeur soit le résultat de l’application rigoureuse des documents de marché ou des dispositions contractuelles.
REMARQUE
Les augmentations du montant initial du marché du fait de l’application rigoureuse des documents de marché ou des dispositions contractuelles, telles que les clauses relatives à la révision des prix ou au métré, ne sont pas considérées comme des modifications du marché et ne sont pas soumises aux limitations définies ci-dessus aux points a), b) et c) de la section 21.7.3 du présent guide.
The parties to the contract may also decide to conclude modifications through an addendum (Article 37(1) of the general conditions).
In this regard, a works contract can be modified by means of simple addendum, with no need to undertake a negotiated procedure (see PRAG for more details on modifying works contracts through a negotiated procedure), in the following cases, provided the modification does not alter the subject matter of the contract:
additional works by the original contractor that have become necessary, if the following cumulative conditions are fulfilled:
they were not included in the initial procurement (i.e. not similar to the ones that were provided for in the initial contract);
changing contractor is not feasible for technical reasons (e.g. compatibility with existing equipment, services or installations);
changing contractor would cause substantial duplication of costs for the contracting authority;
any increase in price, including the net cumulative value of successive modifications, does not exceed 50% of the initial contract value;
modification needed because of circumstances that a diligent contracting authority could not foresee, provided that any increase in price does not exceed 50% of the initial contract value;
where the value of the modification is below the following thresholds: EUR 5 000 000 and 15% of the initial contract value for works contracts (the net cumulative value of several successive modifications, including modifications ordered by the supervisor through administrative orders, must remain below these thresholds).
all other modifications that do not alter the minimum requirements of the initial procurement but the value of which is within the limits of point c) above, unless such modification of value results from the strict application of the procurement documents or contractual provisions.
NOTA BENE
Increases vis-à-vis the initial contract price, which result from the strict application of the procurement documents or contractual provisions, such as the price revision or the measurement clauses, are not to be considered as contract modifications and are not subject to the limitations specified above under indents a), b) and c) of Section 21.7.3 of the present guide.
Modifications under indents a) and b) of Section 21.7.3 of the present guide cannot be made by an administrative order issued by the supervisor but may only be concluded through an addendumLes modifications au titre des points a) et b) de la section 21.7.3 du présent guide ne peuvent pas être effectuées au moyen d’un ordre de service émanant du maître d’œuvre; elles peuvent uniquement être conclues sous forme d’avenant.
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Testing, acceptance and maintenance
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Le contractant est tenu d’exécuter les travaux et de fournir les divers matériaux et composants nécessaires aux travaux conformément aux spécifications techniques, échantillons, etc. prévus dans le marché (article 40.2 des conditions générales). Afin de vérifier que les composants, les matériaux et l’ouvraison présentent la qualité et, le cas échéant, existent dans les quantités requises, le maître d’œuvre a le droit de les inspecter, de les examiner, de les mesurer et de les tester, ainsi que de vérifier les étapes de préparation, de fabrication ou de construction de tout ce qui est en cours de préparation, de fabrication ou de construction pour être livré au titre du marché. Les modalités spécifiques concernant les inspections et les tests sont définies à l’article 41 des conditions particulières.
En outre, si les conditions particulières l’exigent (article 40.3 des conditions générales), l’incorporation aux ouvrages des composants et des matériaux peut être soumise à une réception technique préliminaire.
La réception provisoire intervient lorsque les ouvrages sont achevés et que le maître d’ouvrage peut en prendre possession.
La réception définitive intervient après la période de garantie, lorsqu’il a été remédié à tous les vices. Le marché peut permettre la réception provisoire des ouvrages en parties ou tronçons (réception provisoire partielle).
La période de garantie indiquée dans le marché débute à la réception provisoire. S’agissant des éléments défectueux qui doivent être remplacés ou remis en état, la période de garantie recommence à compter du moment auquel le remplacement ou la remise en état est effectué d’une manière jugée satisfaisante par le maître d’œuvre.
The contractor is required to provide the works and supply the various materials and components necessary for the works that conform to the specifications, samples, etc. laid down in the contract (Article 40(2) of the general conditions). The supervisor must be entitled to inspect, examine, measure and test the components, materials and workmanship, and verify the progress of preparation, fabrication or manufacture of anything being prepared, fabricated or manufactured for delivery under the contract in order to establish whether the components, materials and workmanship are of the requisite quality and quantity. Specific arrangements regarding inspection and testing should be defined in the special conditions, Article 41.
In addition, if required in the special conditions (Article 40(3) of the general conditions), incorporation of components and materials in the works may be subject to preliminary technical acceptance.
The provisional acceptance intervenes when the works are complete and can be taken over by the contracting authority.
The final acceptance after the defects liability period is issued when all defects have been made good. The contract may permit the provisional acceptance of the works in parts or sections (partial provisional acceptance).
The defects liability period stated in the contract commences on provisional acceptance. For defective items that have to be replaced or renewed, the defects liability period restarts at the time of replacement or renewal being made to the satisfaction of the supervisor.
The contractor is responsible for rectifying all defects that are observed in the works during the defects liability period. She/he will not, however, be liable for defects that, for example, are attributable to an abnormal use of the works by, or acts of, the contracting authority or the supervisorLe contractant est tenu de remédier à tous les vices constatés dans les ouvrages pendant la période de garantie. Toutefois, il n’est pas responsable des vices qui sont, par exemple, imputables à une utilisation anormale des ouvrages ou à des actes du maître d’ouvrage ou du maître d’œuvre.
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Preliminary technical acceptance: inspection and testing of materials and workmanship
When the contractor considers that certain items are ready for preliminary technical acceptance, she/he takes the initiative by sending a request to the supervisor (Article 40(3) of the general conditions). If the supervisor finds them satisfactory, she/he must issue a certificate stating that the items meet the requirements for preliminary technical acceptance laid down in the contract.
Before delivering such a certificate, the supervisor will proceed to inspection and testing. Inspection and testing may take place at the place of manufacture, the site or other places as may be specified in the contract (Article 41(2) of the general conditions).
In preparing his programme of implementation of tasks, the contractor should allow for inspection and testing by the supervisor and for the acceptance procedures. The contractor’s tender price should include cover the costs to be borne by the contractor for testing and inspection as specified in the contract.
If the supervisor and the contractor disagree on the test results, either party can require the test to be repeated or can request that the test is carried out by an independent expert. In that case, the party who is proved wrong pays for the repeated test. The result of the retesting is final (Article 41(6) of the general conditions).
Components and materials that are not of the specified quality must be rejected. Article 42 of the general conditions describes the procedure to be followed in that case including the possibility for the contracting authority to employ another contractor to make good any defects (Article 42(4) of the general conditions).
It should be pointed out that the signing of a preliminary technical acceptance certificate is not final. It does not prevent the supervisor from rejecting components or materials if further examination reveals defects or faults (Article 40(4) of the general conditions).
In carrying out his duties, in particular during inspection and testing, the supervisor often gains access to information of a commercial nature regarding methods of manufacture and how an undertaking operates. She/he is required to respect the confidentiality of this information (Article 41(7) of the general conditions
Lorsque le contractant estime que certains éléments sont prêts pour une réception technique préliminaire, il prend l’initiative d’adresser une demande au maître d’œuvre (article 40.3 des conditions générales). Si le maître d’œuvre juge ces éléments satisfaisants, il doit établir un certificat indiquant que les éléments répondent aux conditions fixées pour la réception technique préliminaire dans le marché.
Avant d’établir ce certificat, le maître d’œuvre procède aux inspections et aux tests. Ces opérations se déroulent au lieu de construction, sur le chantier ou en tout autre endroit indiqué dans le marché (article 41.2 des conditions générales).
Lorsqu’il élabore son programme de mise en œuvre des tâches, le contractant doit prévoir les inspections et les tests à effectuer par le maître d’œuvre ainsi que les procédures de réception. Le contractant doit en outre inclure dans le montant de son offre tous les frais à sa charge en ce qui concerne les inspections et les tests comme prévu dans le marché.
Si le maître d’œuvre et le contractant sont en désaccord quant aux résultats des tests, l’une ou l’autre des parties peut demander que les tests soient refaits ou réalisés par un expert indépendant. Dans ce cas, les frais des contre-épreuves sont à la charge de la partie qui a tort. Les résultats des contre-épreuves sont décisifs (article 41.6 des conditions générales).
Les composants et matériaux qui n’ont pas la qualité spécifiée sont rebutés. L’article 42 des conditions générales décrit la procédure à suivre dans ce cas, notamment la possibilité offerte au maître d’ouvrage d’employer un autre contractant pour remédier à tout vice (article 42.4 des conditions générales).
Il convient de souligner que la signature d’un certificat de réception technique préliminaire n’a pas de caractère définitif. Elle n’empêche pas le maître d’œuvre de rebuter des composants ou des matériaux si des vices ou des malfaçons y sont ultérieurement constatés (article 40.4 des conditions générales).
Dans l’exercice de ses fonctions, et en particulier lors des inspections et des tests, le maître d’œuvre a souvent accès à des informations de nature commerciale concernant les méthodes de construction et les procédés de l’entreprise. Il est tenu de respecter le caractère confidentiel de ces informations (article 41.7 des conditions générales).
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La réception provisoire partielle est la réception à titre provisoire de parties ou tronçons d’ouvrages qui sont achevés et peuvent être utilisés par le maître d’ouvrage (article 59.2 des conditions générales).
Partial provisional acceptance
Partial provisional acceptance involves the acceptance, on a provisional basis, of parts or sections of the works that have been completed and can be used by the contracting authority (Article 59(2) of the general conditions).
In cases of urgency, the contracting authority may take over part of the works even though they have not been the subject of partial provisional acceptance. In those cases, the supervisor is required to prepare a list of outstanding work and obtain the contractor’s prior agreement to it. The contractor is then permitted to complete the outstanding work as soon as practicable (Article 59(1) of the general conditionsDans les situations d’urgence, le maître d’ouvrage peut prendre possession d’une partie des ouvrages même s’ils n’ont pas fait l’objet d’une réception provisoire partielle. Dans ce cas, le maître d’œuvre est tenu d’établir une liste des travaux en suspens et de la faire préalablement approuver par le contractant. Le contractant est alors autorisé à achever les travaux en suspens dès que possible (article 59.1 des conditions générales).
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Le contractant est tenu d’engager le processus de réception provisoire des ouvrages. Le contractant peut demander la réception provisoire au plus tôt 15 jours avant la date à laquelle, à son avis, les travaux seront achevés et prêts pour la réception provisoire. Dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande du contractant, le maître d’œuvre est tenu d’établir le certificat de réception provisoire à l’intention du contractant, avec copie au maître d’ouvrage, ou de rejeter la demande (article 60.2 des conditions générales). Si le maître d’œuvre omet soit de délivrer le certificat de réception provisoire, soit de rejeter la demande du contractant dans un délai de 30 jours, il est réputé avoir délivré ce certificat le dernier jour de ce délai (article 60.3 des conditions générales).
