A efectos de la presente sección, se entenderá por «beneficiario de la subvención»: i) el beneficiario único de la subvención (en caso de subvenciones con un beneficiario único) o ii) todos los beneficiarios de la subvención (en caso de subvenciones con varios beneficiarios).

Si no se especifica otra cosa, el solicitante principal (es decir, el organismo o la persona que presenta una solicitud de subvención) y los cosolicitantes serán denominados conjuntamente, en lo sucesivo, «el solicitante» o «los solicitantes».

Los términos «propuestas» y «solicitudes» se utilizan indistintamente en este capítulo para referirse a la presentación por el solicitante en procedimientos restringidos del documento de síntesis o, en procedimientos abiertos, del documento de síntesis y de la propuesta completa. En cambio, las «solicitudes completas» se utilizan en convocatorias de propuestas restringidas y abiertas para referirse a la propuesta completa.

6.1.  Normas básicas aplicables a los contratos de subvención

6.1.1.  Definición

Una subvención es una donación financiera o un pago no comercial que el órgano de contratación, con cargo al presupuesto general de la Unión Europea o al Fondo Europeo de Desarrollo (FED), concede a un beneficiario específico de subvención para financiar:

-          una acción destinada a promover la realización de un objetivo de las políticas de la Unión Europea (subvención de acción);

-          o el funcionamiento (es decir, los costes de funcionamiento) de una entidad que persiga un objetivo de interés general de la Unión Europea y apoye sus políticas (subvención operativa

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[1])

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[2].

Las entidades que firman un contrato de subvención se denominan «beneficiarias de la subvención» y no deben confundirse con el país socio, el beneficiario final de la operación

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[3] o el grupo destinatario

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[4].

En el caso de una subvención de funcionamiento, la subvención adoptará la forma de una contribución financiera al programa de trabajo de la entidad.

Un contrato de subvención difiere de un procedimiento de contratación pública en varios aspectos:

Una subvención está destinada a una acción propuesta por un solicitante al órgano de contratación, en el marco habitual de las actividades del solicitante. En ello radica su diferencia respecto de un contrato, en el que el órgano de contratación elabora el pliego de condiciones para el proyecto que desea llevar a cabo.

Los solicitantes principales podrán actuar individualmente o con cosolicitantes: ahora bien, si se les adjudica el contrato de subvención, tanto el solicitante como los cosolicitantes (en su caso) serán los beneficiarios de la subvención.

La acción deberá estar claramente identificada. No podrá dividirse una acción para eludir las normas definidas en esta Guía Práctica.

El beneficiario de la subvención será responsable de la ejecución de la acción y será propietario de sus resultados. Por el contrario, en el caso de los contratos, los resultados de la acción son propiedad del órgano de contratación.

El beneficiario de la subvención suele contribuir a la financiación de la acción, salvo que la financiación plena por parte de la Unión sea imprescindible para realizar la acción (véase la sección 6.3.9). En el caso de los contratos, el contratista no aporta contribución financiera al proyecto. El importe de un contrato es un precio determinado de conformidad con las reglas de competencia.

Las subvenciones no podrán generar beneficios (es decir, deberá limitarse al importe necesario para equilibrar los ingresos y los gastos de la acción, véase la sección 6.3.10), salvo que su objetivo sea reforzar la capacidad financiera del beneficiario o generar ingresos. La norma de no rentabilidad se aplica a la acción y no necesariamente al beneficiario de la subvención.

El hecho de que un organismo sea un organismo sin ánimo de lucro no significa que solo pueda celebrar contratos de subvención; los organismos sin ánimo de lucro pueden ser adjudicatarios de contratos

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[5].

Solo podrá firmarse un contrato de subvención si la acción cumple los requisitos mencionados.

A continuación, se mencionan algunos actos que no constituyen subvenciones en virtud del Reglamento Financiero de la Unión Europea

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[6]:

-   presupuestos-programas;

-   contratos públicos

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[7];

-   ayuda macrofinanciera, apoyo presupuestario y para reducir la carga de la deuda;

-   pagos realizados a organismos en los que se hayan delegado competencias de ejecución presupuestaria en virtud de los artículos 62 y 63 del RF

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[8] (por ejemplo, organizaciones internacionales, organismos nacionales de los Estados miembros o de terceros países, etc.);

-   instrumentos financieros a efectos de lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Reglamento Financiero, incluidas las bonificaciones de intereses correspondientes. Nota: Las bonificaciones de intereses y las subvenciones de primas de garantías que no estén combinadas en una única medida con estos instrumentos financieros se asimilarán a subvenciones, pero no estarán sujetas a la norma de cofinanciación y no rentabilidad (véase la sección 6.3.10).

En principio, las subvenciones abonadas en régimen de gestión directa e indirecta con los países socios deberán atenerse a las normas que figuran en el presente capítulo.

6.1.2.  Agentes implicados

Tres tipos de agentes pueden recibir financiación en el marco de un contrato de subvención:

-    el solicitante principal

En caso de concederse la subvención, el solicitante principal pasará a ser el beneficiario designado como coordinador en las condiciones particulares del contrato de subvención. El coordinador será el interlocutor principal del órgano de contratación. Representará a los demás cobeneficiarios (en su caso), actuará en su nombre y coordinará la concepción y la ejecución de la acción.

-   los cosolicitantes (en su caso), que pasarán a ser los cobeneficiarios tras la concesión de la subvención

Los cosolicitantes participarán en el diseño y la ejecución de la acción, y los gastos contraídos serán elegibles de la misma manera que los efectuados por el solicitante principal.

y

-   las entidades afiliadas (en su caso)

Únicamente el solicitante principal y los cosolicitantes serán partes en el contrato de subvención.

Sus entidades afiliadas

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[9] no serán beneficiarias de la acción, ni partes en el contrato. Sin embargo, participarán en el diseño y la ejecución de la acción, y serán elegibles los gastos contraídos (incluidos los gastos derivados de los contratos de ejecución y la ayuda financiera a terceros), siempre que cumplan todas las disposiciones pertinentes que ya son aplicables a los beneficiarios conforme al contrato de subvención. Las entidades afiliadas deberán satisfacer los mismos criterios de elegibilidad que el solicitante principal y los cosolicitantes a los que están afiliadas.

Solo las entidades que tengan una relación estructural con los solicitantes, en particular un vínculo jurídico o de capital, podrán ser consideradas entidades del mismo grupo que el solicitante y/o los cosolicitantes.

Este vínculo estructural abarca principalmente dos conceptos:

a)       Control, tal y como se define en la Directiva 2013/34/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de junio de 2013, sobre los estados financieros anuales, los estados financieros consolidados y otros informes afines de ciertos tipos de empresas, por la que se modifica la Directiva 2006/43/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y se derogan las Directivas 78/660/CEE y 83/349/CEE del Consejo

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[10].

Así pues, las entidades afiliadas a un beneficiario pueden ser:

-          Entidades controladas directa o indirectamente por el beneficiario (empresas filiales o de primer nivel). También pueden ser entidades controladas por una entidad controlada por el beneficiario (filiales de segundo nivel) y lo mismo se aplica a los niveles siguientes de control.

-          Entidades que controlen directa o indirectamente a los beneficiarios (empresas matrices). Asimismo, podrán ser entidades que controlen una entidad que controla al beneficiario.

-          Entidades bajo el mismo control directo o indirecto que el beneficiario (empresas asociadas).

b)      La adhesión, es decir el beneficiario está legalmente definido como, por ejemplo, una red, federación o asociación en la que también participan las entidades afiliadas propuestas, o el beneficiario participa en la misma entidad (por ejemplo, una red, federación o asociación) que las entidades afiliadas propuestas.

El vínculo estructural no se deberá limitarse a la acción ni se creará con el único objeto de su ejecución. Esto significa que el vínculo deberá existir con independencia de la concesión de la subvención; debe haber existido antes del procedimiento de concesión y seguir siendo válido tras la finalización de la acción.

Excepcionalmente, una entidad podrá ser considerada afiliada a un beneficiario, aunque el vínculo estructural se haya creado específicamente con el único objeto de la ejecución de la acción en el caso de los «solicitantes únicos» o «beneficiarios únicos». Un solicitante único o un beneficiario único es una entidad legal constituida por varias entidades (un grupo de entidades) que cumplen conjuntamente los criterios para la concesión de la subvención. Por ejemplo, una asociación formada por sus miembros.

¿Qué es lo que no se considera entidad afiliada?

No se considerarán entidades afiliadas al beneficiario:

-    Entidades que hayan suscrito un contrato o subcontrato (de contratación pública) con un beneficiario y actúen como concesionarios o delegatarios de servicio público para un beneficiario.

-    Entidades que reciban ayuda financiera del beneficiario.

-    Entidades que cooperen de forma periódica con el beneficiario sobre la base de un memorando de acuerdo o compartan algunos activos.

-    Entidades que hayan firmado un acuerdo de consorcio en virtud del contrato de subvención (salvo que el acuerdo implique la creación de un único solicitante según lo descrito anteriormente).

¿Cómo comprobar la existencia del vínculo exigido con el beneficiario?

La afiliación derivada del control puede demostrarse, en particular, sobre la base de las cuentas consolidadas de los grupos de entidades a los que pertenecen el beneficiario y sus filiales propuestas.

La afiliación derivada de la adhesión puede demostrarse, en particular, sobre la base de los estatutos u otro acto equivalente de constitución de la entidad (red, federación, asociación) que el beneficiario constituya o en la que participe.

Si el análisis de las cuentas o de los estatutos no establece una vinculación clara entre el solicitante y la entidad que presenta como su filial, la entidad podrá ser tratada como un cosolicitante separado en la misma propuesta. El cambio en el tratamiento de dicha entidad, de entidad afiliada a cosolicitante, no podrá considerarse sustancial y entra en el ámbito de las correcciones que podrán realizarse durante la fase de finalización del contrato de subvención.

Las entidades afiliadas solo son pertinentes para las subvenciones de acciones, no para las subvenciones de funcionamiento.

Las siguientes entidades no serán solicitantes ni entidades afiliadas:

-           Entidades asociadas

Otras organizaciones o particulares podrán participar en la acción. Estas entidades asociadas participarán de forma efectiva en la acción, pero no podrán recibir financiación procedente de la subvención, excepto dietas y gastos de viaje. Las entidades asociadas no tienen que cumplir los criterios de elegibilidad mencionados en la sección 2.1.1 de la Guía para los solicitantes.

-           Contratistas

Los beneficiarios de la subvención y sus entidades afiliadas podrán adjudicar contratos. Los asociados o entidades afiliadas no podrán ser también contratistas del proyecto.

-           Si se autoriza una ayuda financiera en virtud del contrato de subvención de que se trate:

Los beneficiarios de la subvención podrán conceder ayuda financiera a terceros. Esos terceros no serán entidades afiliadas ni asociadas ni contratistas.

6.2.   Formas de las subvenciones

Al ser una contribución de la Unión, las subvenciones podrán adoptar cualquiera de las formas establecidas en el artículo 125, apartado 1, del RF, a saber:

a) financiación no vinculada a los costes de las operaciones pertinentes sobre la base de

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[11]:

i) el cumplimiento de las condiciones establecidas en la legislación sectorial específica o las Decisiones de la Comisión; o

ii) la consecución de resultados medidos en relación con los hitos fijados con anterioridad o a través de indicadores de resultados;

b) el reembolso de los costes elegibles podrá basarse en alguna de las siguientes formas, o en una combinación de las mismas:

i) costes reales incurridos por los beneficiarios y las entidades afiliadas;

ii) una o más opciones de costes simplificados.

Las opciones de costes simplificados podrán adoptar la forma de:

i) costes unitarios, que cubran todas o algunas de las categorías específicas de gastos subvencionables claramente identificados de antemano mediante referencia a un importe por unidad;

ii) sumas a tanto alzado, que cubran en términos globales todas o algunas de las categorías específicas de gastos subvencionables claramente identificados de antemano;

iii) financiación a tipo fijo, que cubra categorías específicas de gastos subvencionables claramente determinados de antemano, aplicando un porcentaje;

c) una combinación de las formas mencionadas en las letras a) a b).

Nuevas posibilidades de subvenciones

Si bien hasta hace poco las subvenciones se adjudicaban principalmente en forma de reembolso de los gastos subvencionables efectivamente efectuados, el Reglamento Financiero de 2018:

- ha introducido la posibilidad de una financiación no vinculada a los costes:

- ha introducido la noción de «cantidad a tanto alzado» para las subvenciones.

