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Manuel pour les Contractants et Experts ROM > 3. Actions principales pas-à-pas dans ROM
Table des Matières
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[English version of this page]
Contenu
| Table of Contents |
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3. Actions principales pas-à-pas
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dans ROM
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3.1 Gérer le plan de travail ROM
En guise d'introduction, veuillez trouver ci-dessous un aperçu des étapes nécessaires à la préparation du plan de travail ROM. Les échéances ne sont pas bloquantes.
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| Info |
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| La liste des projets EAMR est préparée par l'unité DEVCO.R1 en consultation avec les Unités / Délégations concernées. Si vous souhaitez demander une revue ROM pour un projet qui n'a pas été inclus dans cette liste (et qui n'est donc pas disponible dans le module ROM), veuillez contacter d'abord votre Coordinateur ROM. Si votre Coordinateur ROM est d'accord, vous pouvez contacter DEVCO APPLICATION SUPPORT ou NEAR APPLICATION SUPPORT afin de demander le téléchargement de ce projet dans le module ROM. |
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3.1.1 Estimation du budget par les Contractants
Sur base de la liste de projets et programmes affichée dans l'onglet Plan de travail, les contractants ROM estiment les projets qu'ils peuvent examiner en fonction de leurs budgets.
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La sélection est finalisée et visible par les services de la CE après la soumission.
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3.1.2 Gérer les Experts
En tant que Contractant vous pouvez ajouter des Experts à l'aide de leur EU Login ou adresse e-mail et leurs assigner un ou plusieurs secteur(s) d'expertise disponibles sur une liste déroulante dans le module.
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- Agriculture & développement rural
- Sécurité biologique
- Sécurité chimique
- Société civile
- Culture et média
- Développement et sécurité, y compris paix et résolution des conflits, drogue et migration
- Éducation
- Projets d'urgence / humanitaires
- Emploi, politiques sociales, protection sociale
- Énergie
- Environnement, ressources naturelles, eau, changement climatique et action climatique
- Bonne gouvernance, démocratie, état de droit, droits de l'homme, genre
- Santé
- Technologies de l'Information et de la Communication
- Nutrition, agriculture durable, sécurité alimentaire, pêche, aquaculture, GFP et stabilité macroéconomique de l'environnement marin (en relation avec le Support Budgétaire)
- Administration publique, y compris décentralisation et Autorités Locales
- Développement du secteur privé
- Coopération et intégration régionales et territoriales
- Statistiques et mesure de la performance
- Commerce, environnement business, développement du secteur privé, compétitivité et innovation
- Transport
- Jumelage
- Eau et assainissement
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3.1.3 Experts sélectionnés par le Contractant
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L'échange entre le Coordinateur ROM et le(s) Contractant(s) ROM / entre les Contractants ROM pour résoudre le conflit d'intérêt ne sera pas enregistré dans le module ROM. Une fois qu'une solution a été trouvée, cochez la case 'Résoudre le conflit d'intérêts au niveau du consortium' et saisissez une note sur la solution trouvée. Les informations concernant les conflits d'intérêts du Consortium peuvent être modifiées jusqu'à ce que la revue ROM passe en statut "Experts confirmés par le gestionnaire opérationnel (OM)" (inclue).
Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur "Soumettre". Le statut de la revue ROM deviendra “Experts sélectionnés par le Contractant”.
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3.1.4 Aperçu des actions par rôles
Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour obtenir un aperçu des rôles impliqués dans le plan de travail, y compris leurs actions respectives et les statuts ROM en résultant :
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Champ dans l'onglet "ROM information" | Qui peut l'éditer | Quand le champ peut être édité (statut inclus) | Changement dans le flux | Statut suite au changement | Notification |
|---|---|---|---|---|---|
| Raison de demande ROM | |||||
| De Oui, Priorité à Non | OM, ROM FP, Admin | Chargé -> Revue ROM approuvée | O | Chargé | Oui - au CTR |
| De Oui à Oui ou Priorité | OM, ROM FP, Admin | Chargé -> Revue ROM approuvée | N | Oui - au CTR | |
| De Priorité à Oui ou Priorité | OM, ROM FP, Admin | Chargé -> Revue ROM approuvée | N | Oui - au CTR | |
| De Non à Oui ou Priorité | OM, ROM FP, Admin | Chargé | N | Chargé | Oui - au CTR |
| De Non à Non | OM, ROM FP, Admin | Chargé | N | Chargé | |
| MeO Géogr. | OM, ROM FP, Admin | Confirmé par le Contractant - Démarrage de la phase documentaire | O | Confirmé par le Gestionnaire Opérationnel | Oui - au CTR |