Après la réception provisoire des ouvrages, le contractant est tenu de procéder au démantèlement et à l’enlèvement du chantier de tous ses équipements encore présents, des structures temporaires ainsi que des matériaux dont il n’a plus besoin, de faire disparaître les gravats ou encombrements et de remettre les lieux en l’état conformément au marché (article 60.4 des conditions générales). L’obligation faite au contractant de laisser les lieux en bon état revêt une importance primordiale puisqu’il en découle des conséquences tant financières qu’environnementales. Il convient d’accorder une attention particulière non seulement aux ouvrages achevés et à leurs environs, mais aussi aux carrières, zones d’emprunt, bâtiments, sources d’eau, etc., que le maître d’ouvrage a mis à disposition du contractant. Le maître d’œuvre doit veiller au respect de cette obligation.
Provisional acceptance
The contractor is required to initiate the process of provisional acceptance of the works. She/he may apply for such provisional acceptance not earlier than 15 days before the works, in the contractor’s opinion, are complete and ready for provisional acceptance. The supervisor is obliged within 30 days after the receipt of the contractor’s application, either to issue the certificate of provisional acceptance to the contractor, with a copy to the contracting authority, or to reject the application (Article 60(2) of the general conditions). If the supervisor fails either to issue the certificate of provisional acceptance or to reject the contractor’s application within the period of 30 days, she/he is deemed to have issued the certificate on the last day of that period (Article 60(3) of the general conditions).
Upon provisional acceptance of the works, the contractor is required to dismantle and remove from the site all his remaining equipment, temporary structures and materials she/he no longer requires and any litter or obstructions and restore the site to the conditions specified in the contract (Article 60(4) of the general conditions). The obligation of the contractor to leave the site in proper condition is of utmost importance as it carries both cost and environmental consequences. Particular attention should be paid not only to the completed works and its vicinity but also to any quarries, borrow pits, buildings, water sources, etc., which were put at the disposal of the contractor by the contracting authority. The supervisor should ensure that this obligation is enforced.
After provisional acceptance and without prejudice to the defects liability period referred to below, the contractor must no longer be responsible for risks that may affect the works and that result from causes not attributable to her/him. However, the contractor must be responsible as from the date of provisional acceptance for the soundness of the construction for the period specified in the law of the country in which the works are executed, that also specifies the nature and extent of this liability (Article 61(8) of the general conditionsAprès la réception provisoire, et sans préjudice de la période de garantie dont il est question ci-dessous, le contractant n’est plus responsable des risques auxquels peuvent être exposés les ouvrages et qui résultent de causes qui ne lui sont pas imputables. Toutefois, il demeure responsable, à partir de la date de la réception provisoire, de la solidité des ouvrages pendant la période prescrite par le droit du pays où les travaux sont effectués, qui précise également la nature et l’étendue de cette responsabilité (article 61.8 des conditions générales).
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La période de garantie débute à la date de réception provisoire et, en l’absence de précision dans les conditions particulières, porte sur 365 jours. Au besoin, des périodes de garantie différentes peuvent être définies pour les différents tronçons des ouvrages.
La période de garantie des éléments qui ont été remplacés ou réparés ne commence qu’à compter de la date à laquelle les vices constatés sont réparés par le contractant et certifiés par le maître d’œuvre.
Le principal objet de la période de garantie est de montrer, dans des conditions d’exploitation réelles, que les travaux ont été, d’un point de vue technique, effectués conformément aux conditions fixées dans le marché. Au cours de cette période, le contractant est tenu d’achever tous travaux en suspens susceptibles d’être énumérés dans le certificat de réception provisoire partielle. Il doit également remédier aux vices qui apparaissent au cours de la période de garantie (article 61.1 des conditions générales).
En général, le marché ne prévoit pas que le contractant assure l’entretien courant pendant la période de garantie, sauf indication contraire dans les conditions particulières (avec les dispositions correspondantes dans les spécifications techniques) (article 61.6 des conditions générales).
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On the date of provisional acceptance a defects liability period commences, which is 365 days unless otherwise specified in the special conditions. Separate sections of the works may be assigned different defects liability periods, if need be.
The defects liability period for items that have been replaced or repaired commences only after the observed defects have been remedied by the contractor and certified by the supervisor.
The main purpose of the defects liability period is to demonstrate under operational conditions that the works have been carried out technically in accordance with the requirements of the contract. During this period, the contractor must not only complete any outstanding items of work as may be listed in the certificate of partial provisional acceptance. She/he should also remedy any defects that are revealed during the defects liability period (Article 61(1) of the general conditions).
The contract does not generally require the contractor to perform operational maintenance during the defects liability period, unless the special conditions provide otherwise (with corresponding provisions in the technical specifications) (Article 61(6) of the general conditions).
The contracting authority or the supervisor should notify the contractor if any defect appears or damage occurs for which the contractor is responsible during the defects liability period. If the contractor fails to remedy a defect within the time limit stipulated in the notification, the contracting authority itself may carry out the repairs or employ someone else to do so, at the contractor’s risk and expense. In this case, the costs for carrying out the repairs are deducted from monies due to, or from guarantees held against, the contractor, or from both. Also, the contracting authority may terminate the contract (Article 61(3) of the general conditionsSi des vices ou des dommages imputables au contractant apparaissent ou surviennent au cours de la période de garantie, le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre le notifie au contractant. Si celui-ci omet de réparer un vice dans le délai indiqué dans la notification, le maître d’ouvrage peut effectuer lui-même les réparations ou les faire effectuer par un tiers aux frais et risques du contractant. Dans ce cas, les frais d'exécution des réparations sont prélevés sur les sommes dues au contractant ou sur les garanties détenues à son égard, ou sur les deux. Le maître d’ouvrage a également la possibilité de résilier le marché (article 61.3 des conditions générales).
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Le maître d’œuvre doit délivrer un certificat de réception définitive au contractant, avec copie au maître d’ouvrage, dans un délai de 30 jours après l’expiration de la dernière période de garantie (lorsqu’il y en a plusieurs).
Le certificat de réception définitive ne délie pas le contractant de toutes les obligations qui lui incombent au titre du marché et il demeure responsable, à partir de la date de la réception provisoire, de la solidité des ouvrages, telle que prescrite par le droit du pays où les travaux sont effectués. Il est possible que les ouvrages comportent des vices cachés ou des malfaçons qui n’étaient pas décelables à la fin de la période de garantie. Le contractant demeure responsable de ces vices ou malfaçons pendant les périodes et pour l’étendue prescrites dans le marché et par le droit du pays où les travaux sont effectués.
Final acceptance
The supervisor must issue a final acceptance certificate to the contractor, with a copy to the contracting authority, within 30 days of the expiration of the latest defects liability period (if there is more than one such period).
The final acceptance certificate does not release the contractor from all his obligations under the contract and the contractor remains responsible as from the date of provisional acceptance for the soundness of the construction, as laid down in the in the law of the country in which the works are executed. The works could contain latent defects or faults that were not discoverable at the end of the defects liability period. The contractor remains liable for these defects or faults for the periods and extent specified both in the contract and in the law of the country in which the works are executed.
A number of consequences follow from the signature of the final acceptance certificate. For example, the contractor is required to return to the supervisor all contract documents (Article 8(1) of the general conditions). The contractor must submit to the supervisor a draft final statement of account within 90 days of the issuing of the final acceptance certificate (Article 51(1) of the general conditions). The retention sum or retention guarantee and the performance guarantee must be released to the contractor within 60 days after the signed final statement of account has been issued by the contracting authority (Article 47(3) of the general conditions and 15(8) of the general conditions). There may still, of course, be some matters in dispute at this time, which are the subject of amicable settlement, conciliation, arbitration or other litigation procedures. Therefore, the retention sum or retention guarantee and the performance guarantee are released for their total amount except for amounts that are the subject of amicable settlement, arbitration or litigation (Article 51(3) of the general conditionsPlusieurs conséquences découlent de la signature du certificat de réception définitive. Par exemple, le contractant est tenu de restituer au maître d'œuvre tous les documents contractuels (article 8.1 des conditions générales). Il doit soumettre au maître d’œuvre un projet de décompte définitif dans un délai de 90 jours à compter de la délivrance du certificat de réception définitive (article 51.1 des conditions générales). Les retenues de garantie ou la garantie de rétention et la garantie de bonne exécution doivent être libérées en faveur du contractant dans un délai de 60 jours à compter de la délivrance du décompte définitif signé par le maître d’ouvrage (articles 47.3 et 15.8 des conditions générales). Bien entendu, il peut subsister à ce stade des points litigieux faisant l’objet d’un règlement à l’amiable, d’une procédure de conciliation ou d’arbitrage ou d’une autre procédure juridictionnelle. Dès lors, les retenues de garantie ou la garantie de rétention et la garantie de bonne exécution sont libérées à hauteur de leur montant total à l’exception des montants faisant l’objet d’un règlement à l’amiable, d’une procédure d’arbitrage ou d’une procédure juridictionnelle (article 51.3 des conditions générales).
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La protection minimale garantie au maître d’ouvrage est décrite à l’article 43.1 des conditions générales, qui prévoit que tous les éléments apportés sur le chantier, à l’exception des véhicules servant au transport vers le chantier ou hors du chantier des ouvriers, des matériaux, etc. sont réputés être destinés exclusivement à l’exécution des travaux sur le chantier. Dès lors, le contractant ne peut pas les utiliser pour exécuter des travaux dans le cadre d’autres contrats. Si le contractant souhaite enlever du chantier des équipements ou ouvrages temporaires ou des installations ou matériaux, il doit tout d’abord obtenir le consentement du maître d’œuvre. Les demandes et consentements se font par écrit afin d’en conserver la trace.
Les conditions particulières peuvent prévoir que la propriété des équipements, matériaux, etc. soit dévolue au maître d’ouvrage pendant toute l’exécution du marché, ou que d’autres arrangements soient pris pour protéger le maître d’ouvrage pendant cette période (article 43.2 des conditions générales). Dans certains systèmes juridictionnels, en cas de faillite d’un contractant, d’autres créanciers peuvent faire valoir un droit de propriété de meilleur rang et donc bénéficier d’un droit prioritaire sur les biens. Dans ces systèmes juridictionnels, la dévolution légale de la propriété ou l’établissement d’une sûreté est essentiel pour protéger les droits du maître d’ouvrage et lui permettre d’achever les travaux.
Cette précaution est tout aussi importante en cas de résiliation du marché pour défaut d’exécution du contractant, lorsque le maître d’ouvrage a le droit d’utiliser les équipements, ouvrages temporaires, installations et matériaux se trouvant sur le chantier pour achever les travaux (article 43.3 des conditions générales). La situation est différente lorsque le contractant est en droit de résilier le marché. Dans ce cas, il peut enlever ses équipements du chantier, mais sous réserve de la loi du pays du maître d’ouvrage.
Property in plant and materials
The minimum protection for the contracting authority is described in Article 43(1) of the general conditions, which provides that anything brought onto the site, other than vehicles that are used for transporting labour, materials etc. to or from the site, is deemed to be intended exclusively for work on the site. Thus, it cannot be used by the contractor for work on other contracts. If the contractor wishes to remove from the site any equipment or temporary works or plant or materials, she/he is required first to obtain the consent of the supervisor. The requests and consents should be in writing, so that proper records can be kept.