Importe máximo de una subvención y gastos subvencionables

Las subvenciones no deberán superar un límite máximo global expresado en valor absoluto («importe máximo de la subvención») que deberá establecerse sobre la base de:

a) gastos subvencionables estimados, en la medida de lo posible, en caso de reembolso de los gastos subvencionables efectivamente efectuados;

b) el importe global de los gastos subvencionables estimados definidos claramente de antemano en forma de importes a tanto alzado, costes unitarios o tipos fijos [véase el artículo 125, apartado 1, letras c), d) y e)];

c) el importe global de financiación no vinculada a los costes en el caso a que se refiere el artículo 125, apartado 1, letra a).

Sin perjuicio de lo dispuesto en el acto de base, las subvenciones podrán expresarse además como porcentaje de los gastos subvencionables estimados cuando la subvención adopte la forma especificada en la letra a) anterior o como porcentaje de los importes a tanto alzado, costes unitarios o financiación a tipo fijo a que se refiere la letra b) anterior.

La subvención se expresará por lo general en forma de importe máximo y porcentaje de los gastos subvencionables. Esto significa que la contribución del órgano de contratación suele cubrir tan solo un porcentaje determinado de los costes, con arreglo a las normas establecidas en la convocatoria de propuestas. La convocatoria de propuestas establecerá asimismo los importes máximos y mínimos de la contribución.

Estas formas de reembolso podrán combinarse para abarcar varias categorías de gastos subvencionables, siempre que se cumplan los límites y las condiciones que establezca la convocatoria de propuestas.

Ejemplo:   la subvención de acciones podrá concederse en forma de cantidad a tanto alzado que cubra los costes de equipos junto con los costes unitarios de los gastos de personal y el reembolso de los costes reales correspondientes a otros gastos de funcionamiento (véase la sección 6.2.1.).

6.2.1.  Opciones de costes simplificados

Las opciones de costes simplificados (OCS) podrán adoptar la forma de costes unitarios, cantidades fijas o importes a tanto alzado, o una combinación de dichas formas

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#_ftnref12 #_ftnref12

[12]. Su objetivo es simplificar la gestión de la subvención. Cabe señalar que no hay limitación (aparte del importe total de los gastos subvencionables estimados) al importe de los costes que pueden declararse en forma de OCS.

Las hay de dos tipos, cada uno de ellos sujeto a distintas condiciones en lo que respecta a su autorización previa:

1. «Opciones de costes simplificados basadas en realizaciones o resultados», a veces denominadas también opciones de costes simplificados «basadas en el rendimiento»: esta categoría incluye los costes relacionados con los productos, resultados, actividades y entregables en el marco de un proyecto concreto (por ejemplo, la determinación de una cantidad a tanto alzado para la organización de una conferencia, o para la consecución de un resultado o una actividad determinados). Cuando sea posible y oportuno, los importes a tanto alzado o los costes unitarios deberán determinarse de manera que permitan su pago una vez que se alcancen realizaciones o resultados concretos. Serán autorizados por el órgano de contratación (el comité de evaluación recomienda su aceptación, serán aprobados formalmente por el órgano de contratación e indicados en el contrato

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   #_ftnref13 #_ftnref13

   [13]).
2. «Otras opciones de costes simplificados». Esta segunda categoría incluye opciones de costes simplificados integradas en las prácticas contables del beneficiario. Esta categoría solo es aplicable a las entidades evaluadas por pilares al recibir subvenciones concedidas directamente sin convocatoria de propuestas, para las que se considera necesaria una evaluación ex ante

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   #_ftnref14 #_ftnref14

   [14] con el fin de garantizar la coherencia entre servicios, teniendo en cuenta la necesidad de una aplicación coherente de las condiciones requeridas. Para que el órgano de contratación  pueda utilizar estas OCS, las prácticas de contabilidad de costes del beneficiario tienen que haber sido evaluadas de forma positiva por un auditor externo independiente.

Para más información, véase asimismo el anexo e3a2 (Guía para las opciones de costes simplificados).

En el caso de las convocatorias de propuestas y de las subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas para entidades no evaluadas por pilares, los solicitantes solo podrán proponer  OCS basadas en realizaciones o resultados, que sólo puede tomar la forma de costes unitarios y cantidades a tanto alzado, ya que la financiación a tipo fijo se basa en los insumos  y, por lo tanto, no puede ser propuesta por los solicitantes.  El órgano de contratación decidirá si acepta o no las OCS. Las opciones de costes simplificados podrán aplicarse a una o varias de las líneas de costes directos del presupuesto (es decir, las líneas de costes 1 a 6), o las subrúbricas de costes o algunos elementos específicos de coste en dichas líneas. Téngase en cuenta que, en el caso de las subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas a entidades no evaluadas por pilares, las OCS basadas en realizaciones o resultados o, en su caso, las «otras OCS» solo serán admisibles si se ha designado un comité de evaluación.

En cuanto a las “otras opciones de costes simplificados", salvo que se disponga otra cosa en el acto de base, el uso de importes a tanto alzado, costes unitarios o financiación a tipo fijo incorporado en las prácticas contables del beneficiario deberá ser autorizado por una decisión del órgano de contratación, que deberá actuar siguiendo las normas internas de la Comisión Europea.

Una vez que los importes hayan sido evaluados y aprobados por el órgano de contratación (tal como se establece claramente en el presupuesto de la acción

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#_ftnref15 #_ftnref15

[15]), no podrán ser impugnados en los controles ex ante. Esto significa que los auditores no controlarán todos los documentos justificativos para determinar los costes reales contraídos, sino que se centrarán en la aplicación correcta de la fórmula usada y las entradas correspondientes o los hechos generadores establecidos en el contrato. Los auditores no controlarán los costes reales para comprobar si se ha producido una pérdida o una ganancia, si bien los auditores o la Comisión Europea tendrán derecho a acceder a los registros legales del beneficiario, especialmente a sus estados contables generales, a efectos estadísticos, metodológicos o de lucha contra el fraude (aplicable a todas las formas de subvenciones), de conformidad con la cláusula 16 de las condiciones generales. Esto significa que el beneficiario tendrá que conservar los documentos que demuestren que la subvención ha sido aplicada efectivamente.

6.2.2.  Cantidad a tanto alzado

El Reglamento Financiero de 2018 establece la posibilidad de que una cantidad a tanto alzado, según se recoge en el artículo 125, apartado 1, letra d), del RF, pueda cubrir todos los gastos subvencionables de una acción o un programa de trabajo.

Los importes a tanto alzado individuales podrán determinarse sobre la base del presupuesto estimado, que deberá cumplir los principios de economía, eficiencia y eficacia. La conformidad con dichos principios deberá verificarse previamente al evaluar la solicitud de subvención.

Al autorizar importes a tanto alzado individuales, el órgano de contratación deberá cumplir las condiciones aplicables a las OCS basadas en realizaciones o resultados.

Cuando se utilice esta forma de financiación, la descripción de la acción deberá incluir información detallada sobre las condiciones esenciales de activación del pago, incluida la consecución de realizaciones o resultados.

6.3.    Descripción general

Existen normas estrictas para regular la forma en que se conceden las subvenciones. Las subvenciones requieren programación, transparencia e igualdad de trato. No podrán acumularse ni ser concedidas retroactivamente y, en general, deberán suponer una cofinanciación. El importe especificado en el contrato de subvención como importe subvencionable no podrá rebasarse.

Como norma general, con algunas excepciones específicas, la subvención no podrá tener por objeto ni como efecto generar beneficios para el beneficiario.

Las subvenciones se concederán mediante una decisión de la Comisión Europea notificada

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[16] al solicitante seleccionado o mediante un acuerdo escrito (modelo de contrato de subvención) celebrado con este. Las subvenciones concedidas en el marco de la acción exterior se adjudicarán mediante acuerdo escrito (modelo de contrato de subvención).

6.3.1.  Modos de gestión

Véase la sección 2.2 para una explicación de los diferentes modos de gestión aplicables a las acciones exteriores de la Unión Europea.

Las diferencias relativas a las subvenciones son las siguientes:

6.3.2.  Herramientas de gestión

6.3.3.  Criterios de elegibilidad

6.3.3.1.  Norma de nacionalidad

Véase la sección 2.3.1.

La participación en los procedimientos de concesión de subvenciones estará abierta en igualdad de condiciones a todas las personas físicas y jurídicas y a las entidades que carezcan de personalidad jurídica con arreglo al Derecho nacional aplicable, siempre que sus representantes tengan capacidad para comprometerse jurídicamente en su nombre y ofrezcan garantías financieras y operativas equivalentes a las aportadas por las personas jurídicas. Además, los solicitantes deberán estar establecidos en un país elegible conforme al acto de base aplicable (para más información, véase la sección 2.3.1).

6.3.3.2.  Excepciones a la norma de nacionalidad

Véase la sección 2.3.9.

6.3.3.3.  Motivos de exclusión

Véase la sección 2.6.10.1.

6.3.4.  Programación

Las subvenciones en régimen de gestión directa estarán sujetas a una decisión de financiación que, al mismo tiempo, constituirá el programa de trabajo anual o plurianual. La decisión de financiación indicará el período cubierto, el acto de base, si lo hubiera, los objetivos perseguidos, los resultados esperados, el método de ejecución, el calendario indicativo de las convocatorias de propuestas con su importe indicativo y el porcentaje máximo de cofinanciación. La decisión de financiación se adoptará mediante una Decisión de la Comisión y se publicará en el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales. No se requerirá un programa de trabajo en el caso de las subvenciones en régimen de gestión indirecta.

6.3.5.  Transparencia

Véase la sección 2.5.2.

6.3.6.  Igualdad de trato

 Véase la sección 2.5.2.

6.3.7.  No acumulación

Véase la sección 2.5.2.

6.3.8.  No retroactividad

Véase la sección 2.5.2.

Excepcionalmente, podrá concederse una subvención para una acción ya emprendida cuando los solicitantes puedan demostrar y justificar la necesidad de iniciar la acción antes de la firma del contrato. En tal caso, los gastos contraídos antes de la presentación de las solicitudes de subvención, por regla general, no podrán optar a financiación

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[18].

La aceptación de los costes contraídos en una fecha anterior

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[19] (es decir, antes de la presentación de las solicitudes de subvención) solo será posible en casos excepcionales debidamente justificados

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[20]:

a)       en casos excepcionales debidamente justificados previstos en el acto de base, o

b)      en caso de urgencia imperiosa en el que una rápida intervención por parte de la Unión sea de gran importancia, a efectos de ayuda humanitaria, operaciones de emergencia de apoyo, operaciones de protección civil o para la ayuda a la gestión de crisis; y en otras emergencias excepcionales y debidamente justificadas.

En esos casos, los gastos efectuados por un beneficiario con anterioridad a la presentación de la solicitud deberán poder optar a una financiación de la Unión en las siguientes condiciones:

- i) que los motivos de tal excepción hayan sido debidamente justificados por el órgano de contratación competente;

- ii) que el convenio de subvención establezca explícitamente la fecha de subvencionabilidad en una fecha anterior a la fecha de presentación de las solicitudes.

Esta fecha de subvencionabilidad deberá incluirse también en la Guía para los solicitantes.

El plazo máximo para la concesión del contrato de una subvención de funcionamiento será de cuatro meses a partir del inicio del ejercicio del beneficiario. Los gastos subvencionables no podrán ser anteriores a la fecha de presentación de la solicitud de subvención ni al comienzo del ejercicio del beneficiario.

Queda excluida la subvención retroactiva de acciones ya finalizadas.

6.3.9.  Cofinanciación

Véase la sección 2.5.2.

Por regla general, una subvención no podrá financiar la totalidad de los costes de la acción o la totalidad de los gastos de funcionamiento del organismo beneficiario, con las siguientes excepciones:

La cofinanciación podrá revestir la forma de recursos propios del beneficiario (autofinanciación), ingresos generados por la acción y contribuciones financieras o en especie de terceros.

El órgano de contratación podrá aceptar la cofinanciación en especie, si lo considera necesario o apropiado. La cofinanciación en especie consiste en el suministro de bienes o servicios al beneficiario de la subvención, gratuitamente, por un tercero. Por lo tanto, las contribuciones en especie no supondrán ningún gasto para el beneficiario de la subvención

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[21]. Las contribuciones en especie no se tendrán en cuenta a efectos de la norma de no rentabilidad (véase la sección 6.3.10.).