| Composants pour multi-pays | OM, ROM FP, Admin | Confirmé par le Contractant - Démarrage de la phase documentaire | O | Confirmé par le Gestionnaire Opérationnel | Oui - au CTR |
| Commentaires pour plus de 4 composants | OM, ROM FP, Admin | Confirmé par le Contractant - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - au CTR | |
| Réf CRIS liée | OM, ROM FP, Admin | Confirmé par le Contractant - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - au CTR | |
| Raison pour moins / plus de jours | OM, ROM FP, Admin | Confirmé par le Contractant - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - au CTR | |
| Date proposée pour la revue ROM | OM, ROM FP, Admin | Confirmé par le Contractant - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - au CTR | |
| Commentaires généraux | OM, ROM FP, Admin | Chargé - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - au CTR | |
| Contacts du Partenaire de mise en œuvre | OM, ROM FP, Admin | Confirmé par le Contractant - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - au CTR | |
| Expert ROM | CTR, Admin | Confirmé par OM - Démarrage de la phase documentaire | O | Experts sélectionnés par le Contractant | Oui - à l'OM |
| Chef de mission (pour Multi-pays) | CTR, Admin | Confirmé par OM - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - à l'OM | |
| Date de début/fin de la phase documentaire | CTR, Admin | Confirmé par OM - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - à l'OM | |
| Date prévue du rapport ROM provisoire | CTR, Admin | Confirmé par OM - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - à l'OM | |
| Expert CQ | CTR, Admin | Confirmé par OM - Rapport final | N | ||
| Conflit d'intérêt au niveau du consortium | CTR, Admin | Confirmé par OM - Experts confirmés par OM | O | Experts sélectionnés par le Contractant | Oui - à l'OM, Coo |
Commentaires du Contractant | CTR, Admin | Confirmé par OM - Démarrage de la phase documentaire | N | Oui - à l'OM | |
| Conflit d'intérêt et commentaires de l'Expert | OM, ROM FP, Admin | Experts sélectionnés par le Contractant - Experts confirmés par OM | O | Confirmé par le Gestionnaire Opérationnel | Oui - à l'OM |
| Commentaires généraux du Coordonnateur | Coo, Admin | Experts validés par OM - revue ROM approuvée | N | Oui - à l'OM |
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3.2. Accès à la bibliothèque CRIS
Regardez la vidéo e-learning correspondant à cette étape.
- Pour accéder à la bibliothèque des documents liés aux projets/programmes dans CRIS, veuillez cliquer sur l'icône Bibliothèque
correspondante. L'écran de la bibliothèque sera affiché.
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Vous pouvez à tout moment désélectionner un fichier. Pour ce faire, vous pouvez désélectionner un fichier dans le tableau "Documents disponibles", en cliquant de nouveau sur la case cochée ou en cliquant sur le bouton Corbeille dans le tableau "Fichiers sélectionnés". Un bouton "Supprimer la sélection" est également disponible, ce qui vous permet d'effacer l'ensemble des documents sélectionnés.
4. Le système calcule la taille totale du fichier zip à télécharger.
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5. Cliquez sur le bouton "Télécharger" pour créer un fichier .zip avec les fichiers sélectionnés. Le système vous demandera une confirmation pour télécharger le(s) document(s) sélectionné(s) :
6. Le système crée un fichier .zip et vous demande de l'ouvrir ou de l'enregistrer localement :
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| Info |
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Si vous cliquez accidentellement sur le bouton "Cancel", il vous suffit de cliquer de nouveau sur le bouton "Télécharger" car votre sélection est gardée en mémoire par le système. |
3.3 L'onglet "Historique"
L'historique de la mission ROM est affiché dans un onglet dédié présentant la liste des statuts que la revue ROM a parcouru ainsi que les utilisateurs ayant générés chaque statut et les dates correspondantes.
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L'historique de la mission ROM est disponible au niveau du Plan de travail ROM et au niveau de la section ROM 'Missions' et peut être consulté par tous les utilisateurs à l'exception des Experts non-Clé.
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3.4 ROM Missions : Gestion des missions et des rapports
Lorsqu'une revue ROM est approuvée par le Coordinateur ROM, elle devient visible dans la section "Missions". Le diagramme ci-dessous présente les étapes des missions de revue ROM. Les échéances pour les commentaires des services de la CE sont bloquantes.
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3.4.1 Télécharger les modèles ROM
Regardez la vidéo e-learning correspondant à cette étape.
Les Experts ROM sont priés d'utiliser des modèles standards qui sont remplis préalablement avec les informations clés. Ces modèles doivent être téléchargés à partir du module ROM pour chaque revue ROM spécifique. L'ensemble des modèles à remplir pour chaque revue ROM comprend le rapport ROM et les questions de monitoring (une version commentée des deux modèles est disponible dans le manuel ROM). Pour des revues ROM multi-pays, l'Expert livrera les documents par pays concerné.