The special conditions may provide that ownership of equipment, materials, etc. be vested in the contracting authority for the duration of the execution of the works, or that other arrangements are made, to protect the contracting authority for that period (Article 43(2) of the general conditions). In certain types of jurisdiction, in the event of a contractor becoming bankrupt, other creditors may be able to show a better title of ownership and thus have prior claim to the goods. In such jurisdictions, proper legal vesting or the establishment of a sufficient lien is essential to safeguard the rights of the contracting authority and allow it to complete the works.
This is equally important in case of termination of the contract due to breach of contract by the contractor where the contracting authority is entitled to use the equipment, temporary works, plant and materials on the site to complete the works (Article 43(3) of the general conditions). The situation is different when the contractor is entitled to terminate the contract. In that case she/he may remove his equipment from the site, subject, however, to the law of the country of the contracting authority.
Article 43(4) general conditions provides for the situation where the contractor hires equipment, temporary works etc. It requests the contractor to agree with the owner to hire these items to the contracting authority on the same terms as they were hired by the contractor, in the event of termination by the contracting authority. It also requires the owner to permit their use by another contractor employed by the contracting authority for completing the worksL’article 43.4 des conditions générales traite de la situation dans laquelle le contractant loue des équipements, ouvrages temporaires, etc. Il prévoit qu’en cas de résiliation par le maître d’ouvrage, le contractant doit convenir avec le propriétaire que celui-ci loue les éléments au maître d’ouvrage aux mêmes conditions qu’il les a loués au contractant. Il impose également au propriétaire de permettre l’utilisation de ces éléments par un autre entrepreneur travaillant pour le maître d’ouvrage pour l’achèvement des travaux.
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Le dédouanement, les licences d’importation et d’exportation, les formalités portuaires, de stockage et de transport incombent normalement au contractant, qui doit prendre toutes les mesures nécessaires, en temps utile, pour satisfaire aux conditions fixées dans son programme.
Tax and customs arrangements
Clearance through customs, import and export licenses, port regulations, storage and transport regulations are normally the responsibility of the contractor and she/he should take all necessary steps in sufficient time to meet the requirements of his programme.
Under the EDF, in accordance with Article 31, Annex IV to the Cotonou AgreementAu titre du FED, conformément à l’annexe IV, article 31, de l’accord de Cotonou
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Au titre de l’annexe IV, article 31, paragraphe 2, point b), de l’accord de Cotonou, les bénéfices et autres revenus résultant des travaux sont imposables si le contractant est établi dans le pays où les travaux sont effectués ou, en tout état de cause, si la durée des travaux est supérieure à 6 mois. Si l’État ACP applique un régime plus favorable à d’autres États ou organisations internationales, il doit également l’appliquer aux projets financés par le FED (voir annexe IV, article 31, paragraphe 1, de l’accord de Cotonou).
the contractor is normally required to pay duties and taxes for imported items to be incorporated into the works, unless otherwise stated in the contract. However, equipment and temporary works items should be admitted free of duties. Under such circumstances, it is important to clarify the limits on the use of such equipment and temporary works items as well as any time limit for their re-export after completion of the works.
Under Article 31(2)b of Annex IV of the Cotonou Agreement, profits and other income resulting from the works are taxable if the contractor is established in the country where the works are executed or, in any case, if the works exceed a duration of 6 months. If the ACP country applies more favourable arrangements to other states or international organisations, it should also apply them to projects funded by the EDF, cf. Article 31(1) Annex IV to Cotonou Agreement.
The contracting authority should give whatever assistance possible to the contractor in connection with clearances through customs, but the contractor herself/himself is ultimately responsible for fulfilling tax and customs obligationsLe maître d’ouvrage doit apporter toute l’aide qu’il peut au contractant en ce qui concerne le dédouanement, mais c’est le contractant qui est responsable en dernier ressort du respect des obligations fiscales et douanières.
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Revision of prices
The contractor is bound by the rates and prices in the contract and she/he carries the risk of increases in prices of labour, materials etc. during the period of implementation of tasks. However, revision of prices is allowed if stated in the special conditions (Article 48(2) of the general conditions
Le contractant est lié par les taux et prix indiqués dans le marché et supporte le risque d’augmentation des prix de la main-d’œuvre, des matériaux, etc. pendant la période de mise en œuvre des tâches. La révision des prix est cependant autorisée si elle est prévue dans les conditions particulières (article 48.2 des conditions générales)
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La «révision des prix» désigne toute modification apportée au montant du marché en raison de facteurs extérieurs indépendants de la volonté du maître d’ouvrage et du contractant, et qui tient compte de la variation du prix d’éléments significatifs des coûts du contractant, comme la main-d’œuvre et les matériaux (articles 48.2 et 48.4 des conditions générales). La révision des prix peut donner lieu à une augmentation ou une réduction du montant du marché.
La révision des prix nécessite une date de référence à laquelle les prix sont déterminés. Cette date est fixée 30 jours avant la date limite de soumission des offres ou, dans le cas d’un marché de gré à gré, c'est la date à laquelle le marché a été signé par le contractant (article 48.3 des conditions générales).
Les modalités de la révision sont mentionnées dans les conditions particulières, qui doivent préciser les éléments pouvant faire l’objet d’une révision des prix. Il s’agit normalement des matériaux utilisés en très grande quantité (par exemple, ciment, agrégats, bois, acier, carburant), qui font souvent l’objet de formules mono-matériaux, ainsi que d’autres éléments entrant dans le calcul de la formule proportionnelle, comme la main-d’œuvre répartie par catégories (par exemple, personnel de bureau, divers corps de métiers, conducteurs d’engins, manœuvres). La révision des prix suppose bien entendu que les prix de base de ces éléments soient indiqués clairement dans les documents contractuels.
Si les conditions particulières indiquent que les prix effectivement payés par le contractant constituent la base de la révision des prix, ce dernier doit fournir les factures. Cela n’est pas nécessaire lorsque les conditions particulières retiennent l’indice des prix comme base. Cette méthode ne peut être utilisée que pour les éléments pour lesquels un indice de prix est régulièrement publié dans les États concernés. Bien que cette méthode ne donne qu’une idée approximative de l’effet des augmentations de prix sur les coûts supportés par le contractant, elle est en revanche beaucoup plus simple à utiliser. Si c’est cette méthode qui est retenue, les conditions particulières doivent en préciser les modalités.
In the case of changes in laws or public regulations or decisions that cause extra cost to the contractor, price revision is, however, possible even when not stated in the special conditions (Article 48(4) of the general conditions). This refers for example to situations where new taxes are introduced.
Revision of prices refers to changes in the contract price that are due to external factors, beyond the control of the contracting authority and the contractor, and takes account of changes in the prices of significant elements in the contractor’s costs such as labour and materials (Article 48(2) of the general conditions and 48(4) of the general conditions). Revision of prices can result in increases or reductions of the contract price.
Revision of prices requires a reference date on which prices are determined. This date is set 30 days prior to the deadline for submission of tenders or is, in the case of a direct agreement contract, the date on which the contract was signed by the contractor (Article 48(3) of the general conditions).
The detailed rules for price revision are to be mentioned in the special conditions, which should specify the elements that are subject to price revision. These will normally include the materials to be used in substantial quantities (e.g. cement, aggregates, timber, steel, fuel), often subject of mono-material formulas, and other elements taken into account in the proportional formula, such as labour, grouped in different categories (e.g., office personnel, various trades, plant operators, unskilled). Price revision supposes of course that the basic prices of these elements are clearly mentioned in the contract documents.
If the special conditions refer to the prices effectively paid by the contractor as a basis for price revision, the contractor should supply the invoices. This is not requested where the special conditions refer to price indices as the basis for price revision. This method can only be used for elements for which regular price indices are published in the states concerned. Whilst this method gives only an approximate estimate of the effect of price increases on the contractor’s costs, it is much simpler to use. Full details should be included in the special conditions if this method is to be used.
Where the contractor fails to complete the works on the date that corresponds to the end of the initial period of implementation of tasks or the extended period, prices are ‘frozen’ in the sense that they cannot be increased. If, however, the prices of the basic elements are reduced after the stated date, appropriate deductions are made from amounts due to the contractor (Article 48(5) of the general conditionsSi le contractant n’achève pas les travaux à la date correspondant à la fin de la période initiale d’exécution des tâches ou de sa prolongation, les prix sont «gelés» en ce sens qu’ils ne peuvent pas être augmentés. Si toutefois le prix des éléments de base a diminué après la date indiquée, les déductions correspondantes sont effectuées sur les montants dus au contractant (article 48.5 des conditions générales).
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Payments
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Le contractant a droit à des paiements à différentes étapes de l’exécution du marché:le préfinancement, les paiements intermédiaires et le paiement final. Ces paiements doivent être effectués en euros ou en monnaie nationale (uniquement en cas de gestion indirecte), tel qu’indiqué dans les conditions particulières (article 44.1). Sauf indication contraire dans les conditions particulières, la garantie de bonne exécution est obligatoire. Cela signifie qu’aucun paiement ne peut être effectué tant que le contractant n’a pas fourni la garantie de bonne exécution. Le contractant est également tenu de constituer une garantie pour préfinancement, sauf indication contraire dans les conditions particulières [article 46.3, point c)].
Le préfinancement est remboursé par le contractant moyennant des retenues effectuées sur les paiements intermédiaires auxquels il a droit.
Les paiements intermédiaires sont des paiements, normalement mensuels, versés au titre des travaux qui ont été exécutés par le contractant (article 50.7 des conditions générales). Ils sont normalement calculés après évaluation des travaux exécutés et application des prix unitaires aux quantités. Les retenues effectuées sur les paiements intermédiaires servent non seulement au remboursement du préfinancement, mais comprennent aussi une retenue de garantie (article 47 des conditions générales – sauf si le maître d’ouvrage accepte de remplacer les retenues de garantie par une garantie de rétention). En principe, le montant des prélèvements sur les paiements intermédiaires qui doit être retenu en garantie de l’exécution des obligations du contractant pendant la période de garantie est égal à 10 % de chaque paiement.
Le contractant peut recevoir le paiement final une fois que le décompte définitif est délivré par le maître d’œuvre.
Dans le cadre des marchés en gestion indirecte qui font l’objet d’un contrôle ex ante de la Commission, les paiements sont normalement effectués, après accord du maître d’ouvrage et approbation de la délégation de l’Union, directement au contractant par la Commission.
General
The contractor is entitled to payments at various times throughout the performance of the contract: pre-financing, interim and final payments. These payments must be made in euro or in national currency (only in the case of indirect management) as specified in the special conditions (Article 44(1)). Unless otherwise specified in the special conditions, a performance guarantee is obligatory. If so, no payments can be made before the contractor has provided the performance guarantee. In addition, the contractor also has to provide a pre-financing payment guarantee, unless otherwise specified in the special conditions (Article 46(3)(c)).
Pre-financing is reimbursed by the contractor through deductions from the interim payments which the Contractor is entitled to receive.
Interim payments are payments, normally at monthly intervals, for work that the contractor has done (Article 50(7) of the general conditions). This is normally calculated by measurement of the work done and applying the unit rates to the quantities. Deductions to be made from the interim payments are not only for the reimbursement of pre-financing but also include a retention sum (Article 47 of the general conditions — unless the contracting authority agrees that retention sums are substituted by a retention guarantee). Normally, the sum to be retained from interim payments to guarantee implementation of the contractor’s obligations during the defects liability period is 10% of each instalment.
A final payment may be made to the contractor after the final statement of account has been issued by the supervisor.