Si se aceptan las contribuciones en especie a modo de cofinanciación, el beneficiario deberá garantizar que se ajustan a las normas fiscales y de seguridad social nacionales.

Las contribuciones en especie de terceros, con excepción de las contribuciones en especie en forma de trabajo voluntario

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[22], deberán presentarse por separado de las contribuciones a los gastos subvencionables en el presupuesto estimado (al igual que los impuestos no subvencionables, se presentan como costes aceptados en el presupuesto estimado de la acción). Su valor aproximado deberá indicarse en el presupuesto estimado y no deberá estar sujeto a cambios posteriores.

El beneficiario deberá declarar la cofinanciación realmente aportada en el informe final. En ese momento, el beneficiario o beneficiarios podrán sustituir cualquier contribución prevista de sus recursos propios por contribuciones financieras de terceras partes.

Para las subvenciones de escasa cuantía (es decir, cualquier subvención de un máximo de 60 000 EUR), el rechazo de la cofinanciación en especie deberá justificarse claramente (si se propone, pero no se considera adecuada o necesaria).

6.3.10.  Norma de no rentabilidad

Véase la sección 2.5.2.

La subvención no podrá tener por objeto o efecto producir beneficio alguno en el marco de la acción o del programa de trabajo, salvo en algunos casos específicos (véase más abajo), tal como se prevé en las condiciones particulares del modelo de contrato de subvención.

El beneficio se define como el saldo positivo resultante de la diferencia entre los ingresos y los gastos subvencionables aprobados por el órgano de contratación cuando se presenta la solicitud de pago del saldo.

Los ingresos que se tendrán en cuenta son los ingresos consolidados en la fecha en que el coordinador presente la solicitud de pago del saldo, que estén incluidos en alguna de las dos categorías siguientes:

a)         subvención de la Unión Europea;

b)         rentas generadas por la acción; salvo que se especifique lo contrario en las condiciones particulares.

Cuando se trate de una subvención de funcionamiento, no deberán considerarse ingresos las cantidades dedicadas a la constitución de reservas.

Si las subvenciones, o parte de ellas, se basan en las opciones de costes simplificados, esos importes deberían establecerse de tal forma que excluyan a priori el beneficio. En tal caso, el importe de los costes unitarios, cantidades fijas o importes a tanto alzado establecidos en el contrato no podrán cuestionarse en el marco de los controles ex post, es decir, mediante una comparación con los costes reales que cubren (véase la sección 6.2.1 y el anexo E3a2 de la Guía para las opciones de costes simplificados).

En caso de beneficio, el órgano de contratación podrá sustraer del importe final de la subvención el porcentaje de los beneficios correspondientes a la contribución final de la Unión Europea a los gastos subvencionables efectivamente realizados y aprobados por el órgano de contratación (quedando pues excluidos otros gastos subvencionables declarados sobre la base de una opción de costes simplificados), excepto en los casos enumerados a continuación.

La norma de no rentabilidad no se aplicará a

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[24]:

a)       acciones cuyo objetivo sea consolidar la capacidad financiera del beneficiario. Si procede, esto deberá especificarse en la cláusula 7 de las condiciones particulares;

b)      acciones que generen una renta para garantizar su continuidad una vez concluido el período de financiación de la Unión previsto en el convenio de subvención. Si procede, esto deberá especificarse en la cláusula 7 de las condiciones particulares;

c)       becas de estudios, investigación o formación concedidas a personas físicas u otras ayudas directas pagadas a las personas físicas más necesitadas, como personas desempleadas o refugiados. Si procede, esto deberá especificarse en la cláusula 7 de las condiciones particulares;

d)      acciones ejecutadas por organizaciones sin ánimo de lucro;

e)       subvenciones en forma de financiación no vinculadas a los costes de las operaciones pertinentes [véase el artículo 125, apartado 1, letra a) del RF];

f)       subvenciones de escasa cuantía (es decir, por un importe igual o inferior a 60 000 EUR).

6.3.11.  Otros puntos esenciales

Véase la sección 2.5.5.

Reserva para imprevistos:

Los solicitantes podrán incluir en el presupuesto para acciones exteriores una reserva para imprevistos o posibles fluctuaciones en los tipos de cambio no superiores al 5 % de los costes directos subvencionables, dada la especificidad y el mayor grado de imprevisibilidad de las acciones exteriores.

Cláusulas deontológicas:

Véase la sección 2.5.6.

Además, en todos los procedimientos de concesión de subvenciones (convocatorias de propuestas o adjudicación directa) en los que la subvención solicitada supere los 60 000 EUR, los solicitantes principales, los cosolicitantes y las entidades afiliadas distintas de i) las personas físicas, ii) las entidades evaluadas por pilares y iii) los Gobiernos y otros organismos públicos cuya solicitud haya sido provisionalmente seleccionada o incluida en una lista de reserva, evaluarán su política interna contra la explotación, el abuso y el acoso sexuales mediante un cuestionario de autoevaluación con el fin de informar al órgano de contratación de la política de la entidad en esta materia y las medidas previstas para mejorar dicha política en la organización pertinente

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[25].

6.4.  Procedimientos de concesión

6.4.1.  Convocatoria de propuestas

Las subvenciones deberán concederse tras la publicación de una convocatoria de propuestas, salvo en los casos indicados a continuación en la sección 6.4.2.

6.4.1.1.  Publicación

Las convocatorias de propuestas se publican siempre en el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o Funding and Tender opportunities (portal F&T)

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[26]. La convocatoria de propuestas también deberá publicarse a escala nacional si no está organizada por un servicio de la sede de la Comisión Europea.

Para la publicación de convocatorias de propuestas en régimen de gestión directa o indirecta, así como convocatorias de propuestas de proyectos de hermanamiento, consulte las páginas web pertinentes de las dos herramientas en línea: PADOR

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[27] y PROSPECT

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#_ftnref28 #_ftnref28

[28]. Las convocatorias de propuestas se publican en el sitio web de DG Asociaciones Internacionales o en Funding and Tender opportunities (portal F&T), mientras que las convocatorias de propuestas locales también se publican localmente. Las subvenciones concedidas en el marco de presupuestos-programa, si no se publican localmente, se publicarán en el sitio web de DG Asociaciones Internacionales o en Funding and Tender opportunities (portal F&T) a través de PROSPECT (secciones 2.10.3.2 y 6.5.11.1 de la Guía Práctica). Las convocatorias de propuestas relacionadas con fondos fiduciarios no se publican en PROSPECT.

6.4.1.2.  Convocatoria de propuestas abierta o restringida

Las convocatorias de propuestas son por defecto restringidas: se trata de un procedimiento en dos fases, en el que todos los solicitantes pueden participar, pero solo se invitará a presentar una propuesta completa a los solicitantes que hayan sido preseleccionados (sobre la base de un documento de síntesis en respuesta a una convocatoria iniciada con arreglo a lo publicado en la Guía para los solicitantes).

En casos excepcionales, las convocatorias de propuestas podrán abrirse, es decir, todos los solicitantes podrán presentar una solicitud completa. En este caso, deberá presentarse un documento de síntesis junto con la solicitud completa y el proceso de evaluación se realizará en dos etapas (preselección sobre la base del documento de síntesis), con arreglo a la Guía para los solicitantes publicada (véase la sección 6.5.2).

La decisión de optar por un procedimiento abierto en lugar de una convocatoria restringida deberá justificarse por las peculiaridades técnicas de la convocatoria, el presupuesto limitado disponible, el número limitado de propuestas que se espera recibir o por limitaciones de índole organizativa (por ejemplo si se trata de convocatorias organizadas por las Delegaciones de la Unión Europea).

6.4.1.3.  Asociaciones

Los contratos de subvención podrán adoptar la forma de acuerdos marco de asociación financiera para establecer relaciones de cooperación a largo plazo entre la Comisión y los beneficiarios que ejecutan fondos de la Unión Europea

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[29]^,

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[30]. En los acuerdos marco de asociación financiera se precisarán las formas de cooperación financiera, incluida la obligación de establecer, en los convenios específicos firmados, disposiciones para supervisar la consecución de objetivos específicos. Asimismo, en caso de que los convenios de asociación financiera adopten la forma de subvenciones, deberá precisarse la naturaleza de las acciones previstas individualmente o como parte del programa de trabajo que se apruebe, el procedimiento de concesión de subvenciones específicas con arreglo a los principios y normas de procedimiento de esta Guía Práctica, así como los derechos y obligaciones generales de cada parte en el marco de los contratos específicos. La duración de la asociación no podrá exceder de cuatro años, salvo en casos debidamente justificados que se indicarán claramente en el informe anual de actividad. Los acuerdos marco de asociación financiera se tratan como subvenciones a efectos de programación, publicación ex ante y procedimiento de adjudicación, y podrán, en el marco de la gestión indirecta, prever que se confíe en los sistemas y procedimientos del beneficiario

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[31]. Los acuerdos marco de asociación financiera solo podrán contemplarse si su uso aporta un claro valor añadido. Por ejemplo, si únicamente se prevé una subvención específica, los acuerdos marco de asociación no son la modalidad adecuada.

6.4.2.  Subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas («concesiones directas»)

En las circunstancias siguientes, no será necesario organizar una convocatoria de propuestas antes de conceder las subvenciones

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[32]:

a)       En los casos de emergencia excepcionales y debidamente justificados (urgencia).

b)      Para las operaciones de ayuda humanitaria y protección civil, o las operaciones de ayuda para la gestión de crisis. Esta disposición se aplicará mutatis mutandis a los programas financiados por el FED en el marco de la ayuda de emergencia establecida en los artículos 72 y 73 del Acuerdo de Cotonú.

c)       Si la subvención se concede a un organismo que se encuentre en situación de monopolio de hecho o de derecho, debidamente motivada en la decisión de concesión. Monopolio «de hecho» o «de derecho» significa que el beneficiario de la subvención:

·         disfruta de una competencia exclusiva en el ámbito de actividad o en la zona geográfica a que se refiera la subvención en virtud de cualquier acto jurídico aplicable; o

·         es la única organización que i) opera o ii) es capaz de operar en el ámbito de actividad o en la zona geográfica a que se refiere la subvención debido a cualquier circunstancia de hecho o de derecho.

d)      Si la subvención se concede a organismos incluidos en el acto de base pertinente

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[33], como beneficiario de una subvención, o a organismos designados por los Estados miembros, bajo su responsabilidad, cuando dichos Estados miembros estén identificados mediante un acto de base como beneficiarios de la subvención. Cabe recordar que se entenderá por «acto de base» el Reglamento por el que se rija el programa. No bastará con identificar a un organismo para una concesión directa en las decisiones de financiación o en los programas de acción anuales, ya que esos documentos no constituyen actos de base.

e)       En el caso de la investigación y el desarrollo tecnológico, a organismos mencionados en el programa de trabajo, cuando el acto de base establezca expresamente esa posibilidad, y siempre que la medida no entre en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas.

f)       En el caso de acciones de carácter específico que requieran un tipo particular de organismo por su competencia técnica, su alto grado de especialización o sus competencias administrativas, siempre y cuando dichas acciones no entren en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas. Estos supuestos deberán justificarse debidamente en la decisión de concesión.

g)      Para las acciones financiadas por el IEDDH en el marco del MFF 2014-2020:

                             i.      subvenciones de escasa cuantía para los defensores de los derechos humanos, destinadas a financiar acciones urgentes de protección, en su caso sin necesidad de cofinanciación;

                          ii.      subvenciones, en su caso sin necesidad de cofinanciación, destinadas a financiar acciones en las condiciones más difíciles o en situaciones contempladas en el artículo 2, apartado 4, del Reglamento (UE) no 235/2014, cuando no resulte adecuado publicar una convocatoria de propuestas; dichas subvenciones no excederán de 1 000 000 EUR y tendrán una duración máxima de 18 meses, que podrá prorrogarse por otros 12 meses cuando se presenten obstáculos objetivos e imprevistos para su ejecución.

h)      Para las acciones financiadas por el MFF 2021-2027:

                           a)      subvenciones de escasa cuantía para los defensores de los derechos humanos, destinadas a financiar acciones urgentes de protección, también a través de mecanismos para la protección de los defensores de los derechos humanos en situación de riesgo, así como para los mediadores y otros agentes de la sociedad civil implicados en el diálogo relacionado con las crisis y los conflictos armados, la resolución de conflictos, la reconciliación y la consolidación de la paz, en su caso sin necesidad de cofinanciación;

                          b)      subvenciones, en su caso sin necesidad de cofinanciación, destinadas a financiar acciones en las condiciones más difíciles cuando la publicación de una convocatoria de propuestas resulte inadecuada, incluidas las situaciones en las que existe una grave falta de libertades fundamentales, incluida la violación de los derechos humanos, las amenazas a las instituciones democráticas, la escalada de crisis o conflictos armados, en las que la seguridad humana está más amenazada o en las que las organizaciones y defensores de los derechos humanos, los mediadores y otros agentes de la sociedad civil implicados en el diálogo relacionado con las crisis y los conflictos armados, la reconciliación y la consolidación de la paz operan en las condiciones más difíciles; dichas subvenciones no excederán de 1 000 000 EUR y tendrán una duración máxima de 18 meses, que podrá prorrogarse por otros 12 meses cuando se presenten obstáculos objetivos e imprevistos para su ejecución;

                           c)      subvenciones de escasa cuantía para las organizaciones de la sociedad civil que recurran, en la medida de lo posible, a formas simplificadas de financiación de conformidad con el artículo 125 del Reglamento Financiero.