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Une fois que vous avez téléchargé les modèles, le statut de la revue ROM passe en "Démarrage de la phase documentaire" (même si vous cliquez sur le bouton "Cancel"). L'icône permettant de "charger" les documents de reporting provisoires est également affichée sur le tableau de bord du Contractant ROM sous l'option "Action à entreprendre".
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3.4.2 Remplir les modèles ROM
Regardez la vidéo e-learning correspondant à cette étape.
Avant de commencer :
- Il existe deux types de documents de rapport ROM que l'Expert ROM doit remplir : le rapport ROM et les questions de monitoring ;
- Pour les revues ROM multi-pays les Experts et les Contractants doivent télécharger et ensuite charger le fichier des Questions de monitoring pour chaque pays visité en plus du document MQ multi-pays ;
- Pour les Projets Fonds Fiduciaires, la Commission Européenne peut éventuellement demander des rapports et des Questions de monitoring additionnels, en se basant sur les besoins ad hoc. En cas d'ajout de nouveaux documents de reporting, le Coordinateur ROM doit les approuver à l'avance ;
- Après avoir téléchargé le fichier zip avec les modèles ROM, veuillez extraire le fichier du dossier.zip.
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| Note |
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Veuillez noter que :
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3.4.3 Charger les documents de reporting ROM provisoires
Note :
- Après le contrôle de qualité interne, le Contractant ROM (et non pas l'Expert) a la responsabilité de charger la version provisoire des documents de reporting ROM et de l'envoyer aux services de la CE pour des commentaires.
- Les Contractants ROM peuvent charger les documents de reporting ROM uniquement pour leurs lots ;
- Remplir les Rapports / Questions de Monitoring à l'aide des formulaire en ligne est vivement conseillé pour éviter tout problème de compatibilité avec les fichiers .PDF.
3.4.3.1 En utilisant les formulaires en ligne
- Accédez à l'écran "Charger les documents de reporting ROM" à travers la section 'Missions' en cliquant sur l'icône "Charger"
dans la colonne "Action" ;
- Cliquez sur le bouton "Remplissez le formulaire web Rapport ROM" ou "Remplissez le formulaire web Questions de monitoring ROM" ;
- Remplissez les diverses sections du formulaire Rapport ROM / Questions de Monitoring ;
Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications ;
Info Veuillez noter qu'il est possible de remplir une partie du Rapport / Questions de Monitoring et d'y revenir plus tard. Le système vous avertira des champs manquants en rouge, mais sauvegardera le fichier dans le module.
- Cliquez sur le bouton "Fermer" pour retourner sur la page précédente.
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Une fois sauvegardé, un fichier PDF sera généré par le système. Vous pouvez consulter le dernier fichier sauvegardé en cliquant sur l'hyperlien, comme illustré ci-dessous :
3.4.3.2 En utilisant les formulaires PDF
Regardez la vidéo e-learning correspondant à cette étape.
1. Accédez à l'écran "Charger les documents de reporting ROM" à travers la section 'Missions' en cliquant sur l'icône "Charger" dans la colonne "Action".
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Si des commentaires écrits par le Gestionnaire Opérationnel ou le Point Focal ont été sauvegardés mais pas envoyés, vous recevrez une notification spécifique vous invitant à vérifier les commentaires du module ROM avant la finalisation des documents de reporting ROM.
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3.4.4 Charger les documents de reporting ROM finaux
Regardez la vidéo E-Learning correspondant à cette étape.
En tant que Contractant, vous serez capable de charger les documents de reporting ROM finaux dès que le Gestionnaire Opérationnel ou le Point Focal aura commenté les versions provisoires ou après 21 jours.
Sur la base des commentaires des Gestionnaires Opérationnels, l'Expert pourra examiner le rapport ROM ou les questions de monitoring en conséquence. Après le contrôle de qualité interne, vous téléchargerez les versions finales.
- Si les documents de reporting ont été modifiés, vous devez faire les modifications dans le formulaire en ligne ou à nouveau charger les fichiers en suivant les étapes décrites dans la section 3.4.3 Charger les documents de reporting ROM provisoires.
- Si les documents de reporting n'ont pas été modifiés, le système fera automatiquement une copie de la version provisoire pour la soumettre en tant que version finale. Vous devrez cliquer sur "Finaliser" pour soumettre les documents.
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| Info |
|---|
| Les Contractants ROM peuvent voir les commentaires du rapport provisoire, quel que soit le statut de la revue ROM. |
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3.5 La fonctionnalité de recherche
Dès qu'elles sont en statut "Revue ROM Complétée", les revues ROM ne sont plus disponibles via l'onglet 'Missions', mais peuvent être consultées avec la fonction 'Chercher'.
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La fonctionnalité de recherche permet également de récupérer les projets Fonds Fiduciaires séparément.
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