In indirectly managed contracts with ex ante Commission control, payments are normally made, after approval by the contracting authority and endorsement by the EU delegation, directly to the contractor by the Commission.
Contractors are encouraged to submit reports and other documents (if any) related to a payment request in electronic version, if this is allowed by the national law of the contracting authority (under indirect management)Les contractants sont incités à communiquer par voie électronique leurs rapports et autres documents (le cas échéant) se rapportant aux demandes de paiement, si la législation nationale du maître d’ouvrage (dans le cadre d’une gestion indirecte) le permet.
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Des paiements de préfinancement peuvent être versés au contractant uniquement si les conditions particulières le prévoient (article 46).
Le contractant peut demander deux types de préfinancement:
un préfinancement forfaitaire versé dès le début du marché pour lui permettre de faire face aux débours entraînés par le démarrage des travaux; il ne peut être supérieur à 10 % du prix du marché initial;
un préfinancement pour l’achat d’équipements, d’outils et de matériaux nécessaires à l’exécution du marché et pour d’autres dépenses préalables importantes, comme les études et l’acquisition de brevets; ces avances ne peuvent être supérieures à 20 % du prix du marché (articles 46.1 et 46.2 des conditions générales).
Aucun préfinancement n’est accordé avant la conclusion du marché et la constitution de la garantie de bonne exécution et de la garantie pour préfinancement (article 46.3 des conditions générales).
Le remboursement du préfinancement s’effectue normalement par des retenues sur les paiements intermédiaires versés au contractant. En règle générale, le remboursement du préfinancement forfaitaire doit être effectué au plus tard lorsque 80 % du montant du marché ont été payés (90 % dans le cas du préfinancement pour l’achat d’équipements, d’outils et de matériaux).
La garantie pour préfinancement est normalement diminuée au fur et à mesure du montant remboursé sur les paiements intermédiaires et est libérable dès que la totalité du préfinancement est remboursée (article 46.7 des conditions générales).
Pre-financing
Pre-financing payments to the contractor can be made only if permitted by the special conditions (Article 46).
The contractor may request two types of pre-financing:
lump sum pre-financing, at the start of contract, enabling the contractor to meet expenditure resulting from the commencement of the execution of the contract; the amount of this advance may not exceed 10% of the original contract price;
pre-financing for the purchase of equipment, tools and materials required for carrying out the contract and for any other substantial prior expenses, such as surveys and the acquisition of patents; these advances cannot exceed 20% of the contract price (Article 46(1) of the general conditions and 46(2) of the general conditions).
Pre-financing cannot be granted until the contract has been concluded and the performance guarantee and the pre-financing payment guarantee have been provided (Article 46(3) of the general conditions).
Repayment of the pre-financing is normally made by a deduction from the interim payments to the contractor. As a rule, repayment of the lump sum pre-financing must be completed at the latest by the time 80% of the amount of the contract has been paid (90% in the case of the pre-financing for the purchase of equipment, tools and materials).
The guarantee for pre-financing payment is normally progressively reduced by the amount repaid in interim payments and its release becomes due when the total pre-financing is repaid (Article 46(7) of the general conditions).
A somewhat different situation arises if the pre-financing guarantee ceases to be valid and the contractor fails to re-validate it. In that case, the pre-financing can be recovered directly by means of a deduction by the contracting authority from further payments due to the contractor. The contracting authority may even terminate the contract (Article 46(5) of the general conditionsLa situation est quelque peu différente si la garantie pour préfinancement cesse d’être valable et que le contractant n’y remédie pas. Dans ce cas, le préfinancement peut être recouvré directement moyennant des retenues opérées par le maître d’ouvrage sur de futurs paiements dus au contractant. Le maître d’ouvrage peut même résilier le marché (article 46.5 des conditions générales).
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Le contractant doit soumettre une facture pour paiement intermédiaire au maître d’œuvre à la fin de chaque période d’un mois, sauf si une autre période est indiquée dans les conditions particulières (article 50.7). Au démarrage des travaux, le maître d’œuvre convient avec le contractant de la forme et du contenu du «dossier» de paiement (article 50.1 des conditions générales).
Les paiements intermédiaires sont versés pour les travaux exécutés par le contractant, les installations et matériaux livrés sur le chantier et incluent d’autres sommes, comme celles résultant d’une révision des prix. Des retenues doivent être faites pour le remboursement du préfinancement et pour les sommes retenues en garantie de l’exécution des obligations du contractant pendant la période de garantie (articles 50.1 et 47 des conditions générales).
L’article 50.2 des conditions générales indique les conditions qui doivent être satisfaites avant le paiement des installations et matériaux livrés sur le chantier. Le paiement de ces éléments ne signifie pas que le maître d’œuvre les a approuvés. Il est libre de les refuser ultérieurement (article 50.3 des conditions générales) et le paiement ne délie pas le contractant de sa responsabilité à l’égard de toute perte ou tout endommagement des installations et matériaux se trouvant sur le chantier.
Interim payments
The contractor must submit an invoice for interim payment to the supervisor at the end of each period of one month, unless another period is specified in the special conditions (Article 50(7)). At the start of the works, the supervisor should agree with the contractor on the form and content of the payment ‘dossier’ (Article 50(1) of the general conditions).
Interim payments relate to work that the contractor has executed, to plant and materials delivered to the site and other sums such as amounts resulting from revision of prices. Deductions should be made for repayment of pre-financing and for retention sums as guarantee for the contractor’s obligations during the defects liability period (Article 50(1) of the general conditions and Article 47 of the general conditions).
The specific conditions, which must be satisfied before payment for plant and materials delivered to the site, are stated in Article 50(2) of the general conditions. Payment for such items does not imply that the supervisor has accepted them. She/he is free to reject them at a later date (Article 50(3) of the general condition) and payment does not relieve the contractor of responsibility for loss or damage to plant and materials on site.
Within 30 days of receiving the contractor’s invoice for interim payment, the supervisor is required to issue to the contracting authority and the contractor an interim payment certificate stating the amount that (after due verification that the invoice amount reflects the payable amount) in his opinion is due to the contractor (Article 50(5)(a) and (b) of the general conditions). The supervisor is free to include corrections of errors or modifications of amounts in previous certificates (Article 50(6) of the general conditionsDans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture pour paiement intermédiaire soumise par le contractant, le maître d’œuvre est tenu d’adresser au maître d’ouvrage et au contractant, après avoir dûment vérifié que la facture reflète la somme due, un état de décompte indiquant le montant qu’il estime être dû au contractant [article 50.5, points a) et b), des conditions générales]. Le maître d’œuvre est libre de corriger des erreurs ou de modifier des montants figurant dans des états antérieurs (article 50.6 des conditions générales).
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Pour déterminer les paiements à verser au contractant, le maître d’œuvre doit évaluer ou mesurer les travaux exécutés par le contractant. Le mode d’évaluation dépend du type de marché:
a) pour les marchés à forfait, le maître d’œuvre doit demander un sous-détail du prix du marché (article 18.1 des conditions générales) et s’en servir comme base pour calculer la valeur des travaux exécutés. Si le marché prévoit des versements en plusieurs tranches, le paiement des pourcentages indiqués du montant du marché intervient lorsque les différentes tranches de travaux sont achevées;
b) pour les marchés à prix unitaires, les prix unitaires mentionnés dans le marché sont appliqués à la masse des travaux réellement exécutés. Le paiement se fonde sur l’évaluation ou la mesure des travaux réellement exécutés et sur la valeur des installations et matériaux se trouvant sur le chantier.
Lorsqu’il procède à la mesure des travaux, le maître d’œuvre est tenu d’en aviser le contractant afin que celui-ci puisse y assister ou s’y faire représenter par un mandataire qualifié. Le contractant est tenu d’apporter son concours à ces mesures et de fournir toutes les précisions demandées par le maître d’œuvre. S’il n’assiste pas aux mesures ou ne s’y fait pas représenter par un mandataire qualifié, le contractant est privé du droit de les contester par la suite [article 49.1, point b), sous iv), des conditions générales].
Sauf indication contraire dans le marché, les mesures sont effectuées en net [article 49.1, point b), sous v), des conditions générales]. Cela signifie que tout travail supplémentaire requis, comme une excavation supplémentaire pour agrandir l’espace de travail ou encore une excavation pour aller au-delà de la profondeur nécessaire, n’est pas mesuré pour les besoins du paiement, sauf si la méthode de mesure prévoit des postes spécifiques à cette fin;
Measurement
In deciding the payments to the contractor the supervisor must assess or measure the work that the contractor has done. The way that this measurement is done depends on the type of contract.
a) For lump-sum contracts, the supervisor should request a detailed breakdown of the contract price (Article 18(1) of the general conditions) and use this to calculate the value of work done. If the contract provides for payments in stages, payment of stated percentages of the contract price are made when various stages of the works, have been completed.
b) For unit-price contracts, the quantities of work actually done are priced at the unit rates mentioned in the contract. Payment is based on the measurement of work actually carried out and value of plant and materials on site.
When measuring the works, the supervisor is required to notify the contractor so that she/he can attend, or send a qualified agent to represent him/her. The contractor is required to help with the measurement and provide any necessary details requested by the supervisor. Failure by the contractor to attend, or omit to send such agent when measurement is being done deprives her/him of the right to challenge the measurements later (Article 49(1)(b)(iv) of the general conditions).
Unless otherwise provided in the contract, measurements should be taken net (Article 49(1)(b)(v) of the general conditions). This means that any extra work required, such as additional excavation for working space, or over-excavation, is not measured for payment purposes unless the method of measurement provides special items for such purposes.
c) For cost-plus contracts, the amount due under the contract must be determined on the basis of actual costs with an agreed addition for overheads and profit. The special conditions must stipulate the information that the contractor is required to submit to the supervisor and the manner in which it should be submittedc) pour les marchés en dépenses contrôlées, le montant dû au titre du marché doit être déterminé sur la base des coûts réels, majorés d’un commun accord des frais généraux et des bénéfices. Les conditions particulières doivent indiquer les informations que le contractant doit fournir au maître d’œuvre ainsi que la manière dont il doit les fournir.
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Les retenues de garantie prélevées sur les paiements intermédiaires constituent une sécurité supplémentaire pour l’exécution des travaux par le contractant pendant la période de garantie. La retenue maximale autorisée est de 10 % du prix du marché, mais un pourcentage moindre peut être suffisant en fonction des risques inhérents au marché et compte tenu du fait que ces prélèvements doivent être financés par le contractant et peuvent donc faire augmenter le montant des offres.
Le contractant peut proposer une garantie de rétention en lieu et place des retenues de garantie au plus tard à la date convenue pour le début des travaux (article 47.2 des conditions générales). Cette substitution requiert l’approbation préalable du maître d’ouvrage, afin qu’il s’assure, de la même manière que pour la garantie de bonne exécution mentionnée à l’article 15 des conditions générales, que la garantie est conforme aux obligations contractuelles.
Retention sum
The retention sums, which are to be deducted from interim payments, represent further security for the contractor’s performance during the defects liability period. Although the maximum retention permitted is 10% of the contract price, a lower percentage may be appropriate depending on the risks inherent to the contract and bearing in mind that such deductions must be financed by the contractor, resulting in higher tender prices.