En todos los casos, el órgano de contratación deberá preparar un informe explicativo en el que se justifique el modo en que se ha identificado al beneficiario de la subvención y se han establecido los importes de la misma, y se motive la decisión de concesión (véase el modelo de informe de negociación, anexo A10a). El órgano de contratación deberá seguir los pasos indicados en el modelo de informe de negociación y garantizar que se cumplan todos los principios de base aplicables a las subvenciones (incluidos los de elegibilidad, capacidad y exclusión).

En el caso de las subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas, aunque un comité de evaluación podría resultar útil, no será obligatorio.

Los procedimientos descritos en la sección 6.5.10 deberán aplicarse por analogía, incluyéndose el informe a que se refiere el apartado anterior en el expediente del contrato.

Aunque el beneficiario esté designado en el acto de base o se encuentre en una situación de monopolio, la capacidad financiera deberá verificarse siempre, ya que los intereses financieros de la Unión Europea deben protegerse.

6.5.  Convocatoria de propuestas

6.5.1.  Publicidad

 Con el fin de garantizar la participación más amplia posible y la transparencia necesaria, cada convocatoria de propuestas deberá ir acompañada de la Guía para los solicitantes.

La Guía para los solicitantes se publica en el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o en el sitio web Funding and Tender opportunities (portal F&T)

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[34] y en otros medios de comunicación adecuados (otros sitios web, prensa especializada, publicaciones locales, etc.). También podrá solicitarse en formato impreso ante el órgano de contratación. Deberá estar disponible en las lenguas pertinentes para la convocatoria de propuestas.

La Comisión Europea será responsable de la publicación de la Guía para los solicitantes en el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o en Funding and Tender opportunities (portal F&T). Si el órgano de contratación no es un servicio de la sede de la Comisión Europea, este deberá encargarse directamente de la publicación local al mismo tiempo que en el sitio web específico.

Dado que el coste de publicación de toda la Guía para los solicitantes en la prensa local puede ser prohibitivo, el modelo del anexo e2 menciona la información mínima que deberá ser objeto de publicación local. Dicha Guía deberá estar disponible en la dirección mencionada en la publicación local.

También se recomienda organizar, después del inicio de la convocatoria de propuestas, una o varias sesiones de información a las que puedan asistir todos los posibles solicitantes. Esas sesiones de información deberán celebrarse a más tardar veintiún días antes del plazo de presentación de los documentos de síntesis

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#_ftnref35 #_ftnref35

[35]. Además, también podrán organizarse sesiones informativas a más tardar veintiún días antes de la fecha límite de presentación de la solicitud completa para los solicitantes cuyos documentos de síntesis hayan sido preseleccionados. Cualquier presentación o documentación que vaya a ser entregada en la sesión de información también deberá publicarse al menos en el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o en el sitio web Funding and Tender opportunities (portal F&T), en el que se publicó la convocatoria. En la gestión directa, las fechas, lugares y presentaciones para las sesiones de información sobre convocatorias de propuestas deberán coordinarse con la sede de la Comisión Europea. La información que vaya a difundirse en todas las regiones seleccionadas deberá armonizarse sin discriminaciones.

Si el órgano de contratación, por iniciativa propia o en respuesta a una solicitud de aclaración, modifica información de la convocatoria de propuestas, deberá publicar una corrección de errores con los cambios, con las mismas condiciones publicitarias que la convocatoria de propuestas. En la corrección de errores podrá ampliarse el plazo para que los solicitantes puedan tener en cuenta los cambios.

A fin de hacer un uso más eficiente de las convocatorias de propuestas, el órgano de contratación podrá agrupar las convocatorias de propuestas de instrumentos diferentes (en tal caso, puede ser conveniente dividir las convocatorias en lotes

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[36]) o utilizar el presupuesto de varios años consecutivos. En este último caso, deberá incluirse una cláusula suspensiva para los años siguientes. Las convocatorias podrán asimismo abarcar varios países de una región y agrupar los correspondientes créditos presupuestarios.

6.5.2.  Redacción y contenido de la Guía para los solicitantes

En la Guía para los solicitantes (que incluye el formulario de solicitud y otros anexos) se describe el objeto de la convocatoria de propuestas, los requisitos de elegibilidad de los solicitantes, los tipos de acciones y costes que pueden financiarse, y los criterios de evaluación (selección y concesión) (véase el modelo de Guía para los solicitantes). También contendrá instrucciones para cumplimentar el formulario de solicitud, la información que debe adjuntarse y los procedimientos pertinentes. Contiene información sobre el proceso de evaluación posterior (incluido un calendario indicativo) y las condiciones contractuales aplicables a los solicitantes seleccionados.

La Guía para los solicitantes debe definir con gran claridad y precisión los objetivos y las prioridades de la convocatoria de propuestas, y prestar especial atención a los criterios de elegibilidad. Estos criterios han de publicarse y cualquier modificación que pueda producirse deberá ser asimismo objeto de publicación.

Es conveniente aclarar y limitar las prioridades y objetivos de las convocatorias, y explicitar los criterios de elegibilidad de los solicitantes (véase la sección 6.5.3 a continuación) para garantizar que solo se presentarán solicitudes adecuadas.

6.5.3.  Criterios de elegibilidad y evaluación (selección y concesión

6.5.3.1.  Criterios de elegibilidad

Los criterios de elegibilidad determinarán las condiciones de participación en la convocatoria de propuestas. Deberán redactarse teniendo en cuenta los objetivos de la acción, ser transparentes y no discriminatorios. Se referirán a dos aspectos distintos:

·        Elegibilidad de los solicitantes: se trata de los criterios aplicables a la situación jurídica y administrativa de los solicitantes - véanse en particular las secciones 2.3.1 y 2.6.10.1. (normas de nacionalidad y motivos de exclusión). Si un anuncio de convocatoria de propuestas se refiere a acciones que pueden o deben ser ejecutadas por varias entidades, se podrá especificar el número mínimo, máximo o recomendado de entidades y los criterios de elegibilidad aplicables a cada entidad o a todas ellas.

·        Elegibilidad de la acción: se trata de los criterios aplicables a los tipos de actividades, sectores o temas y zonas geográficas cubiertos por la convocatoria de propuestas.

6.5.3.2.  Criterios de evaluación: selección y concesión

Los criterios de evaluación se dividen en criterios de selección y criterios de concesión, todos ellos definidos en la tabla de evaluación.

·         Los criterios de selección permiten evaluar la capacidad financiera del solicitante principal, así como su capacidad operativa y la de los cosolicitantes (y sus entidades afiliadas) para llevar a cabo la acción propuesta:

-          El solicitante principal deberá disponer de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener su actividad durante el período de aplicación de la acción y, si procede, para participar en su financiación.

-          Los solicitantes [y su(s) entidad(es) afiliada(s)] deberán tener en conjunto la experiencia, las competencias y cualificaciones profesionales necesarias para llevar a cabo la acción propuesta.   

La capacidad financiera deberá verificarse siempre

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[37], excepto cuando el solicitante principal pertenezca a una de las siguientes categorías: personas físicas beneficiarias de ayudas a la educación, personas físicas más necesitadas y que reciben apoyo directo, organismos públicos u organizaciones internacionales

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#_ftnref38 #_ftnref38

[38].

Las evaluaciones se efectuarán sobre la base de la información y los documentos justificativos presentados en el contexto de la convocatoria de propuestas. Estos podrán incluir un informe de auditoría externa del solicitante principal, la cuenta de resultados y el balance de los tres últimos ejercicios cerrados. En caso de duda sobre la capacidad de los solicitantes, el comité de evaluación podrá solicitar pruebas adicionales.

·        Los criterios de concesión permitirán apreciar las propuestas presentadas frente a los objetivos y prioridades establecidos y conceder las subvenciones a las acciones que optimicen la eficacia global de la convocatoria de propuestas. Deberán permitir al órgano de contratación seleccionar las propuestas que cumplan sus objetivos y prioridades y garanticen la visibilidad de la financiación de la Unión Europea.

Los criterios de concesión se referirán, en particular, a la pertinencia de la acción y su compatibilidad con los objetivos del programa de subvenciones en cuyo marco se financie la convocatoria de propuestas; a la calidad, el impacto previsto y la sostenibilidad de la acción, así como a su rentabilidad.

Todos los criterios de elegibilidad y de evaluación establecidos en la convocatoria de propuestas deberán aplicarse con arreglo a lo especificado, y no podrán ser modificados en el transcurso del procedimiento. Los criterios deberán ser precisos y no discriminatorios (véanse los modelos de la tabla de evaluación).

6.5.4.  Información complementaria antes del vencimiento del plazo de presentación de propuestas

Durante el período de tiempo comprendido entre la publicación y la fecha límite para la presentación del documento de síntesis/solicitud completa

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#_ftnref39 #_ftnref39

[39], además de cualquier sesión de información celebrada (véase la sección 6.5.1), deberá permitirse a los solicitantes formular consultas que les ayuden a cumplimentar el formulario y preparar sus solicitudes. Así pues, el órgano de contratación deberá proporcionar un punto de contacto al que puedan dirigir sus consultas. Los solicitantes principales podrán presentarlas por escrito hasta veintiún días antes de la fecha límite para la presentación de los documentos de síntesis/solicitudes completas.

El órgano de contratación deberá contestar todas las preguntas al menos once días antes del vencimiento del plazo para la presentación de documentos de síntesis/solicitudes completas. Las respuestas se publicarán en el sitio o sitios web correspondiente(s), lo que significa no habrá necesidad de facilitar respuestas individuales. En aras de la igualdad de trato de los solicitantes, el órgano de contratación no podrá emitir una opinión preliminar sobre la elegibilidad de un solicitante, una entidad afiliada, una acción o una actividad en concreto.

En cumplimiento de los requisitos de transparencia e igualdad de oportunidades, la respuesta a los solicitantes sobre un extremo que pudiera ser de interés para otros solicitantes deberá ponerse a disposición de todos los solicitantes. Para ello, se publicará en el sitio web en el que se publicó la convocatoria, el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o en el sitio web Funding and Tender opportunities (portal F&T) (y en otros sitios web, según proceda) un documento con todas las preguntas recibidas y las respuestas ofrecidas. Este documento deberá actualizarse periódicamente hasta once días antes de la fecha límite para la presentación de documentos de síntesis/solicitudes completas.

6.5.5.  Plazo de presentación de propuestas

El plazo de presentación deberá ser suficientemente largo para garantizar la alta calidad de las propuestas. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto puede impedir a los posibles solicitantes hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas.

El período mínimo de presentación será de cuarenta y cinco días. En casos excepcionales, podrá fijarse un plazo más corto a modo de excepción

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[43].

6.5.6.  Presentación del documento de síntesis y de la solicitud completa

Los documentos de síntesis y las solicitudes completas

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#_ftnref44 #_ftnref44

[44] deberán presentarse con arreglo a las instrucciones que figuran en la Guía para los solicitantes (véase el modelo correspondiente, anexo e3a).

Los solicitantes principales invitados a presentar una solicitud tras una preselección de su documento de síntesis, deberán presentar los siguientes documentos

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[45] junto con el formulario de la solicitud completa

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[46]:

-   Los estatutos sociales del solicitante principal y, en su caso, de cada uno de los cosolicitantes (en su caso) y entidades afiliadas (en su caso).