The contractor may offer a retention guarantee as an alternative to retention sums not later than the date agreed for the commencement of the works (Article 47(2) of the general conditions). The contracting authority’s prior approval is required. This approval is to ascertain, in the same way as for the performance guarantee, mentioned in Article 15 of the general conditions, whether the guarantee is compliant with contractual obligations.
The sum retained or the retention guarantee should be released within 60 days of the issuing of the signed final statement of account. However, for contracts applying general conditions previous to PRAG 2015 version, the time period for release is 45 daysLes retenues de garantie ou la garantie de rétention sont libérées dans un délai de 60 jours à compter de la délivrance du décompte définitif signé. Cependant, dans le cas de marchés appliquant des conditions générales antérieures à la version 2015 du PRAG, le délai de libération est de 45 jours.
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Le contractant engage la procédure en soumettant au maître d’œuvre un projet de décompte définitif. Sauf convention contraire dans les conditions particulières, le délai pour cette soumission est de 90 jours après la délivrance du certificat de réception définitive (article 51.1 des conditions générales).
Pour que la soumission se fasse dans les délais impartis, il est essentiel que le contractant actualise ses registres au fur et à mesure de l’avancement des travaux et que les calculs soient faits progressivement plutôt que laissés en attente jusqu’à l’achèvement des travaux. Il est également essentiel que le contractant fasse figurer dans son projet de décompte définitif tous les montants qu’il estime lui être dus puisqu’il lui sera impossible d’en faire la réclamation à une date ultérieure (article 51.5 des conditions générales).
Dans un délai de 90 jours à compter de la réception du projet de décompte définitif et de toutes les pièces justificatives prévues par le marché, le maître d’œuvre est tenu de préparer et signer le décompte définitif, qui détermine le montant définitif dû aux parties au titre du marché (article 51.2 des conditions générales). Le maître d’ouvrage et le contractant signent ensuite le décompte définitif, reconnaissant ainsi la valeur globale et définitive des travaux exécutés au titre du marché, et transmettent un exemplaire signé au maître d’œuvre, accompagné d’une facture pour le paiement des sommes dues au contractant. Toutefois, le décompte définitif exclut les montants qui font à ce moment-là l’objet de négociations, d’une procédure de conciliation ou d’arbitrage ou d’une procédure juridictionnelle (article 51.3 des conditions générales).
Final statement of account
The contractor initiates the process by submitting to the supervisor a draft final statement of account. Unless otherwise agreed in the special conditions, the time limit for this submission is 90 days after the issuing of the final acceptance certificate (Article 51(1) of the general conditions).
To achieve submission within the stated period, it is essential that the contractor keeps up to date records as work progresses and that calculations are made progressively rather than left until the works have been completed. It is essential that the contractor includes in his draft final statement of account all claims for amounts that she/he considers are due to her/him, since she/he is effectively barred from claiming at a later date (Article 51(5) of the general conditions).
Within 90 days of receiving the draft final statement of account and all supporting information required by the contract, the supervisor is required to prepare and sign the final statement of account, which determines the final amount due to the parties under the contract (Article 51(2) of the general conditions). Then the contracting authority and the contractor also sign the final statement as an acknowledgement of the full and final value of the work implemented under the contract, and submit a signed copy to the supervisor together with an invoice for the payment of any amounts owed to the Contractor. However, the final statement of account excludes any amounts that are subject of negotiations, conciliation, arbitration or litigation at that time (Article 51(3) of the general conditions).
When signed, the final statement of account represents a discharge of the contracting authority’s obligation for payment other than the amounts still in dispute. This discharge becomes effective when all amounts due in accordance with the final statement of account have been paid and the performance guarantee returned to the contractor (Article 51(4) of the general conditionsUne fois signé, le décompte définitif a valeur de quittance déchargeant le maître d’ouvrage de son obligation de paiement, à l’exception des montants qui demeurent litigieux. La quittance devient libératoire après paiement de tous les montants dus conformément au décompte définitif et après restitution de la garantie de bonne exécution au contractant (article 51.4 des conditions générales).
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Conformément à l’article 44.3 des conditions générales, complétées par les conditions particulières, les délais de paiement varient en fonction de plusieurs critères. Tous les paiements doivent être exécutés dans un délai de 90 jours pour ce qui concerne le FED, tandis que pour les marchés financés par le budget de l’Union, les délais varient en fonction du mode de gestion (centralisée/directe; décentralisée/indirecte), mais aussi du type de paiement demandé (préfinancement, paiement intérimaire, décompte définitif).
Pour les marchés en gestion directe et conformément à l’article 53.1 des conditions particulières, si le délai de paiement indiqué dans le marché est dépassé, le contractant a automatiquement droit à des intérêts de retard. Toutefois, à titre exceptionnel, lorsque les intérêts sont d’un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au contractant que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.
Pour les marchés en gestion indirecte et conformément à l’article 53.1 des conditions générales, le contractant n’aura droit à des intérêts de retard (quel que soit le montant) que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.
Les intérêts de retard sont calculés:
au taux de réescompte appliqué par la banque centrale du pays où les travaux sont exécutés si les paiements sont effectués en monnaie de ce pays;
au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C, si les paiements sont effectués en euros,
en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le délai a expiré, majoré de trois points et demi de pourcentage. Les intérêts de retard doivent porter sur la période écoulée entre la date limite de paiement et la date à laquelle le compte du maître d’ouvrage est débité.
Delayed payments
According to Article 44(3) of the general conditions, supplemented by the special conditions, payment time limits vary according to criteria. All payments have to be executed in 90 days in the EDF while for contracts financed under the budget time limits vary according to management mode (centralised/direct; decentralised/indirect) and also according to the type of payment requested (pre-financing, interim payment, final statement of account).
In directly managed contracts and according to Article 53(1) of the special conditions, if the payment time limit indicated in the contract is exceeded, the contractor is automatically entitled to late-payment interest. However, by way of exception, when the interest is lower than or equal to EUR 200, it must be paid to the contractor only upon demand, submitted within two months of receiving late payment.
In indirectly managed contracts and according to Article 53(1) of the general conditions, the contractor will be entitled to late-payment interest (irrespective of the amount) only upon demand, submitted within two months of receiving late payment.
Default interest is calculated:
at the rediscount rate applied by the central bank by the law of the country in which the works are executed if payments are in the currency of that country;
at the rate applied by the European Central Bank to its main refinancing transactions in euro, as published in the Official Journal of the European Union, C series, if payments are in euro,
on the first day of the month in which the time-limit expired, plus three and a half percentage points. The interest must be payable for the time elapsed between the expiry of the payment deadline and the date on which the contracting authority’s account is debited.
Pursuant to Article 38(2) of the general conditions, the contractor has the right, after a 30 days’ notice, to suspend all or part of the works when payment is late by more than 30 days (pre-financing and advances are not concernedConformément à l’article 38.2 des conditions générales, le contractant a le droit, après avoir donné un préavis de 30 jours, de suspendre tout ou partie des travaux lorsque le paiement accuse un retard de plus de 30 jours (le préfinancement et les avances ne sont pas concernés)
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General conditions stipulate that non-payment for more than 120 days from the expiry of the time limit for payment entitles the contractor to terminate the contract in accordance with the procedure laid down in Article 65 of the general conditions.
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L’article 55 des conditions générales énonce la procédure à suivre pour effectuer les demandes de paiement supplémentaire. Il indique des délais pour la notification et la justification des demandes. Le contractant doit informer par une notification le maître d’œuvre de son intention de présenter sa demande dans un délai de 15 jours à compter du moment où il a eu ou aurait dû avoir connaissance des circonstances, en exposant les raisons de sa demande. Il doit ensuite présenter toutes les précisions nécessaires concernant sa demande dès que cela est possible, mais au plus tard 60 jours à compter de la date de la notification de son intention de demander un paiement supplémentaire. Toutefois, le maître d’œuvre peut convenir d’une autre date limite, qui ne peut en aucun cas dépasser la date de soumission du projet de décompte définitif. La présentation tardive d’une demande ou des précisions y afférentes constitue un motif suffisant pour rejeter la demande (article 55.3 des conditions générales).
Claims for additional payment
Article 55 of the general conditions sets out a procedure for dealing with claims for additional payment. The article places time limits for the notification and substantiation of claims. The contractor must give to the supervisor notice of his intention to make such claim within 15 days after the circumstances become known to the contractor or should have become known to her/him, stating the reason for his claim. The contractor must then submit full and detailed particulars of his claim as soon as it is practicable, but not later than 60 days after the date of the notice of his intention to claim additional payment. Nevertheless, the supervisor may agree on a different deadline, which in any case cannot go beyond the date of submission of the draft final statement of account. Late submission of a claim or of the detailed particulars is sufficient grounds for rejecting it (Article 55(3) of the general conditions).
No time limit is established for the supervisor to determine the amount of the claim. Before taking his decision, the supervisor should consult with the contracting authority and, where appropriate, with the contractorAucun délai n’est imposé au maître d’œuvre pour déterminer le montant de la demande. Avant de prendre sa décision, le maître d’œuvre consulte le maître d’ouvrage et, le cas échéant, le contractant.
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Les ordres de paiement au profit de tiers ne peuvent normalement être exécutés qu’une fois que le contractant a notifié au maître d’ouvrage la cession de tout ou partie du marché au profit d’un tiers et que le maître d’ouvrage a donné son consentement écrit (articles 54.1 et 6.2 des conditions générales).
Quoique le maître d’ouvrage n’ait pas de lien officiel avec les sous-traitants, des paiements directs peuvent toutefois être effectués à titre exceptionnel au profit de ces derniers s’il y va de l’intérêt du maître d’ouvrage (article 52 des conditions générales). Tel peut être le cas si le maître d’œuvre est saisi d’une réclamation de la part d’un sous-traitant qui lui indique qu’il n’est pas payé par le contractant.
Payments to third parties
Orders for payments to third parties may normally be carried out only after an assignment of the contract or part of it to a third party has been notified to the contracting authority by the contractor and the contracting authority has given its written consent (Article 54(1) of the general conditions and 6(2) of the general conditions).
However, while the contracting authority does not have any formal links with subcontractors, direct payment to them can exceptionally take place if that is in the interest of the contracting authority (Article 52 of the general conditions). This situation may occur when a subcontractor introduces a claim to the supervisor that she/he is not receiving payment from the contractor.
Under such circumstances, the supervisor must investigate the matter and enquire with the contractor whether the claim is founded. If the claim is founded and the contractor does not pay, then the supervisor may issue a payment certificate in favour of the subcontractor. Payment will then be made out of what is otherwise owed to the contractor at the timeDans ces circonstances, le maître d’œuvre doit étudier la question et s’enquérir du bien-fondé de la réclamation auprès du contractant. Si la réclamation est fondée et que le contractant n’effectue pas le paiement, le maître d’œuvre peut établir un décompte en faveur du sous-traitant. Le paiement sera alors effectué sur les sommes restant dues au contractant au moment considéré.
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Diverses raisons peuvent justifier la suspension d’un marché. Parfois, le droit applicable au marché prévoit des motifs spéciaux de suspension qui sont en sus des motifs qui figurent dans le marché. L’article 38 des conditions générales prévoit trois cas de suspension du marché.Various reasons can justify the suspension of a contract. Sometimes, the law governing the contract provides for special causes of suspension, which are in addition to the specific causes mentioned in the contract. Article 38 of the general conditions foresees three cases of contract suspension:
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by administrative order of the supervisor
This type of suspension can cover all or part of the work(s) for such time(s) and in such manner as the supervisor may consider necessary
Ce type de suspension peut porter sur tout ou partie des travaux pendant la durée et de la manière jugées nécessaires par le maître d’œuvre.
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on notice of the contractor
Article 38(2) of the general conditions specifically provides for a suspension, on 30 days’ notice by the contractor, for default in payment of more than 30 days after the expiry of the period referred to in Article 44(3) of the general conditions. This provision entitles the contractor to suspend or reduce the rate of the work
L’article 38.2 des conditions générales prévoit expressément que le contractant peut, moyennant un préavis de 30 jours, suspendre les travaux en cas de défaut de paiement de plus de 30 jours à compter de l’expiration du délai visé à l’article 44.3 des conditions générales. Cette disposition autorise le contractant à suspendre ou réduire le rythme des travaux.
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for presumed substantial errors, irregularity or fraud
Such suspension may be notified by the supervisor or the contracting authority. If that substantial error, irregularity or fraud during the award procedure or performance of the contract is not confirmed, performance of the contract must resume as soon as possible.
The contractual and financial consequences of the suspension are set out in Articles 38(4) to 38(6) of the general conditions
Cette suspension peut être notifiée par le maître d’œuvre ou le maître d’ouvrage. Si l’erreur substantielle, l’irrégularité ou la fraude au cours de la procédure d’attribution ou de l’exécution du marché n’est pas confirmée, l’exécution du marché doit reprendre le plus tôt possible.
Les conséquences contractuelles et financières de la suspension sont énoncées aux articles 38.4 à 38.6 des conditions générales.
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Breach of contract and termination
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Il y a défaut d’exécution du marché lorsque l’une des parties au marché ne s’acquitte pas des obligations qui lui incombent au titre du marché. Certains défauts d’exécution ne revêtent qu’une importance mineure tandis que d’autres, comme le non-achèvement des travaux au terme de la période de mise en œuvre des tâches ou le non-paiement par le maître d’ouvrage des sommes dues au contractant, constituent des défauts graves d’exécution et sont lourds de conséquences pour la partie lésée.
Les défauts graves d’exécution, énumérés aux articles 64.2 (inexécution de la part du contractant) et 65.1 (inexécution de la part du maître d’ouvrage) des conditions générales, peuvent entraîner la résiliation du marché par la partie lésée.
En outre, que les défauts d’exécution entraînent ou non la résiliation du marché conformément aux articles mentionnés ci-dessus, la partie lésée peut réclamer une indemnisation.
L’indemnisation à laquelle a droit la partie lésée peut prendre la forme de dommages et intérêts ou d’une indemnité forfaitaire, les deux termes étant définis dans le glossaire qui figure à l’annexe 1 du PRAG.
L’indemnité forfaitaire est un dédommagement convenu à l’avance par les parties et indiqué dans le marché comme étant une estimation réelle des pertes subies par la partie lésée en raison d'un défaut d’exécution donné. Dans les marchés de travaux, l’exemple le plus simple et le plus fréquemment cité est celui du contractant qui ne parvient pas à achever et livrer les ouvrages à la date convenue. Dans ce cas, le maître d’ouvrage a droit, à titre d’indemnité forfaitaire, à la somme indiquée dans le marché pour chaque jour de retard dans la livraison des ouvrages en raison d’une inexécution de la part du contractant. Le maître d’ouvrage n’a pas à prouver la réalité du préjudice subi. Le retard à lui seul suffit pour ordonner le paiement de l’indemnité forfaitaire.
Les dommages et intérêts, quant à eux, ne sont pas convenus d’avance. Une partie lésée qui réclame des dommages et intérêts doit apporter la preuve du préjudice qu’elle a subi, que ce soit par accord direct avec la partie responsable du défaut d'exécution ou par voie d’arbitrage ou juridictionnelle.
Lorsqu’une indemnité forfaitaire pour un défaut d’exécution donné a été convenue dans le marché, la partie lésée ne peut pas par la suite réclamer des dommages et intérêts au titre de ce défaut d’exécution.
Breach of contract
A breach of contract is committed where one of the parties to the contract fails to discharge any of his obligations under the contract. Some breaches are of only minor importance, whereas others, such as failure to complete the works within the period of implementation of tasks or failure by the contracting authority to pay amounts due to the contractor, are serious breaches and have serious consequences for the injured party.
Serious breaches, enumerated in Article 64(2) of the general conditions (breaches by the contractor) and Article 65(1) of the general conditions (breaches by the contracting authority), may lead to the termination of the contract by the injured party.
Also, whether the breaches may lead to a termination in accordance with the articles mentioned above or not, the injured party may claim damages.
The damages to which an injured party is entitled may be either general damages or liquidated damages, both of which are defined in the Glossary of Terms, Annex 1 to the Practical Guide.
Liquidated damages are damages that have been agreed beforehand by the parties, and recorded in the contract, as being a genuine estimate of the loss suffered by the injured party for a particular breach of contract. In works contracts, the simplest and most frequently used example occurs when the contractor fails to complete and hand over the works on the agreed date. In that case, the contracting authority will be entitled to an amount stated in the contract as liquidated damages for every day that the handing over is delayed because of a failure on the part of the contractor. The contracting authority will not have to give proof that it suffered actual loss. The mere fact that a delay exists is a sufficient basis for imposing the liquidated damages.
General damages, on the other hand, are not agreed beforehand. An injured party seeking to recover general damages must prove the loss it has suffered, whether it attempts to do so by direct agreement with the party in breach or by means of arbitration or litigation.
Where liquidated damages for a particular breach have been agreed in the contract, the injured party cannot then claim general damages for that particular breach.
Any amount of damages, whether liquidated or general, to which the contracting authority is entitled can be deducted from any sums that must be paid to the contractor or, alternatively, from an appropriate guarantee (usually the performance guarantee). If at the time in question there are no amounts due to the contractor, the contracting authority can only recover sums from the guarantor or through legal action against the contractorLe montant de l’indemnisation, qu’il s’agisse d’une indemnité forfaitaire ou de dommages et intérêts, à laquelle le maître d’ouvrage a droit, peut être déduit de toute somme qu’il doit au contractant ou, à défaut, de toute garantie appropriée (à savoir généralement la garantie de bonne exécution). Si au moment considéré il ne doit aucune somme au contractant, le maître d’ouvrage ne peut recouvrer son dû qu’auprès du garant ou moyennant une action en justice contre le contractant.
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Les conditions générales énumèrent plusieurs motifs qui autorisent le maître d’ouvrage à résilier le marché et indiquent également quels sont ses droits à la résiliation. Avant de recourir à la résiliation du marché, il convient d’envisager l’émission d’avertissements au contractant, ou, en cas de vices, l’envoi d’instructions visant à remédier à la situation.
Les motifs de résiliation mentionnés à l’article 64.2 des conditions générales se rapportent généralement à des inexécutions ou incapacités de la part du contractant. Néanmoins, le maître d’ouvrage peut également résilier le marché en raison d’une modification de l’organisation de l’entreprise afférente à la personnalité, la nature ou le contrôle juridiques du contractant pour laquelle ce dernier n’a pas obtenu le consentement préalable du maître d’ouvrage moyennant un avenant au marché [article 64.2, point f), des conditions générales].
En cas de résiliation du marché par le maître d’ouvrage pour les motifs évoqués ci-dessus, un préavis de 7 jours doit être donné au contractant. Ce délai de 7 jours n’a pas pour but de donner au contractant la possibilité de remédier à son inexécution, mais plutôt de lui permettre de prendre les dispositions nécessaires pour quitter le chantier.
Le maître d’ouvrage peut également, à tout moment et avec effet immédiat, résilier le marché pour d’autres raisons, qu’elles soient prévues ou non ailleurs dans les conditions générales (articles 64.1 et 64.9 des conditions générales). Lorsque la résiliation ne résulte pas d’un acte ou d’une omission du contractant, d’un cas de force majeure ou d’autres circonstances en dehors du contrôle du maître d’ouvrage, le contractant est en droit de réclamer une indemnité pour le préjudice subi, en plus des sommes qui lui sont dues pour les travaux déjà exécutés.
La résiliation du marché n’entraîne pas la cessation de tous les droits et obligations des parties ni de leurs activités.
En effet, le maître d’œuvre est tenu dans ce cas d’établir un rapport détaillé des travaux exécutés par le contractant, notamment un inventaire des ouvrages temporaires, installations, matériaux et équipements se trouvant sur le chantier ainsi que des paiements dus aux salariés du contractant et au maître d’ouvrage. Le maître d’ouvrage a le droit d’acquérir les structures temporaires, installations et matériaux déjà fournis ou commandés par le contractant, mais non encore livrés (article 64.6 des conditions générales). Ces droits permettent au maître d’ouvrage d’achever lui-même les travaux ou d’en confier l’exécution à une autre partie aux frais du contractant.
Le montant net dû au contractant ne peut être déterminé et payé que lorsque les travaux sont achevés dans leur intégralité et que la valeur totale des marchés conclus avec des tiers et d’autres frais ont été prélevés sur les sommes dues au contractant (article 64.7 des conditions générales).
Termination by the contracting authority
The general conditions enumerate several grounds that entitle the contracting authority to terminate the contract, and also stipulate its rights upon termination. Before resorting to termination, the issuing of warnings to the contractor or, in the case of defects, instructions to remedy should be considered.
The grounds for termination mentioned in Article 64(2) of the general conditions generally relate to defaults or inabilities on the side of the contractor. Nevertheless, the contracting authority may also terminate the contract for reasons of organisational modifications in the legal personality, nature or control of the contractor, for which the latter did not obtain the prior consent of the contracting authority through an addendum to the contract (Article 64(2)(f)) of the general conditions).
When, for the above-mentioned grounds, the contracting authority terminates a contract, a notice of seven days must be given to the contractor. This seven-day period is not intended to give the contractor an opportunity to remedy the default but rather to give her/him an opportunity to make the preparations necessary to leave the site.
The contracting authority may also, at any time and with immediate effect, terminate the contract for other reasons, whether they are provided elsewhere in the general conditions or not (Article 64(1) of the general conditions and 64(9) of the general conditions). Where termination by the contracting authority is not due to an act or omission of the contractor, force majeure or other circumstances beyond the control of the contracting authority, the contractor is entitled to claim an indemnity for loss suffered, in addition to sums owed to her/him for work already performed.
Termination of the contract does not result in a cessation of all rights and obligations and activities.
Indeed, in such a case, the supervisor has to draw up a detailed report of work completed by the contractor including an inventory of temporary works, plant, materials and equipment on the site and of outstanding payments to the contractor’s employees and the contracting authority. The contracting authority has the right to purchase temporary structures, plant and materials already supplied or ordered by the contractor but not delivered (Article 64(6) of the general conditions). These rights enable the contracting authority to complete the works itself or by contracting another party at the contractor’s expense.
The net amount due to the contractor can be ascertained and paid only when the entire works have been completed and the full value of contracts with third parties and other costs have been deducted from monies due to the contractor (Article 64(7) of the general conditions).