-   El formulario de entidad jurídica debidamente cumplimentado y firmado por cada uno de los solicitantes.

-   Una ficha de identificación financiera del solicitante principal.

Además, con el fin de evaluar la capacidad financiera, deberán presentarse los siguientes documentos:

-   En el caso de las subvenciones de acciones con un importe superior a 750 000 EUR y las subvenciones de funcionamiento con un importe superior a 100 000 EUR, el solicitante principal deberá presentar un informe de auditoría elaborado por un auditor externo autorizado cuando se encuentre disponible, y en todo caso cuando la auditoría legal venga exigida por la legislación de la Unión Europea o nacional. En dicho informe se certificarán las cuentas de los tres últimos ejercicios financieros disponibles. En todos los demás casos, el solicitante deberá presentar una declaración firmada por su representante autorizado que certifique la validez de las cuentas de hasta los tres últimos ejercicios disponibles

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#_ftnref47 #_ftnref47

[47].

-   En el caso de las subvenciones de acciones con un importe inferior a 750 000 EUR y de las subvenciones de funcionamiento con un importe inferior a 100 000 EUR, una copia de la cuenta de resultados del solicitante principal y del balance de hasta los tres últimos ejercicios cerrados).

Los documentos justificativos deberán presentarse en forma de documentos originales o de fotocopias que contengan de forma legible los sellos, firmas y fechas de dichos originales. Si los documentos justificativos no están redactados en una de las lenguas oficiales de la Unión Europea o, en su caso, del país en el que se ejecutará, podrá solicitarse una traducción a la lengua o a una de las lenguas de la convocatoria de propuestas de los extractos pertinentes de los documentos que demuestren la elegibilidad de los solicitantes a efectos de la interpretación de la propuesta.

Excepciones

La obligación de auditoría no se aplicará a las organizaciones internacionales ni a los organismos públicos.

En función de su evaluación de riesgos, el órgano de contratación podrá eximir de esta obligación de auditoría a los centros de educación secundaria y superior y a los centros de formación profesional.

Los solicitantes deberán indicar todas las fuentes y los importes de la financiación de la Unión Europea recibida o solicitada para la misma acción o parte de la acción o para su funcionamiento durante el mismo ejercicio, así como cualquier otra financiación recibida o solicitada para la misma acción.

6.5.7.  El comité de evaluación

Todos los miembros del comité de evaluación y los posibles observadores deberán firmar una declaración de imparcialidad y confidencialidad (véase el anexo A4) antes de realizar cualquier tarea relacionada con la evaluación.

6.5.7.1.  Composición

Las propuestas serán evaluadas por un comité de evaluación nombrado por el órgano de contratación, compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin voto, y un número impar de miembros con voto (los evaluadores), que serán un mínimo de tres

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#_ftnref48 #_ftnref48

[48].

Los evaluadores deberán poseer los conocimientos técnicos y administrativos necesarios para emitir un juicio cualificado sobre las propuestas. Deberán poseer un dominio razonable de la lengua en la que estén redactadas las propuestas presentadas. Deberán representar al menos a dos entidades organizativas del órgano de contratación sin vinculación jerárquica entre sí, salvo que no existan entidades distintas (por ejemplo, en una Delegación de la Unión Europea). En caso de necesidad, podrán nombrarse sustitutos en las mismas condiciones que los miembros.

Los miembros del comité de evaluación deberán asistir a todas las reuniones, salvo a la reunión de apertura. Cualquier ausencia de un miembro del comité deberá registrarse y justificarse en el informe de evaluación. Un miembro que se retire del comité de evaluación por cualquier motivo deberá ser sustituido por otro evaluador, que será designado con arreglo al procedimiento normal de nombramiento de los miembros del comité de evaluación. El presidente del comité de evaluación determinará en qué medida debe reiniciarse el proceso de evaluación. Esa decisión y cualquier otra en relación con la sustitución de un miembro del comité deberá registrarse y justificarse en el informe de evaluación.

Todos los evaluadores tendrán los mismos derechos de voto. Aunque el artículo 150 del RF exime a las Delegaciones de garantizar una separación jerárquica entre los miembros de los comités de evaluación, en principio y siempre que sea posible deberá aplicarse la separación jerárquica entre los miembros con derecho a voto.

El comité de evaluación deberá constituirse con suficiente antelación para cerciorarse de que los miembros (y los posibles observadores nombrados por la Comisión Europea en caso de gestión indirecta con países socios con controles ex ante) estén disponibles en las fechas previstas para preparar y llevar a cabo el proceso de evaluación.

La asignación de la puntuación final es una decisión conjunta del comité de evaluación. Sin embargo, la evaluación de las propuestas podrá dividirse entre los miembros con derecho a voto. En tal caso, cada documento de síntesis o solicitud completa deberá ser evaluado independientemente al menos por dos miembros con derecho a voto

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[49].

El comité se reserva el derecho de realizar nuevas evaluaciones en casos debidamente justificados. No obstante, en el caso de divergencias importantes entre las dos evaluaciones, el comité deberá volver a evaluar la solicitud de que se trate.

6.5.7.2.  Recurso a evaluadores

Si las propuestas recibidas son especialmente numerosas o muy técnicas, puede suceder que el comité de evaluación no esté en condiciones de examinarlas todas en detalle. En caso necesario, podrá encomendarse a evaluadores la totalidad de la evaluación de todas las propuestas o partes de las mismas

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[50], de tal modo que el comité de evaluación pueda deliberar sobre la base de sus evaluaciones. Normalmente, se utilizarán los mismos evaluadores para las distintas fases. Se podrá nombrar evaluadores distintos para los diferentes lotes

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[51].

Los evaluadores trabajarán bajo la supervisión del presidente del comité de evaluación. Los evaluadores podrán asistir a las reuniones del comité en calidad de observadores para exponer los resultados de su análisis y responder a las preguntas de los miembros del comité de evaluación.

• Durante los controles administrativos (incluida la elegibilidad de la acción), los evaluadores analizarán cada propuesta en función de los criterios enumerados en la lista de control

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  [52] y la declaración del solicitante principal (véase el formulario de solicitud). Cada propuesta solo deberá ser controlada por un evaluador.

Se podrán contratar evaluadores exteriores en caso de necesidad.

• Para la evaluación de los documentos de síntesis y de las solicitudes completas, los evaluadores deberán utilizar las tablas de evaluación publicadas (véase el modelo de tablas de evaluación) para asignar las puntuaciones y formular observaciones.
• Al menos dos evaluadores deberán evaluar, trabajando de forma independiente, cada documento de síntesis y cada solicitud completa

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  [53]. Los dos evaluadores deberán elegirse preferentemente entre el personal de la Comisión Europea. En caso de escasez de recursos internos, podrá contratarse a evaluadores externos. Estos deberán tener un conocimiento profundo de las materias objeto del programa de subvenciones de que se trate. Su capacidad deberá determinarse en función de su CV. Deberá requerirse un mínimo de cinco años de experiencia específica.

6.5.7.3.  Las Delegaciones de la UE como evaluadores internos de las convocatorias de propuestas de la sede de la Comisión Europea

Si la convocatoria de propuestas ha sido organizada por un servicio de la sede de la Comisión Europea, uno de los dos evaluadores encargados de la evaluación de la solicitud completa pertenecerá a la Delegación de la UE del país en el que vaya a llevarse a cabo la acción

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[54]. En el caso de las acciones regionales, será la Delegación principal de la UE o, en su caso, la sede, la que consultará a las Delegaciones de la Unión Europea en la región de que se trate.

El evaluador procedente de la Delegación de la UE será nombrado siguiendo las instrucciones aplicables al nombramiento de los comités de evaluación por el Órgano de Contratación. Aunque no se recurra a evaluadores, deberá consultarse debidamente a la Delegación de la UE. Si una Delegación de la UE no está en condiciones de llevar a cabo la evaluación en el plazo estipulado, para no retrasar el procedimiento podrá realizar su evaluación un miembro con voto del comité de evaluación u otro evaluador externo o interno.

6.5.7.4.  Imparcialidad y confidencialidad

Véase la sección 2.9.2.

6.5.7.5.  Responsabilidades del comité de evaluación

Véase la sección 2.9.3.

6.5.8.  Etapas del proceso de evaluación

El proceso de evaluación comienza con la recepción del documento de síntesis

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[55] por un órgano de contratación y finaliza con la decisión de conceder las subvenciones a los solicitantes seleccionados.

6.5.8.1.  Recepción y registro de las propuestas

 

6.5.8.1.1 Presentación a través de PROSPECT

En gestión directa, cuando PROSPECT se utilice para la gestión de convocatorias de propuestas, los solicitantes principales deberán presentar sus propuestas en línea a través de PROSPECT siguiendo las instrucciones del manual para el usuario de PROSPECT.

Tras la presentación de la propuesta completa en línea, el solicitante principal recibirá una confirmación automática en su perfil PROSPECT.

6.5.8.1.2 Presentación por otros medios

En el régimen de gestión indirecta, los solicitantes principales deberán presentar sus propuestas por correo, servicio de mensajería privado o entrega en mano. Cuando reciba las propuestas, el órgano de contratación deberá proceder a su registro y emitir un acuse de recibo para las que se entreguen en mano (véase el anexo A7). Los sobres deberán permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres externos de las propuestas se numerarán con arreglo al orden de recepción (independientemente de que se hayan recibido o no antes de la fecha límite de presentación de las propuestas).

Con arreglo al régimen de gestión directa en los casos excepcionales en que, por razones técnicas, no sea posible inscribirse en PROSPECT, los solicitantes principales deberán presentar sus propuestas por correo, mensajería privada o entrega en mano. El servicio encargado de la convocatoria deberá garantizar que todas las solicitudes recibidas se registren en PROSPECT. Los solicitantes principales que hayan presentado su solicitud en línea recibirán automáticamente un acuse de recibo. Las solicitudes recibidas por correo, mensajería privada o mediante entrega en mano (incluidas las solicitudes recibidas fuera de plazo) deberán codificarse en el sistema en nombre de los solicitantes y el original deberá conservarse en los archivos. Una vez codificada la solicitud, PROSPECT generará automáticamente un acuse de recibo y lo enviará a la dirección de correo electrónico de la organización y de la persona de contacto. En el caso de las solicitudes recibidas fuera de plazo, PROSPECT generará la carta correspondiente. En el caso de que la convocatoria específica no permita la presentación de propuestas por correo, mensajería privada o entrega en mano, se rechazarán las solicitudes recibidas por estos medios.

6.5.8.2.  Sesión de apertura y controles administrativos

Los miembros del comité de evaluación y, en su caso, los evaluadores externos deberán haber firmado sus declaraciones de imparcialidad y confidencialidad antes de poder acceder a las solicitudes.

 

6.5.8.2.1 Sesión de apertura

Tanto en el marco de la gestión indirecta como en el marco de la gestión directa, en caso de que algunas solicitudes se reciban en papel, todas las propuestas recibidas deberán abrirse en una sesión de apertura (una vez expirado el plazo de presentación) en la que se comprobarán los datos consignados en el registro y se numerarán las propuestas.

El secretario del comité supervisará la sesión de apertura y solicitará la asistencia de otros agentes del órgano de contratación si resulta necesario.

El registro de las propuestas recibidas deberá contener la siguiente información:

-     el número de registro de la propuesta;

-     la fecha de presentación;

-     el nombre y domicilio del solicitante principal.

Para cada propuesta:

-     se guardará el original de un modo seguro en los archivos del órgano de contratación;

-     se distribuirán las copias entre los evaluadores y, en su caso, entre los asesores.

6.5.8.2.2 Controles administrativos

Solo las propuestas que hayan cumplido el plazo se someterán a un control administrativo para comprobar si se cumplen todos los criterios mencionados en la lista de control. Los evaluadores y los miembros del comité de evaluación no podrán en ningún caso modificar la lista de control.

Obsérvese que el control administrativo incluye también una evaluación de la elegibilidad de la acción. Los controles administrativos podrán ser realizados por miembros del comité de evaluación (incluido el secretario) o uno o varios evaluadores.