The contracting authority is also entitled to recover from the contractor, in addition to the extra costs for completion of the works, any loss it has suffered up to 10% of the contract price, as stipulated in Article 64(8)Le maître d’ouvrage est également en droit d’obtenir du contractant, en plus des coûts supplémentaires nécessaires à l’achèvement des travaux, réparation du préjudice qu’il a subi, à concurrence de maximum 10 % du montant du marché, comme prévu à l’article 64.8.
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À la différence du maître d’ouvrage, le contractant ne peut résilier le marché que pour quelques motifs bien précis énumérés à l’article 65.1 des conditions générales: le maître d’ouvrage ne paie pas les sommes dues, se soustrait systématiquement aux obligations qui lui incombent au titre du marché ou a suspendu les travaux pendant plus de 180 jours pour des raisons non spécifiées dans le marché et non imputables à un manquement du contractant. La résiliation prend effet de plein droit 14 jours après que le contractant a adressé son préavis de résiliation au maître d’ouvrage.
Sous réserve de la loi du pays dans lequel les travaux sont exécutés, le contractant a le droit, dès qu’il a résilié le marché, d’enlever immédiatement ses équipements du chantier (article 65.2 des conditions générales).
Termination by the contractor
Unlike the contracting authority, the contractor can terminate the contract only on few specific grounds listed in Article 65(1) of the general conditions: the contracting authority fails to pay, consistently fails to meet its obligations under the contract, or has suspended the works for more than 180 days for reasons not specified in the contract and not due to any failure by the contractor. The termination takes effect automatically 14 days after the contractor gives notice of termination to the contracting authority.
Subject to the law of the country in which the works are executed, the contractor is, upon termination by it, entitled to immediately remove its equipment from the site (Article 65(2) of the general conditions).
The contractor is entitled to receive, from the contracting authority, payment for any loss or damage she/he has suffered. This entitlement is limited to maximum 10% of the contract price (Article 65(3) of the general conditionsLe contractant a le droit d’être indemnisé par le maître d’ouvrage de tout préjudice ou dommage subi, à concurrence de maximum 10 % du prix du marché (article 65.3 des conditions générales).
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Toute exécution du marché empêchée par un cas de force majeure n’est pas considérée comme un défaut d’exécution du marché (article 66.1 des conditions générales). La décharge peut être partielle ou totale et permet au contractant de demander la résiliation du marché.
Compte tenu des graves conséquences qui peuvent en découler, la qualification de «force majeure» n’est admise que dans des conditions très strictes, et toute notification d’un cas de force majeure doit être soigneusement examinée pour s’assurer que l’événement peut effectivement être qualifié de force majeure.
Pour établir l’existence d’un cas de force majeure, trois conditions doivent être réunies. Premièrement, le contractant a été confronté à des difficultés «imprévisibles», c’est-à-dire que l’événement a échappé à toutes les prévisions effectuées au moment de la conclusion du marché. En ce sens, les inondations et certains accidents, comme les explosions, peuvent dans certaines circonstances être prévisibles et, partant, leurs conséquences évitables. Deuxièmement, l’événement ne doit pas découler des actes du contractant. À titre d’exemple, les grèves et lock-out peuvent être provoqués par un acte du contractant et ne sont donc pas considérés, dans ce cas, comme un cas de force majeure. Enfin, la difficulté rencontrée doit être d’une ampleur ou d’une nature telle qu’elle rend l’exécution du marché impossible, que ce soit provisoirement ou définitivement. Cette dernière condition n’est pas satisfaite si, par suite de circonstances économiques ou sociales, l’exécution du marché devient seulement plus onéreuse.
En raison de ces conditions restrictives, aucune des parties ne doit pouvoir faire usage de la clause de force majeure pour se soustraire à ses obligations contractuelles ou pour résilier abusivement le marché. Tout différend entre les parties qui naîtrait de l’application de cet article sera tranché selon les procédures applicables au règlement des différends.
Lorsqu’il survient un cas de force majeure, il est probable qu’au moins l’une des parties subisse un préjudice. Le principe général est que «le préjudice est pour celui qui le subit». C’est la raison pour laquelle, à l’article 66.3 des conditions générales, le maître d’ouvrage n’a pas le droit d’avoir recours à la garantie de bonne exécution, de réclamer le paiement d’une indemnité forfaitaire ou de résilier le marché pour défaut d’exécution du contractant si celui-ci résulte d’un cas de force majeure. De même, le contractant n’a pas droit à des intérêts pour retards de paiement ou à d’autres mesures du fait d’une non-exécution de ses obligations par le maître d’ouvrage lorsque ces circonstances résultent d’un cas de force majeure.
La procédure à suivre lorsqu’il survient un cas de force majeure est indiquée à l’article 66.4 des conditions générales. Elle est engagée lorsque l’une des parties avise sans délai l’autre partie de l’événement particulier. Le contractant doit continuer à exécuter ses obligations dans la mesure du possible, et doit chercher tous autres moyens raisonnables lui permettant de remplir ses obligations. Cependant, ces autres moyens ne peuvent être mis à exécution que sur ordre du maître d’œuvre (article 66.4 des conditions générales). Le contractant peut prétendre au paiement de tous les frais supplémentaires supportés du fait des instructions du maître d’œuvre (article 66.5 des conditions générales).
En cas de persistance du cas de force majeure sur une durée de 180 jours, l’une ou l’autre des parties a le droit de résilier le marché moyennant un préavis de 30 jours (article 66.6 des conditions générales).
If the contract implementation is prevented by any circumstances of force majeure, this will not be considered a breach of contract (Article 66(1) of the general conditions). Exemption may be partial or total, and allows contractors to request the termination of the contract.
Given the serious consequences that may arise, such qualification must be accepted only under very strict conditions and any notification of cases of force majeure has to be examined carefully to ensure that the event can indeed be qualified as force majeure.
To admit the existence of force majeure, three conditions should be met. First, the contractor faced ‘unforeseeable’ difficulties, i.e. the event escaped all the forecasts at the time of the conclusion of the contract. In this sense, floods and accidents such as explosions may in certain circumstances be predictable and therefore their consequences avoidable. The second requirement is that the event is in fact not a result of the contractor’s action, e.g. strikes and lockout can be caused by an act of the contractor and are not, in that case, considered as force majeure situations. Finally, this difficulty should be of a scale or of such a nature that it renders performance of the contract impossible either temporarily or definitively. This last condition is not met if, as a result of economic or social circumstances, the execution of the contract only becomes more expensive.
Due to these restrictive conditions, no party should be able to use the force majeure clause to avoid its contractual obligations or to terminate the contract improperly. Any dispute between the parties that would result from the application of this article is decided in accordance with the dispute settlement procedures.
If a situation of force majeure occurs, it is likely that at least one of the parties suffers some loss. The general principle here is that ‘the loss falls where it falls’. This explains why, in Article 66(3) of the general conditions, the contracting authority is not entitled to call upon the performance guarantee or to the payment of liquidated damages or to terminate the contract due to the contractor’s default to the extent that it is due to force majeure. Similarly, the contractor is not entitled to interest on delayed payments or to other remedies arising from the contracting authority’s non-performance where this is due to force majeure.
The procedure to be followed in the event of force majeure is stated in Article 66(4) of the general conditions. Either party giving prompt notice of the particular event initiates it. The contractor must continue to perform its obligations as far as possible and must seek reasonable alternatives for the performance of its obligations. However, such alternatives may be put into effect only under the supervisor’s direction (Article 66(4) of the general conditions). The contractor is entitled to any extra costs incurred as a result of the supervisor’s directions (Article 66(5) of the general conditions).
The persistence of force majeure for a period of 180 days gives either party the right to terminate the contract after having served 30 days formal notice (Article 66(6) of the general conditions).
Article 66(2) of the general conditions also provides that a decision of the European Union to suspend cooperation with the partner country is considered force majeure when it involves suspending the contract’s financingL’article 66.2 des conditions générales indique également qu’une décision de l’Union européenne de suspendre la coopération avec le pays partenaire est considérée comme un cas de force majeure quand elle implique la suspension du financement de ce marché.
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Dispute settlement procedures
Although a party can decide to initiate the dispute settlement procedures of Article 68 of the general conditions during the implementation period of the contract, in the overall majority of cases such procedures only start after the implementation period of the contract or after early contract termination. The fact that in an ongoing contract a dispute exists, does not relieve the contractor of his responsibility to continue complying with his contractual obligations with due diligence. Occasionally, the initiation of a dispute settlement procedure occurs years after provisional acceptance, for instance in case of defects affecting the soundness of the construction for which the contractor is liable under the law of the country in which the works are executed (Article 61(8) of the general conditions
Quoiqu’une partie puisse décider d’engager une procédure de règlement des différends prévue à l’article 68 des conditions générales pendant la période de mise en œuvre du marché, dans la plupart des cas, la procédure ne débute qu’après la période de mise en œuvre du marché ou à la résiliation prématurée de celui-ci. L’existence d’un différend dans le cadre d’un marché en cours d’exécution ne libère pas le contractant de son obligation de continuer à s’acquitter de ses obligations contractuelles avec toute la diligence requise. Il arrive parfois que la procédure de règlement des différends soit engagée plusieurs années après la réception provisoire, par exemple en cas de vices affectant la solidité des ouvrages, dont le contractant est responsable en vertu du droit du pays où les travaux sont effectués (article 61.8 des conditions générales).
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Amicable settlement
When a dispute relating to the contract arises, the parties are required to make every effort to settle this dispute amicably. To this effect, as an obligatory first step, Article 68(2) of the general conditions requires one of the parties to notify the other party in writing of the dispute, stating its position and requesting an amicable settlement (see template U1 and – as a follow-up – template U2). A prior information letter issued in the view of a recovery order can also take the place of a formal request for amicable settlement, if so indicated in the letter itself. The other party is to respond to that request within 30 days with its position on the dispute. The general principle is indeed that disputes are discussed by the parties and, whenever possible, resolved amicably. The way of pursuing an amicable settlement may vary according to the internal administrative procedures of the contracting authority concerned, but it is usually of an informal nature. Nevertheless, in order to ensure a certain efficiency and transparency, Article 68(2) of the general conditions sets clear time limits for the attempt for amicable settlement. These time limits guarantee that a party cannot indefinitely prolong the amicable settlement negotiations in an attempt to gain time and without any genuine intention to come to a settlement. The maximum time period for reaching an amicable settlement is fixed at 120 days, unless both parties agree otherwise. The amicable settlement procedure can even be considered to have failed earlier if the other party did not agree to the request for an amicable settlement or if it did not respond to that request within 30 days
Lorsque survient un différend se rapportant au marché, les parties sont tenues de tout mettre en œuvre pour le régler à l’amiable. À cet effet, l’article 68.2 des conditions générales impose, comme première étape, que l’une des parties notifie le différend par écrit à l’autre partie, en indiquant sa position sur la question et en demandant un règlement à l’amiable (voir le modèle U1 et – subséquemment – le modèle U2). Une lettre d’information préalable émise en vue d’un ordre de recouvrement peut également faire office de demande formelle de règlement à l’amiable si cela est indiqué dans la lettre elle-même. L’autre partie doit répondre à cette demande dans un délai de 30 jours, en indiquant sa position sur le différend. Le principe général est en effet que les parties discutent du différend et, dans la mesure du possible, parviennent à le régler à l’amiable. Si la manière de régler un différend à l’amiable peut varier en fonction des procédures administratives internes du maître d’ouvrage concerné, celle-ci est en général de nature informelle. Néanmoins, afin d’assurer un certain degré d’efficacité et de transparence, l’article 68.2 des conditions générales établit des délais précis pour la procédure de règlement à l’amiable. Ces délais permettent d’éviter qu’une partie ne prolonge indéfiniment les négociations relatives au règlement à l’amiable dans le but de gagner du temps et sans réelle intention de parvenir à un accord. Le délai maximal pour parvenir à un règlement à l’amiable est fixé à 120 jours, à moins que les deux parties n’en conviennent autrement. La procédure de règlement à l’amiable peut même être réputée avoir échoué plus tôt si l’autre partie n’est pas d’accord avec la demande de règlement à l’amiable ou si elle n’y répond pas dans les 30 jours.