La ausencia o incorrección de alguna de las informaciones solicitadas podrá ser motivo suficiente para rechazar la solicitud y no seguir con su evaluación. Sin embargo, si por un error de redacción de los solicitantes, estos no presentan alguna prueba o declaración, el comité de evaluación, salvo en casos debidamente justificados, podrá pedir al solicitante que le facilite, dentro de un plazo determinado, la información que falte o que aclare los documentos justificativos. Dicha información o aclaración no podrá modificar sustancialmente la propuesta ni las condiciones de la convocatoria. Una vez recibida, el comité de evaluación podrá decidir de forma discrecional si debe aceptarse, garantizando la igualdad de trato de las propuestas y la proporcionalidad. Las decisiones adoptadas por el comité de evaluación deberán registrarse íntegramente y deberán motivarse en el informe de evaluación (véase la sección 2.9.3).

El órgano de contratación deberá conservar las propuestas que no pasen a la fase siguiente del proceso de evaluación.

Si los miembros del comité de evaluación no proceden a esos controles, el comité de evaluación deberá revisar las conclusiones de los evaluadores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar la revisión de las evaluaciones por el comité de evaluación, el secretario deberá garantizar que se elabore una lista con las propuestas que no hayan cumplido los controles administrativos. Deberá justificarse cada entrada en esa lista.

Tras la sesión de apertura (cuando proceda) y los controles administrativos, el comité de evaluación se reunirá para resolver los posibles casos controvertidos (incluida la elegibilidad de las acciones) y procederá a evaluar los documentos de síntesis.

6.5.8.3.  Evaluación del documento de síntesis

Los documentos de síntesis presentados dentro del plazo y que hayan superado debidamente los controles administrativos se evaluarán en cuanto a la pertinencia y el diseño de la acción, mediante una tabla de evaluación (véase el anexo e5a

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[56]). La evaluación global se basará en la puntuación obtenida en cada subapartado, que se sumará por apartados. Si el comité de evaluación no evalúa los documentos de síntesis, la puntuación total será la media aritmética de las puntuaciones otorgadas por los evaluadores. Las tablas de evaluación cumplimentadas para cada documento de síntesis deberán enviarse a los evaluadores del comité de evaluación, en su caso.

Si la convocatoria de propuestas está organizada por un servicio de la sede de la Comisión Europea y una Delegación de la Unión Europea participa de forma excepcional como evaluador en la evaluación de los documentos de síntesis, la Delegación de la Unión Europea en el país donde vaya a realizarse la acción propuesta deberá evaluar cada documento de síntesis sobre la base de la misma tabla de evaluación (véase el anexo E8). Las tablas de evaluación rellenadas para cada solicitud completa deberán enviarse al comité de evaluación.

A continuación, el secretario establecerá una lista de todos los documentos de síntesis en función de la puntuación obtenida. En una primera fase, solo se tendrán en cuenta para la preselección los documentos de síntesis que hayan recibido al menos 30 puntos. Los documentos de síntesis que alcancen el mencionado umbral se clasificarán en función de su puntuación. Las solicitudes que hayan obtenido la máxima puntuación serán preseleccionadas hasta que se alcance al menos el doble del presupuesto disponible para la convocatoria de propuestas.

Tras la evaluación de los documentos de síntesis, el órgano de contratación informará a todos los solicitantes principales por escrito de los resultados de la evaluación y de si han superado o no con éxito la sesión de apertura (en su caso) y los controles administrativos e invitará a los solicitantes principales preseleccionados a presentar la solicitud completa

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#_ftnref57 #_ftnref57

[57]. En el marco de la gestión directa, la carta con esta información se generará y enviará vía PROSPECT. En el caso de las solicitudes entregadas en mano o recibidas por correo, PROSPECT enviará la carta a las direcciones de correo electrónico codificadas. Los solicitantes principales que no hayan facilitado una dirección de correo electrónico serán informados por correo postal.

6.5.8.4.  Evaluación de la solicitud completa

La sesión de apertura (gestión indirecta y gestión directa en los casos excepcionales de presentación en papel) y los controles administrativos descritos anteriormente también se llevarán a cabo antes de evaluar la solicitud completa

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[58].

La calidad de las solicitudes completas se evaluará utilizando la tabla de evaluación (véase el anexo e5b

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[59]) que contiene los criterios de selección y concesión. Se formularán comentarios para cada subapartado en función de las preguntas y de los criterios de la sección de que se trate. Además, siempre deberá realizarse un control de coherencia entre las partidas presupuestarias y la descripción de la acción. La evaluación global se basará en la puntuación obtenida en cada subapartado, que se sumará por apartados. Si el comité de evaluación no evalúa las solicitudes, la puntuación total será la media aritmética de las puntuaciones otorgadas por los evaluadores. En el marco de la gestión indirecta, las tablas de evaluación cumplimentadas para cada propuesta deberán enviarse al comité de evaluación (en el marco de la gestión directa, estarán disponibles en PROSPECT).

Si la convocatoria de propuestas ha sido organizada por un servicio de la sede de la Comisión Europea, cada solicitud completa se asignará vía PROSPECT a la Delegación situada en el país en el que vaya a llevarse a cabo la acción propuesta para su evaluación sobre la base de la misma tabla de evaluación (véase el anexo e8).

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[60] Las tablas de evaluación rellenadas para cada solicitud completa deberán enviarse al comité de evaluación.

En el marco de la gestión directa (los miembros de) el comité de evaluación o los evaluadores internos que evalúen las solicitudes completas podrán reevaluar las puntuaciones otorgadas a la pertinencia en la etapa del documento de síntesis y transferidas a la solicitud completa. Corresponde al comité de evaluación aceptar o no esta nueva evaluación.

Cabe señalar que los solicitantes no podrán modificar la información evaluada sobre la base del documento de síntesis en la solicitud completa, salvo en lo siguiente: i) la contribución solicitada de la Unión Europea para la acción no podrá variar de la estimación inicial en más de un 20 %. Si esa contribución solicitada difiere de la estimación inicial, la diferencia entre la contribución de la Unión Europea y el coste total de la acción deberá permanecer dentro de los límites impuestos por la Guía para los solicitantes; ii) el solicitante principal solo podrá añadir, suprimir o sustituir a uno o varios cosolicitantes o entidades afiliadas en casos debidamente justificados; iii) el solicitante principal podrá modificar la duración de la acción si, tras haber presentado el documento de síntesis, se dieran circunstancias imprevistas y ajenas a los solicitantes que hicieran necesaria dicha adaptación (so pena de no poder llevar a cabo la acción). En tal caso, la duración deberá permanecer dentro de los límites impuestos por la Guía para los solicitantes. Deberá adjuntarse una carta o correo electrónico que contenga una explicación/justificación de la sustitución o el ajuste correspondiente

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[61].

A continuación, el secretario establecerá una lista de todas las solicitudes completas en función de la puntuación obtenida. Las solicitudes que hayan obtenido la máxima puntuación serán preseleccionadas hasta que se alcance el presupuesto disponible para esta convocatoria de propuestas.

Tras la evaluación de las solicitudes completas, el órgano de contratación informará a todos los solicitantes principales por escrito de los resultados de la evaluación, de si han superado o no con éxito la sesión de apertura (en su caso) y los controles administrativos, y de si han sido provisionalmente seleccionados en razón de su puntuación. Aquellos cuyas propuestas hayan sido seleccionadas provisionalmente serán invitados a presentar los documentos justificativos necesarios.

En el marco de la gestión directa, la carta de notificación se generará y se enviará vía PROSPECT. En el caso de las solicitudes entregadas en mano o recibidas por correo, PROSPECT enviará la carta de notificación a la dirección de correo electrónico codificada. Los solicitantes principales que no hayan facilitado una dirección de correo electrónico serán informados por correo postal.

6.5.8.5.  Presentación de los documentos justificativos

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[62]

Los solicitantes principales deberán presentar los documentos enumerados en la sección 6.5.6 junto con la solicitud completa

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[63]. Además, se pedirá al solicitante principal cuya solicitud haya sido provisionalmente seleccionada o incluida en la lista de reserva que presente cualquier otro documento adicional solicitado por el órgano de contratación, así como la declaración jurada cuando el importe de la subvención supere los 15 000 EUR. En el régimen de gestión directa, los solicitantes principales deberán presentar estos documentos cargándolos en PROSPECT. Cuando el importe de la subvención supere los 60 000 EUR, el solicitante principal, los cosolicitantes y las entidades afiliadas presentarán a través de PADOR el cuestionario de autoevaluación sobre la política en materia de explotación, abuso y acoso sexuales.

6.5.8.6.  Controles finales de elegibilidad

Solo las solicitudes para las que se hayan presentado los documentos justificativos dentro del plazo fijado serán objeto de un control de elegibilidad. Esta evaluación se llevará a cabo utilizando la declaración del solicitante principal (incluida la declaración del solicitante principal de no encontrarse en situación de exclusión), los documentos justificativos solicitados y los criterios establecidos en la Guía para los solicitantes. Los evaluadores y los miembros del comité de evaluación no podrán en ningún caso modificar la declaración.

• ¿Es conforme la declaración del solicitante principal con los documentos justificativos solicitados?

La ausencia de algún justificante o cualquier incoherencia entre la declaración y los documentos justificativos será suficiente para desestimar la propuesta. No obstante, el comité de evaluación podrá decidir discrecionalmente si se debe permitir que los solicitantes en cuestión presenten los documentos que faltan o corrijan la información que corresponda, teniendo en cuenta los principios de igualdad de trato y proporcionalidad. Toda decisión adoptada por el comité de evaluación deberá registrarse íntegramente y las razones que condujeron a dicha situación deberán explicarse en el informe de evaluación (véase la sección 2.9.3).

• Elegibilidad: ¿son elegibles los solicitantes (y, en su caso, las entidades afiliadas)?

Este punto se evaluará en función de los criterios definidos en la Guía para los solicitantes.

Los miembros del comité de evaluación o los evaluadores podrán realizar los controles de elegibilidad. Cada propuesta podrá ser examinada solo por una persona.

Aunque los controles de elegibilidad suelen aplicarse tan solo a los solicitantes seleccionados provisionalmente al final del procedimiento, el comité de evaluación podrá optar por hacerlos en cualquier fase del procedimiento. En aras de la buena práctica administrativa, el comité de evaluación podrá controlar los candidatos (y excluirlos, en su caso) en cualquier fase de la evaluación si resulta obvio que no cumplen los criterios de elegibilidad.

Si los miembros del comité de evaluación no proceden a esos controles, el comité de evaluación deberá revisar las conclusiones de los evaluadores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar la revisión de las evaluaciones por el comité de evaluación, el secretario deberá garantizar que se elabore una lista con las propuestas no elegibles. Deberá justificarse la no elegibilidad de cada entrada de la lista.

6.5.8.7.  Conclusiones del comité de evaluación

El comité de evaluación redactará sus recomendaciones; en caso de que los evaluadores participen en el comité de evaluación, dichas recomendaciones se redactarán únicamente después de que los evaluadores hayan examinado todas las solicitudes. A este respecto, el comité de evaluación no deberá cambiar las puntuaciones o las recomendaciones de los evaluadores ni modificar las tablas de evaluación cumplimentadas por estos.

El comité de evaluación podrá decidir aceptar la clasificación establecida por el secretario basándose en el informe de los evaluadores. Si el comité de evaluación no acepta las puntuaciones establecidas por los evaluadores para una solicitud (por ejemplo, cuando hay una diferencia considerable o discrepancias claras entre las puntuaciones otorgadas por los evaluadores), deberá motivar su decisión en el informe de evaluación. Acto seguido, el comité deberá cumplimentar una nueva tabla de evaluación (colectiva o elaborada por uno de los miembros con derecho a voto del comité) para la propuesta en cuestión. Esta nueva evaluación no podrá confiarse a evaluadores externos. Se elaborará una nueva lista a partir de las puntuaciones resultantes de la nueva evaluación, que sustituirán las puntuaciones otorgadas por los evaluadores. La nueva evaluación también podrá cubrir una o más partes de la evaluación (por ejemplo, cuando el comité de evaluación decide volver a evaluar únicamente la pertinencia de las acciones).

Todas las decisiones adoptadas deberán registrarse y justificarse plenamente en el informe de evaluación. Las tablas de evaluación cumplimentadas por los miembros del comité de evaluación deberán conservarse junto con las de los evaluadores.

Las decisiones del comité de evaluación se adoptarán de forma independiente y tendrán carácter consultivo. En última instancia, el comité de evaluación deberá elaborar una lista de las solicitudes seleccionadas para su financiación, indicando la puntuación obtenida por cada solicitud, el importe de la subvención propuesta y el porcentaje de los gastos subvencionables propuestos que se vayan a financiar. Dicha lista incluirá las solicitudes que hayan obtenido las mejores puntuaciones, clasificadas por orden y dentro del límite de los fondos disponibles en el marco de la convocatoria de propuestas, a reserva de las consideraciones siguientes.