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En cas d’échec de la tentative de règlement à l’amiable, chaque partie peut, en dernier recours, saisir une juridiction ou engager une procédure d’arbitrage, tel que prévu dans les conditions particulières du marché. Contrairement à la tentative de règlement à l’amiable, la juridiction ou le tribunal arbitral peuvent trancher le différend dont ils sont saisis même si l’autre partie ne coopère pas pendant la procédure, par exemple si elle choisit de ne pas comparaître. À la différence de la proposition faite lors d’une procédure de conciliation, la décision finale prise par la juridiction ou le tribunal arbitral est contraignante.
Les conditions particulières du marché désignent, le cas échéant, la juridiction ou le tribunal arbitral qui est compétent.
En règle générale, lorsque la Commission est le maître d’ouvrage, les différends sont soumis à la compétence exclusive des juridictions de Bruxelles.
Dans le cas de marchés en gestion indirecte financés par le FED, les conditions particulières opèrent une distinction entre les différends découlant de marchés nationaux et ceux découlant de marchés transnationaux. Conformément à l’annexe IV, article 30, point a), de l’accord de Cotonou, les différends découlant d’un marché national (c’est-à-dire un marché conclu avec un ressortissant de l’État du maître d’ouvrage) sont réglés conformément à la législation nationale de l’État ACP concerné.
Litigation
If the attempt at amicable settlement fails, each party can, by way of last resort, submit its claims to a court or initiate arbitration proceedings, as stipulated in the special conditions of the contract. Contrary to the attempt at amicable settlement, the court or arbitral tribunal may take a decision on the submitted claims, even if the other party would not cooperate during such legal proceedings, for instance by choosing to make default of appearance in those proceedings. Unlike the proposal made during a conciliation procedure, the final decision taken by the court or arbitral tribunal is binding.
The special conditions of the contract stipulate whether a court or an arbitral tribunal is competent and, if so, which court or arbitral tribunal.
As a rule, whenever the Commission is the contracting authority, the Courts in Brussels are designated as exclusively competent courts.
In the case of indirectly managed EDF financed contracts, the special conditions distinguish between disputes arising in national contracts and disputes arising in transnational contracts. Disputes arising in a national contract (i.e. a contract concluded with a national of the State of the contracting authority) are, according to Article 30(a) of Annex IV of the Cotonou Agreement, to be settled in accordance with the national legislation of the ACP State concerned.
Disputes in a transnational contract, i.e. a contract concluded with a contractor who is not a national of the State of the contracting authority, are, unless the parties agree otherwise, to be settled by arbitration in accordance with the Procedural Rules adopted by decision of the ACP-EC Council of Ministers (the EDF Procedural RulesLes différends découlant d’un marché transnational, c’est-à-dire un marché conclu avec un contractant qui n’est pas un ressortissant de l’État du maître d’ouvrage, sont, à moins que les parties n’en conviennent autrement, réglés par arbitrage conformément au règlement de procédure qui a été adopté par décision du Conseil des ministres ACP-CE (ci-après le «règlement de procédure du FED»)
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Dans le cadre d’un marché transnational en gestion indirecte financé par le FED, les parties peuvent également choisir de ne pas soumettre leur différend à l'arbitrage, mais plutôt de suivre la législation nationale de l’État ACP concerné ou ses pratiques internationales établies. Elles peuvent en convenir au début du marché, avant qu’un différend ne survienne, ou ultérieurement. En tout état de cause, tout accord par lequel il est convenu de ne pas avoir recours à l’arbitrage dans le cadre d’un marché transnational doit être consigné par écrit et signé par les deux parties.
Si l’État ACP prévoit une voie de recours administrative interne, celle-ci sera nécessairement utilisée avant tout recours à l’arbitrage. Comme le prévoit l’article 4 du règlement de procédure applicable au FED, le contractant ne sera en mesure d’engager une procédure d’arbitrage que si cette voie de recours administrative interne échoue ou est réputée avoir échoué (en l’absence d’une telle voie de recours dans l’État ACP concerné).
L’arbitrage est en quelque sorte une procédure juridictionnelle privée dans le cadre de laquelle les parties conviennent par contrat de soumettre leur différend à un tribunal arbitral dont la décision sera contraignante. Si les parties sont d’accord, le tribunal arbitral peut se composer d’un seul arbitre. À défaut, chaque partie choisit un arbitre et ces deux arbitres désignent conjointement un troisième pour présider le tribunal. La procédure arbitrale est une procédure contradictoire qui comprend l’échange de mémoires écrits entre les parties et se conclut par des débats oraux. La décision prise par le tribunal arbitral est définitive et non susceptible de recours.
In an EDF indirectly managed transnational contract, parties also have the option to agree not to submit the dispute to arbitration, but instead to follow either the national legislation of the ACP State concerned or its established international practices. Such agreement can be reached at the start of the contract before any dispute has arisen, or later on. In any event, the agreement to deviate from recourse to arbitration in a transnational contract is to be recorded in writing and signed by both parties.
If within the ACP State an internal administrative appeal procedure exists, the arbitration will necessarily be preceded by that procedure. The contractor will only be in a position to initiate arbitration if this internal administrative appeal procedure fails or is deemed to have failed (in the absence of such procedure in the ACP State in question) as indicated in Article 4 of the EDF Procedural Rules.
Arbitration is a kind of private court procedure in which the parties contractually agree to submit their dispute to an arbitral tribunal and accept the decision of this tribunal to be binding. If the parties agree, the arbitral tribunal can consist of a single arbitrator. If not, each party selects, on its own, one arbitrator who then jointly nominate a third arbitrator who will act as chairman of the tribunal. The arbitration procedure is an adversarial procedure, with written statements exchanged between the parties and concluded with oral proceedings. No appeal is open against the final decision taken by the arbitral tribunal.
For more information on arbitration in EDF contracts, please see the background documentPour de plus amples informations sur l’arbitrage dans le cadre des marchés financés par le FED, veuillez consulter le document de référence
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En l’absence d’un règlement à l’amiable, les parties ont la possibilité de décider d’avoir recours à la conciliation par un tiers.
La principale différence entre l’arbitrage et la conciliation est que, contrairement à l’arbitrage, la proposition du conciliateur n’est pas contraignante pour les parties. Celles-ci restent libres d’accepter ou de refuser toute proposition de règlement faite par le conciliateur. À l’inverse de la procédure de règlement à l’amiable, la conciliation ne constitue pas une étape obligatoire.
Souvent, elle est engagée alors que l’une des parties a déjà saisi une juridiction ou un tribunal arbitral. En effet, une partie peut, par exemple, avoir introduit une demande d’arbitrage par précaution afin d’éviter la forclusion. En vertu de l’article 18 du règlement de procédure du FED, il y a forclusion si la notification d'initiation de la procédure d’arbitrage n’a pas lieu au plus tard dans les 90 jours suivant la réception de la décision prise dans l’État ACP et mettant un terme aux voies de recours administratives internes. En règle générale, le conciliateur demandera, le cas échéant, aux parties de suspendre la procédure d’arbitrage pendant la durée de la conciliation.
Comme pour le règlement à l’amiable, la conciliation débute lorsqu’une des parties adresse par écrit à l’autre partie une demande visant à tenter de résoudre leur différend par voie de conciliation par un tiers. L’autre partie est tenue de répondre à cette demande dans un délai de 30 jours. Les mêmes garanties que pour le règlement à l’amiable s’appliquent, à savoir qu’à défaut d’accord contraire entre les parties, le délai maximal pour résoudre le différend par conciliation est de 120 jours.
Si la conciliation échoue, les parties sont libres de porter leur différend devant la juridiction ou le tribunal arbitral, tel que spécifié dans les conditions particulières. Dans ce cas, rien de ce qui s’est passé à l’occasion de la procédure devant le conciliateur n’affecte de quelque manière que ce soit les droits d’aucune des parties à l’arbitrage.
Lorsque la Commission n’est pas partie au marché, elle peut intervenir en qualité de conciliateur au titre d’une procédure de bons offices. Cette procédure de bons offices peut être conduite par la délégation ou par le siège, selon la disponibilité des ressources et des compétences. Dans tous les cas, la confiance accordée par les parties à l’impartialité et à la compétence du conciliateur, ainsi que la pleine acceptation de sa mission, sont essentielles.
In the absence of an amicable settlement, the parties may agree, as an option, to request a conciliation by a third party.
The main difference between conciliation and arbitration is that, contrary to arbitration, the proposal made by a conciliator is not binding for the parties. They remain free to accept or reject any settlement-proposal made by the conciliator. Contrary to the attempt for amicable settlement, the conciliation is not an obligatory step.
Often, conciliation is initiated when one of the parties has already submitted the dispute to a court or arbitral tribunal. Indeed, as a protective measure, a party may, for instance, already have lodged a request for arbitration to avoid such possibility to become time-barred. Article 18 of the EDF Procedural Rules stipulates that the notice initiating arbitration must be time-barred unless it is given not later than 90 days after the receipt of the decision closing the internal administrative proceedings taken in the ACP State. If so, the conciliator will, as a rule, request the parties to suspend the arbitration proceedings pending the conciliation.
Like under the amicable settlement procedure, a conciliation starts with a party requesting the other party in writing to agree on an attempt to settle their dispute through conciliation by a third person. The other party must respond to this request within 30 days. The same safeguards as for the amicable settlement procedure govern the conciliation procedure: unless the parties agree otherwise, the maximum time period for reaching a settlement through conciliation is 120 days.
If conciliation fails, the parties must be at liberty to refer their dispute before court or arbitral tribunal, as specified in the special conditions. If so, nothing that has transpired in connection with the proceedings before the conciliator must in any way affect the rights of any of the parties in the arbitration.
In a contract to which the Commission is not a party, the Commission can intervene as a conciliator, and if so, it will take the form of a good offices procedure. Such good offices procedure can be conducted by the delegation or by Headquarters, depending on the availability of resources and competences. In any event, it is crucial that both parties have confidence in the impartiality and capacity of the conciliator and fully accept his mission.
For more information on the good offices procedure, please consult the Pour de plus amples informations sur la procédure de bons offices, veuillez consulter le document
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U | The implementation of works contracts – A users’ guide | |
U1 | Letter to request amicable settlement – template LS | |
U2 | Letter to convene amicable settlement meeting – template LS | Letter_to convene amicable settlement meeting - template LS.docx |
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