·         El comité de evaluación podrá recomendar la selección de una solicitud si se cumplen determinadas condiciones antes de la firma del contrato. Ahora bien, tales condiciones no deberán cuestionar la decisión de conceder la subvención ni la igualdad de trato entre los solicitantes (véanse las secciones 6.3.6 y 2.5.2).

• El comité de evaluación podrá decidir no atribuir todos los fondos disponibles si considera que no ha habido solicitudes suficientes con la calidad requerida para acogerse a la subvención. Dicho de otro modo, la mera disponibilidad de fondos no deberá dar lugar a la concesión de una subvención a solicitudes que no alcancen el nivel de calidad necesario.

·         El comité de evaluación podrá elaborar una lista por temas o regiones geográficas con arreglo a la Guía para los solicitantes.

• El comité de evaluación podrá desestimar una solicitud si ha seleccionado otra de naturaleza similar que haya obtenido mayor puntuación.
• Si varias solicitudes presentadas por el mismo solicitante principal se seleccionan para su financiación, pero este no dispone de la capacidad financiera y operativa necesaria para ejecutar todas las acciones al mismo tiempo, el comité podrá desestimar las solicitudes que hayan obtenido una puntuación inferior, y seleccionar aquellas que el solicitante principal pueda llevar a cabo.

El comité de evaluación también podrá elaborar, en las mismas condiciones, una lista de reserva con un número limitado de las solicitudes que hayan obtenido las mejores puntuaciones después de las seleccionadas para financiación. Esa lista de reserva será válida durante el período indicado en el informe de evaluación. Las solicitudes incluidas en esa lista podrán recibir una subvención en la medida en que haya fondos disponibles en la convocatoria de propuestas (por ejemplo, si se reducen los gastos subvencionables de las solicitudes seleccionadas o si resulta imposible firmar un contrato con un solicitante seleccionado, etc.).

El informe de evaluación final, que cubrirá el control de elegibilidad, se elaborará tras la reunión final del comité de evaluación. Deberá ser firmado por todos los miembros del comité de evaluación.

Una vez haya obtenido la aprobación, el órgano de contratación podrá iniciar el procedimiento de concesión de las subvenciones (véase la sección 6.5.10.).

La decisión de concesión incluirá el objeto y el importe global de la subvención, el informe de evaluación aprobado y, en su caso, los motivos por los que el órgano de contratación ha decidido no atenerse a las recomendaciones formuladas por el comité de evaluación en el informe con respecto a una solicitud determinada.

Sin perjuicio de la legislación del órgano de contratación sobre el acceso a los documentos, todo el procedimiento será confidencial, desde la elaboración de la convocatoria de propuestas hasta la determinación de los solicitantes seleccionados. Las decisiones del comité de evaluación serán colectivas y sus deliberaciones se mantendrán en secreto. Los miembros del comité de evaluación tendrán la obligación de respetar la confidencialidad. Si su legislación entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el órgano de contratación deberá obtener una autorización previa de la Comisión Europea antes de desvelar cualquier información.

6.5.9.  Anulación del procedimiento de convocatoria de propuestas

El órgano de contratación podrá decidir anular el procedimiento de convocatoria de propuestas en cualquier momento, en especial a la luz del informe de evaluación, si:

·         la convocatoria de propuestas ha quedado desierta, es decir, si no se ha recibido ninguna propuesta de interés o ninguna respuesta;

·         los elementos técnicos o económicos del proyecto se han modificado de manera fundamental;

·         circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hacen imposible la ejecución de las acciones previstas;

·         se han producido irregularidades graves en el procedimiento, en particular si estas han impedido la igualdad de trato.

Si se anula una convocatoria de propuestas, todos los solicitantes principales deberán ser informados de la anulación por el órgano de contratación, pero no tendrán derecho a ningún tipo de indemnización. En el marco de la gestión directa, la carta con esta información se generará y enviará vía PROSPECT. En el caso de las solicitudes entregadas en mano o recibidas por correo, PROSPECT enviará la carta a las direcciones de correo electrónico codificadas. Los solicitantes principales que no hayan facilitado una dirección de correo electrónico serán informados por correo postal.

Acto seguido, el órgano de contratación enviará un anuncio de anulación a los servicios pertinentes de la Comisión Europea para su publicación en el sitio web en el que se publicó la convocatoria, el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o Funding and Tender opportunities (portal F&T).

6.5.10.       Concesión de subvenciones

6.5.10.1.  Notificación a los solicitantes

Si la convocatoria de propuestas la organiza un servicio de la sede de la Comisión Europea, deberá enviarse una copia de esas notificaciones y, en su caso, todos los documentos y la información de la evaluación necesaria para redactar y gestionar el contrato, a la Delegación de la Unión Europea del país en el que vaya a realizarse la acción propuesta.

Las cartas a los solicitantes seleccionados deberán enviarse en un plazo de quince días a partir de la decisión de concesión: Los solicitantes principales que no hayan sido seleccionados deberán ser informados al respecto (incluyendo los motivos para no haber sido seleccionados) en un plazo de quince días a partir de la notificación a los solicitantes principales seleccionados.

A más tardar antes de adoptar la decisión de concesión, el órgano de contratación se cerciorará de que el solicitante seleccionado, así como sus socios, no figura en situación de exclusión en el sistema de detección precoz y exclusión ni en las listas de medidas restrictivas de la Unión Europea (véanse las secciones 2.4, 2.6.11.1 y 2.6.11.3) (en el caso de la gestión indirecta, esto debe verificarse con la Delegación de la UE).

El calendario y las diferentes fases de las convocatorias de propuestas abiertas y restringidas pueden resumirse del modo siguiente:

6.5.10.2.  Preparación y firma del contrato

En la preparación de los contratos de subvención correspondientes a cada uno de los solicitantes seleccionados incluidos en la lista definitiva, el órgano de contratación deberá seguir los pasos indicados en las secciones 2.10.2 y 2.10.3.

El presupuesto de la acción propuesta por los solicitantes seleccionados en la convocatoria de propuestas deberá ser corregido antes de la firma del contrato para eliminar los errores aritméticos obvios o los costes no subvencionables. La descripción de la acción se modificará en caso necesario.

El órgano de contratación podrá decidir aportar otras aclaraciones o correcciones menores a la descripción de la acción o al presupuesto en la medida en que estas no cuestionen la decisión de concesión de la subvención, no impidan la igualdad de trato de los solicitantes, y:

-     se refieran a asuntos claramente definidos por el comité de evaluación; o

-     su objetivo sea tener en cuenta los cambios que se hayan producido desde la fecha de recepción de la propuesta.

Esas modificaciones no podrán dar lugar a un incremento del importe de la subvención ni del porcentaje de la contribución de la Unión Europea establecido en la guía de la convocatoria de propuestas. A este respecto, deberá mantenerse en el expediente un registro de los contactos con los solicitantes.

En la gestión directa, la firma de un contrato de subvención con un solicitante deberá celebrarse en un plazo de tres meses a partir de la notificación de la decisión de concesión. No obstante, en circunstancias excepcionales, especialmente en caso de acciones complejas (como convocatorias con varios beneficiarios o convocatorias con un número elevado de propuestas) o si se han producido retrasos atribuibles a los solicitantes, esta norma no deberá aplicarse.

Queda prohibida cualquier otra modificación de la propuesta del solicitante o cualquier negociación con este.

Recurso a las listas de reserva

Tras haber cursado el procedimiento mencionado, y firmado todos los posibles contratos con los solicitantes seleccionados en la lista definitiva, puede darse el caso de que queden algunos fondos disponibles en el presupuesto de la convocatoria de propuestas. Puede incluso ocurrir que se añadan fondos durante el período de validez de la lista de reserva.

En tal caso, el procedimiento para la firma de contratos adicionales a partir de la lista de reserva será el siguiente:

-   Si los fondos disponibles son suficientes para financiar la contribución de la Unión Europea solicitada por el n.º 1 de la lista de reserva, se aplicarán las disposiciones mencionadas anteriormente sobre notificación, preparación y firma del contrato. Para comprobar si los fondos son suficientes, deberán haberse tenido en cuenta los errores aritméticos y los posibles costes no subvencionables, ya que pueden dar lugar a una reducción del presupuesto.

-   Si los fondos disponibles no son suficientes, se ofrecerá a ese mismo solicitante la posibilidad de aumentar su cofinanciación para cubrir la diferencia. Si el solicitante está en condiciones de hacerlo (deberá tenerse en cuenta que, como resultado de ese ejercicio, el porcentaje de los gastos subvencionables deberá permanecer dentro de las normas de cofinanciación autorizadas, establecidas por la Guía de la convocatoria), el contrato será firmado de conformidad con las instrucciones que figuran en este capítulo. Si el solicitante no puede aportar ningún fondo adicional, o si el nuevo porcentaje de cofinanciación no se ajusta a lo dispuesto en la Guía para los solicitantes, no se firmará ningún contrato y deberá entrarse en contacto con el n.º 2 de la lista. Se seguirá el mismo planteamiento (disponibilidad de fondos para financiar la acción tras la corrección de posibles errores aritméticos o gastos no elegibles, posibilidad de aumentar su contribución si los fondos restantes no pueden cubrir la financiación de la Unión Europea solicitada, etc.).

En caso de necesidad, se aplicará el mismo procedimiento a los solicitantes siguientes de la lista de reserva (3.º, 4.º, etc.).

En ningún caso se pedirá a los solicitantes que reduzcan o modifiquen sus acciones (al margen de las posibles correcciones y aclaraciones explicadas en este capítulo) para que se ajusten a la financiación de la Unión Europea disponible, ya que ello supondría una negociación y una modificación de la propuesta.

Este procedimiento podrá dar lugar a situaciones en las que el contrato se conceda finalmente a propuestas peor clasificadas. En aras de la transparencia y la igualdad de trato, es importante mantener un registro de todas las comunicaciones mantenidas con los solicitantes en la aplicación del proceso descrito anteriormente.

6.5.11.  Características del modelo de contrato de subvención

En caso de concesión del contrato de subvención, los solicitantes serán los beneficiarios del contrato de subvención y las partes en el mismo. En particular, el solicitante principal se convertirá en el beneficiario designado en el anexo e3h1 (condiciones particulares) como coordinador.

·          El coordinador será el interlocutor principal del órgano de contratación. Representará a los demás beneficiarios (en su caso), actuará en su nombre y coordinará la concepción y la ejecución de la acción.

·          Los costes que pueden optar a la financiación serán los costes contraídos por el beneficiario de la subvención (o beneficiarios en caso de subvención con varios beneficiarios). Los costes construidos por las entidades afiliadas a un beneficiario también podrán ser aceptados como costes elegibles.

·          El modelo de contrato de subvención reconocerá la autonomía del beneficiario de la acción y establecerá las normas simplificadas de gestión correspondientes. En particular, permitirá al coordinador adaptar o modificar la acción sin aprobación previa del órgano de contratación, siempre que las modificaciones no sean substanciales (es decir, no cuestionen las condiciones de adjudicación del contrato) y no supongan una modificación de más o menos del 25 % de ninguna de las partidas del presupuesto.

·          En la adjudicación de posibles contratos públicos necesarios para los fines de la acción, el beneficiario deberá cumplir las normas establecidas en el anexo IV del contrato.

·          Salvo solicitud o acuerdo en contra de la Comisión Europea, el beneficiario de la subvención deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar la visibilidad de la financiación o de la contribución de la Unión (véase la sección 2.5.3).

6.5.11.1.  Publicidad de la concesión de subvenciones

Una vez firmados los contratos, el órgano de contratación elaborará un anuncio de concesión para cada convocatoria de propuestas (véase el anuncio de adjudicación, anexo e11).

En el régimen de gestión directa, lo carga de forma inmediata en formato electrónico en PROSPECT y se envía automáticamente para su publicación en el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o Funding and Tender opportunities (portal F&T). Además, el órgano de contratación deberá registrar toda la información relativa al procedimiento (incluido el número de solicitantes en el último año; el número y el porcentaje de solicitudes seleccionadas por convocatoria de propuestas; la duración media del procedimiento desde la fecha de cierre de la convocatoria de propuestas hasta la concesión de una subvención; los importes de las subvenciones; los nombres de los solicitantes; y los datos de contacto de los beneficiarios).

En el caso de la gestión indirecta, para los contratos de subvención celebrados en el marco de presupuestos-programa, el órgano de contratación pertinente preparará para su publicación un cuadro recapitulativo basado en el formato que figura en el anexo e11 de la Guía Práctica («Publicación de las adjudicaciones») e i) lo publicará en su propio sitio internet o en cualquier otro medio de comunicación adecuado. Si el órgano de contratación pertinente no lo publica en su propio sitio internet, la Delegación de la UE deberá ii) de forma inmediata cargar el anexo e11 en formato electrónico en PROSPECT (gestión indirecta - solo publicación) y se publicara automáticamente en el sitio web de la DG Asociaciones Internacionales o Funding and Tender opportunities (portal F&T).

La Comisión Europea podrá no aplicar o autorizar al órgano de contratación del país socio a no aplicar esas obligaciones si la divulgación de la información pudiera atentar contra la seguridad de los beneficiarios o perjudicar a sus intereses comerciales.

6.6.   Subvenciones de escasa cuantía

Se trata de las subvenciones por un importe inferior o igual a 60 000 EUR.

En tal caso, se aplicarán algunas simplificaciones concretas:

-   Deberá justificarse el rechazo de la cofinanciación en especie.

-   No se solicitarán documentos justificativos.

-   Podrá no pedirse la garantía de prefinanciación.

-   Los registros contables y los documentos justificativos deberán conservarse durante tres años a partir de la fecha de pago del saldo.

-   No se aplicará la norma de no rentabilidad.

6.7.  Modificación de los contratos de subvención

6.7.1.  Principios generales

Véase la sección 2.11.2.

Los contratos de subvención solo podrán modificarse mediante cláusulas adicionales por escrito, y no mediante órdenes administrativas. Esas cláusulas adicionales, incluidas las destinadas a añadir o suprimir a un beneficiario, no deberán tener por objeto o efecto ni introducir en el contrato modificaciones que pudieren cuestionar la decisión de concesión de la subvención, ni violar la igualdad de trato entre los solicitantes.

Cuando se utilice el modelo de contrato de subvención, el importe máximo de la subvención y el porcentaje máximo de la contribución de la Unión Europea no deberán incrementarse.

6.7.2.  Preparación de un apéndice Apéndice – subvenciones

Véase la sección 2.11.2.

6.8.  Adjudicación de contratos y ayuda financiera a terceros por los beneficiarios de subvenciones

6.8.1.  Adjudicación de contratos

Contratos de servicios, suministros y obras para una acción financiada mediante subvención: si la ejecución de la acción o del programa de trabajo requiere la contratación de servicios, suministros u obras por el beneficiario de la subvención, deberán aplicarse los procedimientos de adjudicación de contratos que figuran en el anexo IV del contrato de subvención para cada contrato. Si el beneficiario de la subvención no cumple lo dispuesto en el anexo IV, los gastos correspondientes no podrán optar a financiación del FED o de la Unión Europea.

No obstante, esos contratos solo podrán referirse a una parte limitada de la acción.

6.8.2.  Ayuda financiera a terceros por los beneficiarios de subvenciones

Si la acción requiere la concesión de ayuda financiera a un tercero

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[64], deberán cumplirse los siguientes requisitos:

·        Que, antes de conceder la subvención, el órgano de contratación haya comprobado que el beneficiario de la subvención ofrece garantías adecuadas en lo que se refiere a la recuperación de las cantidades adeudadas a la Comisión Europea. Esto se debe al hecho de que los beneficiarios de las subvenciones siguen siendo financieramente responsables frente al órgano de contratación de la utilización correcta de la ayuda financiera.

·        Que las condiciones para la concesión de dicha ayuda estén definidas estrictamente en el contrato de subvención a fin de evitar el ejercicio de capacidad discrecional por parte del beneficiario de la subvención. Por defecto, los solicitantes incluirán esta información en sus solicitudes:

a)         Los objetivos y resultados que vayan a obtenerse con la ayuda financiera.

b)         Los diferentes tipos de actividades que pueden optar a la ayuda financiera sobre la base de una lista fija.

Cuando no apoyen actividades específicas (por ejemplo, transferencias de efectivo incondicionales a los refugiados para su subsistencia o a los defensores de los derechos humanos para apoyar su trabajo en general), ello también deberá especificarse. En tal caso, el beneficiario de la subvención no tendrá que demostrar que la ayuda financiera ha sido utilizada por los beneficiarios para un fin específico.

c)         Los tipos de personas o categorías de personas que pueden recibir ayuda financiera.

Como los actos de base no incluyen generalmente restricciones en materia de nacionalidad u origen con relación a los beneficiarios de la ayuda financiera, el órgano de contratación deberá incluir tales restricciones en la Guía para los solicitantes.

d)         Los criterios para seleccionar estas entidades y conceder la ayuda financiera.

Cuando el órgano de contratación desee asegurarse de que el beneficiario cumple determinados principios o procedimientos justificados por las características específicas de una convocatoria (por ejemplo, en los casos en que vayan a distribuirse elevados importes a través de convocatorias de propuestas), ello deberá establecerse en la Guía para los solicitantes. Por ejemplo, la Guía puede disponer que, a la hora de lanzar convocatorias de propuestas para la concesión de ayuda financiera, los beneficiarios pueden utilizar sus propios procedimientos siempre que respeten los principios de proporcionalidad, buena gestión financiera, igualdad de trato y no discriminación, garanticen la transparencia con una publicación adecuada de las convocatorias de propuestas y eviten los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de concesión.

e)         Los criterios para determinar el importe exacto de la ayuda financiera para cada entidad tercera.

Cuando el órgano de contratación desee asegurarse de que la ayuda financiera se basa, por ejemplo, en los costes realmente incurridos, o cumple el principio de «sin ánimo de lucro», ello deberá especificarse en la Guía para los solicitantes;

f)          El importe máximo que podrá concederse.

El importe máximo que podrá pagarse en concepto de ayuda financiera no deberá exceder los 60 000 EUR por entidad tercera, a menos que la consecución de los objetivos de las acciones sea imposible o excesivamente complicada. En tal caso, no habrá límites

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[65].

Cuando el órgano de contratación desee aplicar un límite máximo para la concesión de ayuda financiera (es decir, la dotación disponible para los solicitantes en este ámbito), ello deberá especificarse en la Guía para los solicitantes.

En la Guía para los solicitantes podrá asimismo invitarse a los solicitantes a proponer los documentos necesarios que las entidades terceras deberán conservar para demostrar que la ayuda financiera ha sido utilizada de conformidad con el contrato de subvención.

En el contexto actual en el que se fomentan las subvenciones por importes elevados para evitar la multiplicación de pequeños contratos, el apoyo financiero a terceros puede ser una forma eficaz de financiar a organizaciones de base o a autoridades locales, dentro de los límites descritos anteriormente.

Para evitar cualquier duda, las normas sobre la ayuda financiera solo se aplicarán cuando el beneficiario brinde esta ayuda a un tercero. Los criterios anteriores no deberán aplicarse cuando los fondos se concedan a cobeneficiarios o entidades afiliadas.

6.9.   Subvenciones a organizaciones cuyos pilares han sido evaluados positivamente, (otras) organizaciones internacionales y organismos nacionales

6.9.1.  Subvenciones a organizaciones cuyos pilares han sido evaluados positivamente por la Comisión Europea y (otras) organizaciones internacionales

Si el beneficiario de una subvención (es decir, el coordinador, en un contrato con varios beneficiarios) es una organización cuyos pilares han sido evaluados positivamente por la Comisión Europea, esta organización no firmará un contrato de subvención, sino un convenio de contribución basado en el modelo correspondiente

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[66]

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[67].

No obstante, el modelo del convenio de contribución deberá tener en cuenta los modelos normalizados publicados con la convocatoria de propuestas, es decir, el presupuesto (anexo B) y el marco lógico (anexo C)

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[68] que se incluirán en la descripción de la acción. La descripción de la acción (anexo I del convenio de contribución) se extraerá del formulario de solicitud presentado por la organización

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#_ftnref69 #_ftnref69

[69].

En caso de que el solicitante principal no sea una organización evaluada por pilares, pero uno o varios cosolicitantes sea(n) organizaciones internacionales cuyos pilares han sido evaluados positivamente, se firmará el modelo de contrato de subvención. En tal caso, las disposiciones adicionales del anexo e3h11 se integrarán en la cláusula 7 de las condiciones particulares.

Deberán asimismo incluirse en las condiciones particulares algunas disposiciones del anexo e3h11 (para mayor información, véase el anexo e3h11) cuando el solicitante principal o un cosolicitante sea una organización internacional cuyos pilares no hayan sido evaluados positivamente.

-   Definición de organización internacional

De conformidad con el artículo 156 del RF, se entenderá por «organización internacional» una organización de Derecho internacional público creada por acuerdos internacionales y las agencias especializadas creadas por aquellas (puede tratarse de organizaciones de escala mundial o regional). Las organizaciones constituidas con arreglo a una normativa nacional no son organizaciones internacionales (por ejemplo, una ONG nacional con varias oficinas regionales o nacionales).

Las organizaciones como las Naciones Unidas y sus agencias y entidades especializadas, el Banco Mundial, la Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos, la Organización Mundial del Comercio, el Fondo Monetario Internacional, la Organización para la Seguridad y la Cooperación en Europa, el Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo y la Organización Internacional para las Migraciones entran claramente dentro de la definición de «organización internacional». En caso de duda, para garantizar que una organización queda amparada por la definición, deberá determinarse su naturaleza, principalmente sobre la base de sus documentos constitutivos jurídicos (por ejemplo, sus estatutos o el acuerdo intergubernamental por el que se cree).

Otras organizaciones sin ánimo de lucro podrán asimilarse a organizaciones internacionales mediante decisión de la Comisión.

6.9.2.   Subvenciones concedidas a (otros) organismos públicos nacionales por los Estados miembros o por terceros países donantes

Las subvenciones concedidas a organismos públicos nacionales por los Estados miembros o por terceros países donantes cuyos pilares no hayan sido evaluados positivamente por la Comisión Europea deberán ajustarse a las normas y procedimientos normales en materia de subvenciones establecidos en este capítulo y en el modelo de contrato de subvención. No obstante, los organismos públicos nacionales podrán acogerse a normas específicas aplicables a los organismos públicos (por ejemplo, estar exento de constituir una garantía financiera).

6.9.3.  Subvenciones a organismos nacionales públicos de un país socio

Si un organismo público de un país socio participa con éxito en una convocatoria de propuestas, deberá llevar a cabo la acción a través de una subvención y se firmará el modelo de contrato de subvención

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[70].

Si un organismo público de un país socio ejecuta una acción fuera el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas, la modalidad aplicable dependerá de la acción concreta que vaya a ejecutar:

1.    Si las actividades que el organismo público vaya a realizar con sus propios recursos o personal están previstas como proyecto independiente (es decir, no implican tareas de ejecución presupuestaria), el organismo público en cuestión firmará el modelo de contrato de subvención. En estos casos, la adjudicación directa siempre está justificada debido a la situación de monopolio del beneficiario

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[71]. Estas actividades podrán incluir asimismo la adjudicación de contratos, pero solo como complemento de las actividades que deba llevar a cabo el personal del organismo público.

2.    Cuando la contribución financiera de la Unión Europea tenga por objeto apoyar los costes de funcionamiento del ordenador nacional de pagos del FED o de un ministerio, este apoyo se proporcionará a través de una subvención de funcionamiento. De nuevo, el ordenador nacional de pagos o el ministerio podrán adjudicar contratos de acuerdo con las correspondientes disposiciones del contrato de subvención. El citado apoyo al ordenador nacional de pagos o a un ministerio no debe confundirse con el apoyo a la estructura de ejecución de un proyecto en un presupuesto-programa. En este último caso, el apoyo de la UE al organismo se centrará en la gestión de las tareas de ejecución presupuestaria (y no en los costes de funcionamiento) y se proporcionará como parte del presupuesto-programa en el marco del acuerdo de financiación con el país o los países socios

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[72].

3.    Si las actividades que el organismo público va a realizar forman parte de un proyecto o programa más amplio que incluye también tareas de ejecución presupuestaria, el organismo público en cuestión ejecutará esas actividades en el marco de un presupuesto-programa

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[73].

6.10.  Lista de anexos